Для чого вона потрібна
Ситуацій, коли може знадобитися характеристика співробітника, що описує його професійні та особистісні якості, існує безліч. Найпоширенішими вважаються наступні: коли планується заохочення, переведення на нову посаду або атестація працівника. Крім того, характеристика співробітника може бути затребувана судовими, правоохоронними та іншими органами. Іноді за неї можуть звернутися колишні працівники при працевлаштуванні в іншу організацію (у вигляді рекомендаційного листа).
Хто її повинен писати
Характеристика співробітника може бути складена його прямим керівником - людиною, якій краще за інших має бути відомо про професійні і особистісні якості підлеглого, його ставлення до роботи. Також її може підготувати фахівець служби персоналу на підставі особової справи та записів у трудовій книжці. Однак в обох випадках характеристика співробітника може бути не зовсім повною і об`єктивною. Керівник буде грунтуватися більше на особисту думку, а кадровик - на офіційних записах. Краще, якщо це буде змішаний варіант. Спочатку характеристика співробітника готується керівником, а фахівець з персоналу допрацьовує її з урахуванням вимог до такого документа і наявної офіційної інформації з особової справи.
Що вона повинна містити
Як правильно написати характеристику на співробітника, щоб на її підставі будь-який читає зміг зробити коректні висновки про якості працівника? По-перше, необхідно відобразити всю необхідну для цього документа інформацію. До неї відносяться: П.І.Б. працівника, дата його народження, відомості про посаду, освіту, трудовий стаж (кількість років, які займає позиції). В офіційному папері обов`язково ставляться підписи осіб, що дають або підтверджують характеристику, вказується дата її складання. Іншу частину документа становить опис ділових і особистісних якостей співробітника. Якщо характеристика йде в іншу організацію, то вона повинна бути складена на офіційному бланку і засвідчена печаткою. Також її потрібно зареєструвати. 
Ділові і особистісні якості
Перш ніж приступити до основної частини цього документа, бажано вивчити приклад характеристики на співробітника, складеної раніше для аналогічної мети. Від того, куди в подальшому її планується представити, залежить її зміст. Звичайно, будь-яка характеристика повинна містити опис професійних якостей і навичок працівника, його відносин в колективі, інформацію про стягнення і заохочення, сумлінності у праці, основні обов`язки, досягнутих результатах. Але тут є один нюанс: кількість і деталізація перерахованого вище повинні визначатися метою, з якої складається документ. Якщо це характеристика для нагородження працівника, то в ній має бути зроблений акцент на те, що ж видатного він зробив, чим заслужив заохочення. Коли документ складається для претендента на вищу посаду, в ньому має бути детально описано все, що може бути підставою для кар`єрного просування співробітника. Характеристика в органи опіки, правосуддя повинна містити інформацію про моральні та психологічні якості. Підійти до складання документа потрібно серйозно, часом від нього залежить доля людини.
