Сучасна людина, здійснюючи діяльність у тій чи іншій сфері, часто працює з різними документами. Яка специфіка їх класифікації? Яка доцільність виділення тих чи інших самостійних категорій джерел? Яка специфіка підходів до класифікації документів, що склалася на російських підприємствах?
предмет класифікації
Перш ніж говорити про підходи до поділу джерел на ті чи інші класи, корисно визначитися з тим, що таке власне поняття документа. Класифікація документів передбачає певний процес її здійснення. Що під ним схильні розуміти сучасні дослідники?
Згідно з поширеною трактуванні, поняття документа може бути інтерпретовано як відображення в тій чи іншій стійкій формі - друкованої або комп`ютерної - відомостей, які є значущими з господарської, соціальної, культурної, юридичної або управлінської точки зору. Має значення те, наскільки відповідає джерело цієї інформації критеріям, прийнятим для конкретної сфери, в якій передбачається його використання.
Тепер стає зрозуміло, що такі категорії, як інформація і документ, класифікація документа, грають найважливішу роль в бізнесі і державному управлінні, в освіті та інших сферах діяльності людини. Використання певних критеріїв віднесення джерел до певного класу надає стійкість системі управління, програмі освіти, правовому і навіть політичного режиму, полегшує доступ зацікавлених громадян до необхідних даних.
Критерії та ознаки класифікації документів, прийняті в тій чи іншій державі або економічної галузі, можуть бути самими різними. Розглянемо ті, що склалися в сучасній російській бізнес-практиці. Для початку визначимося з базовим терміном, про який йде мова.
визначення класифікації
Що таке класифікація документів? Вона може розглядатися як процес і як явище. У першому випадку під терміном слід розуміти процедури віднесення джерел до того чи іншого типу на основі узагальнюючих ознак. У другій трактуванні класифікація документів - це схема, в рамках якої реалізується процес, про який ведеться мова в першому випадку.
критерії класифікації
Виділення ознак, за якими ті чи інші джерела узагальнюються в класи, може здійснюватися за різними підставами. Все залежить від практики, яка склалася в певній галузі документообігу. Підставою для класифікації документів може бути характер відомостей, що містяться в них. Так, прийнято розділяти інформацію, яка присутня в джерелах, на три основні різновиди: ретроспективну, поточну і перспективну. Класифікація документів може здійснюватися на підставі функцій, які виконує джерело. Спектр таких - найширший. Є комунікативна, управлінська, довідкова, правова, культурна функція.
В рамках кожного класу документів найчастіше виділяються додаткові категорії джерел. Наприклад, якщо підстава для їх класифікації - функція, то в числі тих документів, для яких властиво її виконувати - найчастіше це закони - можуть формуватися додаткові групи джерел. Тим самим утворюється система класифікації документів. Наприклад, в джерела, виконують правову функцію, можуть входити нормативні акти, бухгалтерські, фінансові документи. Класифікація нормативних документів також може припускати їх розподіл на додаткові категорії. Наприклад, якщо мова йде про закони, то вони можуть бути федеральними, регіональними або муніципальними.
Документи в бізнесі
У російській бізнес-практиці класифікація документів передбачає виділення двох основних груп джерел. Яка їхня сутність? По-перше, є документи, що відображають загальні питання діяльності організації, а також ті, що відносяться до управлінських активностей, і ті, що відображають аспекти керівництва підприємством. Їх складання зазвичай не передбачає вузької спеціалізації за посадами, але щодо доступу до них в фірмі можуть практикуватися різні обмеження.
По-друге, є документи, які стосуються функцій конкретних підрозділів компанії. Вони можуть стосуватися діяльності бухгалтерії, відділів збуту, маркетингу, продажів, розробки і т. Д. У цьому випадку їх формування може вимагати як раз таки вузької спеціалізації: малоймовірно, що фахівець з продажу або програміст добре розбирається в тонкощах бухгалтерської документації.
Крім двох основних груп джерел, види документів і їх класифікація в бізнесі можуть бути надані в найширшому спектрі різновидів. Розглянемо деякі популярні інтерпретації відповідних підходів.
У російській бізнес-середовищі поширений такий критерій класифікації документів, як їх цифровий або паперовий статус. Незважаючи на те що джерело може мати однаковий зміст і у вигляді комп`ютерного файлу, і в друкованому форматі, класифікують його на два різних типи.
Подібна методологія частково підтримується законодавцем: наприклад, способи засвідчення справжності цифрових і паперових документів можуть значно відрізнятися. На роздрукованих джерелах потрібно ставити підписи і печатки, електронні же необхідно завіряти за допомогою особливих шіфрових алгоритмів, які називаються електронними підписами.
Джерела можуть бути класифіковані також за ознакою адресата. В рамках даного критерію вони можуть бути особистими або ж колективними (типовими). У другому випадку вони можуть набувати характеру локального нормативного акта. Приклади подібних документів - штатний розклад, колективний трудовий договір. До особистих джерел може ставитися службова записка.
Прийнята на російських підприємствах класифікація документів в діловодстві також передбачає поділ джерел на різні типи залежно від рівня їх справжності. Документ може бути оригінальним, представленим у вигляді дубліката, у вигляді копії. Остання, в свою чергу, може бути простою або ж нотаріально завіреної - юридична сила джерел в цьому випадку буде, швидше за все, різною.
Внутрішні і зовнішні джерела
Класифікація документів в діловодстві на підприємстві може припускати їх розподіл за ознакою походження. Так, джерела можуть бути внутрішніми - сформованими в рамках структури підприємства, або ж зовнішніми. До перших може ставитися, наприклад, наказ керівника, службова записка, та чи інша посадова інструкція. Приклади документів другого типу - діловий лист, комерційна пропозиція.
Основний критерій віднесення документів до внутрішнім або зовнішнім - юридична самостійність організації. Вона може не завжди корелювати з економічної. Тобто якщо джерело сформований одним ТОВ або АТ і передається на адресу іншої юрособи, він буде вважатися для партнера зовнішнім, навіть якщо перша компанія володіє контрольним пакетом акцій у другій.
Бухгалтерська документація
У числі ключових для бізнесу типів документів - бухгалтерські. Які джерела до нього ставляться? Бухгалтерська документація - це сукупність оформлених в письмовому вигляді свідчень, що підтверджують факти здійснення тих чи інших господарських операцій або ж право підприємства брати участь в них. Класифікація бухгалтерських документів, прийнята на російських підприємствах, включає наступні критерії.
По-перше, відповідного типу джерела можуть бути класифіковані залежно від призначення. Так, документи можуть бути розпорядчими, носити виправдувальний характер, оздоблювальні або ж комбінованими - поєднують в собі кілька ознак.
По-друге, класифікація бухгалтерських документів може припускати їх розподіл на первинні та зведені, в залежності від порядку складання джерел.
По-третє, документи, що відносяться до бухгалтерським активностей, можуть поділятися на ті чи інші категорії в залежності від змісту операцій. Так, джерела можуть бути матеріальними, пов`язаними з грошовими операціями, а також розрахунковими.
Призначення бухгалтерських документів
Вище ми відзначили, що, в залежності від призначення, документи бухгалтерського характеру можуть бути класифіковані на три основних типи: розпорядчі, виконавчі та оздоблювальні. Також є джерела, які поєднують в собі ознаки, характерні відразу для декількох типів документів. Обговоримо схему докладніше. Справа в тому, що подібна класифікація юридичних документів поширена на російських підприємствах дуже широко. Корисно буде вивчити її особливості.
До розпорядчих джерел прийнято відносити: накази керівництва, які видаються менеджментом розпорядження і вказівки, а також оформляються компетентними співробітниками довіреності. За допомогою даних документів структури підприємства, відповідальні за прийняття важливих управлінських рішень, схвалюють ті чи інші дії підлеглих підрозділів або співробітників, спрямовані на вчинення господарських операцій. Але відомості, які містяться в розпорядчих документах, зазвичай не фіксуються у внутрішніх бухгалтерських регістрах, так як фактів, що стосуються безпосереднього здійснення господарських операцій, в них не міститься.
До виконавчих документів можуть належати такі джерела, як товарна накладна, акт приймання, ордер, вимогу. Інша поширена назва даного типу джерел - виправдувальні. Складаються вони в момент, коли господарська операція безпосередньо здійснюється. Відомості, що містяться в виконавчих документах, підлягають занесенню до бухгалтерські регістри підприємства.
Є джерела, які поєднують ознаки, характерні як для розпорядчих, так і для виконавчих документів. У числі таких - платіжна відомість або, наприклад, касовий ордер.
Що стосується оздоблювальних джерел, їх основне призначення - підготовка облікових записів, що відображають факти, які містяться в розпорядчих та виконавчих документах. До них прийнято відносити різного типу відомості - накопичувальні, амортизаційні, витратні, що відображають розрахунки за нормативною собівартістю, а також різні типи довідок.
Є й інші підстави для класифікації документів в бухгалтерській галузі. Так, поширена модель, в рамках якої ті чи інші види документів та їх класифікація визначаються бухгалтерами в залежності від одного або декількох ознак наступного спектра: призначення, зміст операцій, обсяг коштів в транзакціях, кількість фіксованих процедур, спосіб заповнення.
Специфіка первинних документів
У числі найважливіших документів бухгалтерського типу - первинні. У них фіксуються факти здійснення тих чи інших господарських операцій на підприємстві. Дані документи свідчать про те, що компанія надала товар або зробила послугу, які були оплачені. Вище ми відзначили, що на російських підприємствах поширене розподіл джерел на внутрішні і зовнішні. Можна відзначити, що класифікація первинних документів відмінно корелює з відповідним критерієм. Є первинні документи внутрішнього походження - сформовані штатними фахівцями акти або рахунки, а є джерела зовнішні, які спрямовані з боку інших юридичних осіб. Це також можуть бути рахунки, акти і інші вимоги.
Первинні документи відносяться до категорії виконавчих або виправдувальних. Вони лежать в основі бухобліку. Даного типу документи - в числі базових інструментів підтримки господарської стійкості підприємств. Існує ряд вимог до їх оформлення. Розглянемо їх.
Особливості роботи з первинними документами
Первинні джерела на російських підприємствах повинні формуватися на російській мові. Вони повинні створюватися в стійкою документальній формі - на папері або ж у вигляді файлу, розміщеного на надійному носії. Первинні документи повинні бути оформлені на основі типових форм, прийнятих в галузі або рекомендованих відомствами за допомогою тих чи інших нормативно-правових актів.
Помилкові записи в первинних документах не можна коригувати, прорисовуючи правильні букви або цифри поверх тих, що вже присутні на папері. Слід закреслювати невірну інформацію, а потім надписувати над нею правильний текст, а також залишати передбачені правилами документообігу коментарі. При цьому є документи, які не можна коригувати без узгодження з відповідальними посадовими особами або керівництвом організації.
Як тільки первинне джерело надходить в розпорядження бухгалтера, він повинен бути перевірений на предмет коректності форми, точності цифр, формулювань. Повинні бути перевірені всі необхідні реквізити. Бухгалтер, дослідивши первинний документ і переконавшись в його коректності, встановленим чином вносить інформацію, що міститься в ньому, в регістри. На самому документі зазвичай ставиться позначка про це, щоб не допустити повторного використання відповідних відомостей.
Господарські операції підлягають фіксації в відповідних регістрах згідно з тим, в який хронологічній послідовності вони відбувалися. Також в більшості випадків бухгалтеру необхідно фіксувати відомості про господарські процедурах на спеціальних рахунках.
Первинні джерела, що відносяться до категорії грошових, повинні позначатися спеціальними штампами: в залежності від конкретної процедури, відповідні графічні елементи можуть містити відомості про отримання джерел або про оплату товарів або послуг, про які йдеться в документі. Первинні джерела повинні зберігатися в бухгалтерії протягом періодів, установлених законодавством.
Первинні і зведені джерела
Основні класифікації документів, що склалися в російській бізнес-практиці, припускають також виділення в окрему категорію зведених джерел. Яка їхня специфіка? Справа в тому, що зведені документи формуються на основі первинних. Яким саме чином?
Первинні документи припускають фіксацію кожної самостійної господарської операції. Це може бути надходження тих чи інших матеріалів у виробничий цех, відвантаження готової продукції споживачеві, нарахування зарплати, інші операції з грошовими коштами.
Ті первинні документи, які носять однорідний характер з того чи іншою ознакою, об`єднуються в зведені джерела. У більшості випадків вони виступають одним з елементів бухгалтерських регістрів, про які ми сказали вище. Приклад зведеного джерела: журнал, відомість, машинограмма. Регістри, якщо розуміти під ними зведені джерела, можуть бути задіяні з метою подальшого аналізу даних, що стосуються господарських операцій.
різноманіття підходів
Ми розглянули особливості класифікації документів, критерії якої склалися в російській бізнес-практиці. Звичайно, в інших сферах можуть бути прийняті інші критерії. Класифікація архівних документів, медичних, історичних та інших джерел може здійснюватися по самих різних підставах. Відповідні критерії можуть бути прописані як на рівні офіційних нормативно-правових актів, так і в джерелах, які сформувалися як елемент практики, що склалася в тій чи іншій сфері.
