Більшість людей перебувають в щасливому невіданні щодо такого досить нудного питання, як сфера застосування інструкції з діловодства. Справа в тому, що даний документ є суто спеціальним, можна сказати, бюрократичним. Тільки зіткнувшись з необхідністю складати документи, людина може по достоїнству оцінити перспективність і мудрість того, чиїм дітищем стала перша інструкція з діловодства. Давайте розберемося в тонкощах питання.
Діловодство - що це?
У будь-якій організації, на підприємстві існує необхідність у виданні цілого ряду документів. Одні регулюють власну діяльність, інші - взаємини з партнерами і так далі. Зрозуміло, що всіма цими питаннями займаються конкретні люди, причому - різні. У кожного працівника не просто свій погляд на речі, але ще і власний, напрацьований роками, досвід, навички, вміння. Виходить, що і уявлення про форму та зміст одного і того ж документа може бути абсолютно різним. Якщо пустити справу на самоплив, то в одній організації будуть створюватися папери, що мають різні форми, зовнішній вигляд. Люди, змінюючи один одного на робочому місці, стануть плутатися, втрачати дані. Але ж будь-який документ - це не просто папір з текстом, а й доля конкретного працівника або проекту. Багато з них мають зберігатися довгі роки, щоб людина змогла підтвердити факт своєї участі в роботі підприємства (наприклад, кадрова документація). Крім того, вид письмових джерел інформації служить свого роду «обличчям» компанії. Для того щоб уніфікувати документи, придумали таке поняття, як діловодство. Фактично це звід правил, що описують терміни і методи роботи з паперами, їх форму, види і так далі.
Правила написання
Інструкція з діловодства - це формальний документ, який створюється на існуючій законодавчій базі. Тобто в її перший розділ обов`язково вносяться ті дані, на підставі яких вона складена. Це все нормативно-правові акти, що стосуються документації та інформації, які стосуються конкретної організації. Треба сказати, що документ є обов`язковим для державних структур і органів місцевого самоврядування. Решта можуть його прийняти і затвердити за бажанням, що на практиці досить часто робиться з метою зручності та оптимізації в організації управлінської діяльності. Крім того, документообіг, згідно з чинним законодавством, перевіряється спеціальними органами. Отже, інструкція з діловодства стає зручним інструментом управління, який допоможе налагодити внутрішню роботу організації, а також захистити від непотрібних докорів з боку контролерів.
Хто відповідає за розробку
У будь-якій організації є працівник, в чиї обов`язки входить документообіг. Ось на нього і покладається місія зі складання даного збору оптимальних правил. Зазвичай в його розробці приймає участь юрист. Це займає деякий час, особливо в складних випадках, коли організація займається виданням безлічі документів. Рекомендується не затверджувати остаточний варіант відразу, без юридичної експертизи. На період відпрацювання повного тексту створюється і вводиться в дію тимчасова інструкція з діловодства. Її текст може бути стандартним, рекомендованим для держорганів. Потім його допрацьовують до конкретних умов, в яких здійснює свою діяльність підприємство. Інструкція з діловодства вважається чинною, якщо її затвердив керівник того рівня, на який вона поширюється (для відділу, організації або її частини). Тобто можна буде визначити умови та напрямки формування документів. Можливо, для різних відділів потрібні різні документи, що нормують форми і методи обробки паперів. Наприклад, інструкція з діловодства в районному суді вводиться в дію відповідним наказом.
Організація дії документа
Інструкція, щоб реалізувати свої цілі, повинна бути доведена до кожного працівника. Бажано, щоб її електронна копія була у будь-якого, в чиї обов`язки входить складання документів. Справа в тому, що вона не просто містить у собі правила написання і формування паперових джерел інформації, вона ще й містить їх форми (додатки). Наприклад, до неї обов`язково додаються бланки листів, наказів, інших документів, що формуються на підприємстві. Ще повинні прописуватися такі «дрібниці», як параметри розташування текстів, полів і так далі. Кожен працівник повинен підтвердити своїм особистим підписом факт ознайомлення з інструкцією. Щоб навчити людей, рекомендується проводити з ними регулярні заняття, в ході яких потрібно роз`яснювати її положення, наводити приклади. Далі відповідальна особа здійснює контроль за виконанням інструкції.
структура документа
Писаних правил, які б регулювали, що потрібно включити в інструкцію, не існує. Структура її проста: загальна частина, тематичні розділи і доповнення. Рекомендується обов`язково вказувати коло посад, до яких відноситься документ, нормативно-правові акти, на підставі яких він складений. Обов`язково вказується особа, яка здійснює контроль за її виконанням. Найбільшу смислове навантаження несуть тематичні розділи. У них конкретно описуються документи і вимоги до них. Необхідно приділяти увагу правилам реєстрації, проходження, архівного зберігання паперів. Бажано в останній частині описати методи внесення доповнень або змін до цього документа, випадки, коли це робиться.
додатки
Це сама функціональна частина інструкції. Саме в ній містяться всі зразки документів. Відкривши додатки, кожен працівник повинен бачити, що саме формується в організації, якими параметрами ці документи мають, як ними користуватися. Найчастіше їх оформляють у вигляді схем, де вказані всі параметри. Крім того, має сенс нанести терміни, що мають безпосереднє значення в діловодстві. Наприклад, скільки днів дано на реєстрацію або розгляд документа, коли він повинен бути зданий в архів або знищений, скільки потрібно зберігати і так далі. Важливо вказувати методи затвердження, підписання і набуття чинності.
спеціальні випадки
Інструкція, якою користується все, може містити частину, що стосується документів для обмеженого користування. Так буває, коли організація працює з інформацією, що стосується державної таємниці та в інших випадках. Іноді потрібно розробити окрему інструкцію, яка буде регулювати документообіг для службового користування.
контроль
Правила регулювання і відстеження документообігу повинні бути зрозумілими і прозорими. В які терміни, ким і коли здійснюється контроль, потрібно обов`язково вказати в тексті інструкції. Крім того, там же потрібно описати відповідальність за невиконання положень інструкції. Будь нюанс може вплинути на діяльність підприємства. Крім того, документи використовуються в суді, кадрові - мають вплив на долі працівника. Правильність їх складання часом набуває першочергового значення. Тому особа, яка здійснює контроль, повинна відповідально ставитися до своїх обов`язків, повертаючи на доопрацювання ті папери, які не відповідають нормам інструкції.
