Більшість людей повнолітнього віку є працівниками в тій чи іншій організації. Люди звертаються до начальства з проханнями чи побажаннями через заяви або службові записки. Опишемо процес складання та передачі документів для керівника.
Що це таке?
Для початку необхідно розібратися в тому, що собою являє службова записка. Це документ, який є внутрішнім або зовнішнім, в залежності від функцій і адресата. Така службова записка найчастіше адресована вищестоящому особі від його підлеглих і є свого роду проханням, зауваженням або пропозицією.
Залежно від змісту службової записки вона може бути доповідній, пояснювальній, пояснювальній або аналітичної.
У цьому документі найчастіше висвітлюються технічні або господарські проблеми, дається опис спірних ситуацій або надається пояснення, яке вимагає від вас начальство. Головна відмінність службової записки полягає в тому, що в ній не тільки обмовляється суть проблеми, але дано також її докладний опис, а іноді - шляхи вирішення.
Службова і доповідна: подібності та відмінності
Деякі працівники плутають доповідну і службову записки, і це неспроста. Схожість є, проте є й відмінності. Давайте в цьому розберемося. Отже, сенс і тієї, і іншої записки полягає в тому, щоб повідомити начальству про який-небудь збій в роботі. Однак в доповідній найчастіше повідомляється про проблему, а в службовій записці є ще й прохання її усунути, а іноді вказуються і шляхи вирішення тієї чи іншої проблеми.
Складання службових записок для начальства
Найчастіше такі документи надсилаються саме керівництву. Це пов`язано з тим, що службова записка - це документ, в якому повідомляються будь-які внутрішні проблеми. Приклад службової записки ніде не прописаний, зразка тексту немає, тому їх складають у довільній формі. Найголовніше - описати суть проблеми і запропоновані шляхи її вирішення. На що ще варто звернути увагу, так це на те, щоб ваша службова записка була зареєстрована в організації. Таким чином можна точно впевнитися, що вона дійде до начальства.
Однак ситуації бувають різними. Уявіть собі, що ви пишете службову записку нема про поломки техніки, а, наприклад, про співробітника вашої компанії, який в чомусь провинився. Ситуації бувають різними. Ваша службова записка може бути просто «втрачена». Щоб такого не сталося, ви можете підстрахуватися. Складіть службову записку в двох примірниках. Віддайте їх на реєстрацію секретарю і попросіть на вашому екземплярі написати, що записка зареєстрована за таким-то номером, такий-то датою і прийнята до розгляду. Таким чином, навіть якщо ваша скарга «не дійде» до начальства з яких-небудь причин, у вас є підтвердження і її текст.
Обмін службовими записками між відокремленими підрозділами
Іноді службові записки служать засобом спілкування між відокремленими підрозділами однієї і тієї ж фірми. Складання такого документа для іншого підрозділу нічим не відрізняється від записки для керівництва. Єдина відмінність, яке є, - це те, що необхідно вказати самі підрозділи, можна також вказати і адреса. В цьому випадку службова записка все одно є внутрішнім документом.
Шапку службової записки треба оформляти за зразком заяви, яке пишеться на ім`я керівника. Далі пишеться сам текст, в якому пояснюються всі проблеми конкретного підрозділу. Бажано описати не тільки суть проблеми, а й докладно всі нюанси. Також можна запропонувати способи її вирішення.
Обов`язково повинні бути вказані реквізити документа: дата і номер. Це потрібно для того, щоб він став офіційним.
Службові записки в іншу організацію
Однак іноді буває, що вона виступає в ролі зовнішнього документа. Досить поширений випадок написання службової записки - для іншої організації. Таким чином компанії обмінюються необхідною інформацією. Також в цьому випадку службова записка є документальним підтвердженням претензії або прохання.
Такі записки оформляються також в довільному вигляді. До них можуть додаватися ксерокопії необхідних документів. Найчастіше такі записки оформляються на ім`я директора однієї фірми від глави інший. У разі переговорів з контрагентом обов`язково треба оформити два примірники службової записки. Другий примірник з печаткою, підписом і реєстраційним номером треба забрати собі і зберігати цей документ доти, поки проблема не вирішиться.
У разі написання службової записки для іншої організації ви можете у відповідь отримати такий же лист. В цьому нічого страшного немає. Можливо, керівництво не зовсім зрозуміло проблему або прохання, а може бути, просто вирішило запропонувати свій варіант розвитку подальших дій. Таку записку ви повинні також зареєструвати і відреагувати на неї або дією, або відповіддю на прохання. Тому спілкування організацій через службові записки може тривати досить довго.
Як правильно оформити службову записку
Починається документ з найменування організації і даних людини, якій вона призначається, далі вказуються власні дані. Слова «Службова записка» пишуться посередині. Далі з нового рядка починається текст. Як було зазначено раніше, він пишеться в довільній формі. Наприкінці вказується дата і ставиться підпис з розшифровкою.
Якщо текст службової записки великий, його поділяють на кілька абзаців. У першому з них йде опис проблеми. У другому викладається сама прохання. У разі якщо прохання колективна, в третьому абзаці можна вказати відділ і прізвища тих працівників, які її написали. У цьому випадку підпис на службовій записці ставиться начальником відділу. Окремо можна прикласти листок з підписом всіх працівників.
Службова записка пишеться на аркуші формату А4, як і будь-яка заява. Підпис має бути власноручним, а не факсимільного. Також бажано службову записку оформити зі своїм порядковим номером і датою її складання. Її можна надрукувати і на комп`ютері, але навіть в цьому випадку підпис має бути особистою.
Відправлення документа за допомогою електронного зв`язку
Нерідкі випадки, коли в організації ведеться електронний документообіг, і всі прохання і записки необхідно відправляти саме по Інтернету або внутрішньої мережі. В цьому випадку лякатися не треба, в цьому нічого страшного немає. Однак для цього бажано мати особисту електронно-цифровий підпис, щоб можна було підтвердити своє прохання.
Або ж можна написати службову записку на аркуші паперу, підписати її і відсканувати. Електронну версію відправляєте на необхідну адресу і чекаєте відповіді.
Чи завжди потрібно оформляти свою пропозицію письмово
Найчастіше постає питання: а чи можна звернутися до керівництва підприємства в усній формі? Відповідь дуже проста: звернутися усно завжди можна, але чи дасть це якісь результати, невідомо. Письмове ж повідомлення завжди є офіційним документом, незалежно від його змісту і адресата. А ось усне повідомлення - це просто слова, на які може і не бути відповіді.
Тому можна порадити все пропозиції, пояснення і пояснення для начальства оформляти виключно на папері. Інакше просто можна не отримати у відповідь реакції на своє прохання або пропозицію.
