Останнім часом однією з найбільш популярних спеціальностей вважається діловод. Обов`язки цього співробітника складаються в обробці величезної кількості документів. Чим саме він займається, і чому так важливо мати в штаті працівника такої професії? З цим треба розібратися детально.
основи професії
Кожній більш-менш великій компанії неодмінно потрібно діловод. Обов`язки, які лягають на плечі такого співробітника, включають в себе в основному чисто паперову роботу. На перший погляд вона здається нудною і нікому не потрібною. Але так думають тільки ті, хто зовсім не уявляє собі весь документообіг підприємства.
Щоб розібратися в цьому потоці інформації, і потрібен діловод. Обов`язки і функції, які він повинен виконувати, полягають в наступному:
- Ведення всього обороту документів на підприємстві.
- Телефонні дзвінки і бесіди з клієнтами.
- Обробка і реєстрація вхідної кореспонденції.
- Здійснення контролю документів, що знаходяться на виконанні у інших співробітників.
- Архівація документів.
Все це вимагає відповідного знання норм і правил ведення діловодства. Подібні навички, звичайно, можна отримати на практиці, але краще додатково мати хорошу теоретичну підготовку.
важливі особливості
Яким же повинен бути справжній діловод? Обов`язки та умови роботи завжди накладають свій відбиток. Це стосується абсолютно всього. Для початку варто окремо сказати про особисті якості. На такому робочому місці від співробітника потрібно:
- Аналітичний розум, щоб легко орієнтуватися в потоці інформації і приймати правильні рішення.
- Здатність тривалий час концентрувати свою увагу на конкретній проблемі.
- Здатність займатися кількома справами одночасно.
- Гарна пам`ять, щоб постійно тримати в голові потрібну інформацію.
- Порядність.
- Товариськість і доброзичливість.
- Стресостійкість та вміння справлятися зі своїми емоціями.
- Комунікабельність.
- Спокійне ставлення до критики на свою адресу.
- Уміння вести ділові переговори.
- Знання культури спілкування і правильна мова.
При наявності всіх цих вимог діловод зможе як слід виконувати свою роботу. Але у такій професії є і деякі медичні протипоказання. Серед них:
- захворювання органів дихання (туберкульоз, астма і інші);
- проблеми з серцем (гіпертонія, аритмія, порок);
- нервові розлади.
Якщо таких немає, то співробітник може сміливо приступати до роботи і сподіватися на хороші результати.
коло обов`язків
Практично в кожному місті є підприємство або організація, на якій трудиться діловод. Посадові обов`язки такого працівника, як правило, полягають в наступному:
- Прийом і обробка вхідної кореспонденції. Спеціаліст повинен зареєструвати лист, передати його адресату, а потім проконтролювати виконання вказівок, зазначених в резолюції. Така інформація заноситься в спеціальні журнали або картки і складає банк даних.
- Супроводжує проходження кожного документа по всіх стадіях: підготовка - оформлення - обробка - зберігання. У будь-який момент діловод повинен мати можливість надати на запит повний розклад.
- Облік та надіслати або прийняти паперів.
- Архівація документів.
- Правильна організація обліку і створення довідкової бази для швидкого і зручного пошуку.
- Контролює правильність оформлення і підписання документів, а також накладення відповідних віз.
- Відповідає за збереження всієї документації підприємства.
З усім цим може впоратися тільки спеціально підготовлений діловод. Посадові обов`язки його складені таким чином, щоб виконувана робота була максимально ефективною.
Споріднені професії
Утримувати в штаті діловода можуть собі дозволити тільки великі підприємства. Для організацій з малою чисельністю робочих одиниць це розкіш. Невеликий обсяг документообігу дає можливість економити фонд оплати праці. А нескладну роботу з документами бере на себе секретар. Це дозволяє фахівцеві максимально завантажити свій робочий день. Тому обов`язки секретаря-діловода являють собою гармонійне поєднання функцій, відповідних обох посадах.
Вони повинні бути зібрані в одну інструкцію і обов`язкові для виконання. Особливість полягає в тому, що обидві ці професії (діловод і секретар) дуже схожі між собою. Обидві вони передбачають роботу з документами і спілкування по телефону. Тут навіть складно визначити, яка обов`язок якої спеціальності підходить найбільше. Як і раніше залишаються основні напрямки їх діяльності:
- робота з вхідною та вихідною кореспонденцією;
- здійснення контролю за виконанням документів;
- відповіді на телефонні дзвінки і їх перенаправлення для спілкування з іншими фахівцями;
- ведення архіву.
Все це і становить обов`язки секретаря-діловода.
Вплив специфіки роботи
Робота будь-якого підприємства пов`язана з потоками різних документів. Систематизувати її і перетворювати в стрункий механізм повинен саме діловод. У дитячому садку обов`язки такого плану теж існують в достатньому обсязі.
Крім того, треба врахувати, що дитячі дошкільні установи, на підставі закону Російської Федерації «Про освіту», останнім часом стали досить самостійними і отримали досить широкі права. Це стосується наукової, фінансової, кадрової, господарської та інших видів діяльності. Керівництво таких установ може вести роботу в самих різних напрямках, самостійно укладаючи договори і ведучи відповідні переговори. Все це відбивається на паперовому потоці всередині організації, який вимагає своєчасної обробки та систематизації. Діловоду доводиться не тільки вивчати, але також класифікувати документи, розділяючи їх за призначенням:
- розпорядчі;
- інформаційні та довідкові;
- організаційні;
- кадрові (по особовому складу);
- фінансові;
- технічні.
Усі які папери необхідно привести в сувору систему, а потім передати для виконання і реагування.
важливі функції
Приступаючи до складання посадової інструкції, необхідно особливу увагу звернути на функціональні обов`язки діловода. Деякі плутають їх з посадовими. Але між цими поняттями є серйозне відмінність.
У першому випадку маються на увазі ті головні функції, які повинен взяти на себе фахівець-діловод:
- Робота з вхідними документами, їх реєстрація та розподіл по структурних підрозділах.
- Облік руху паперів і контроль їх виконання.
- Передача обробленої кореспонденції адресатам.
- Організація зберігання документів.
Це головні напрямки, за якими має бути організована робота фахівця подібного роду. Коли мова йде про посадові обов`язки, то мається на увазі те, чим має займатися співробітник на конкретному підприємстві. Перераховані дії розраховані на певну структуру компанії і особливість взаємодії її окремих ділянок і підрозділів.
