Від чого залежать
У кожної компанії обов`язки секретаря різняться. Відмінності продиктовані безліччю факторів, до яких відносяться такі: корпоративна культура, чисельність співробітників компанії, її структура і, нарешті, особистість керівника. Останній фактор більшою мірою, ніж всі попередні, формує функціонал даної посади, оскільки саме від нього залежить в цілому профіль діяльності. Наприклад, якщо мова йде про керівника вищої ланки, то в обов`язки секретаря може входити організація участі в міжнародних конференціях, круглих столах і т.д. У тому випадку, якщо ми говоримо про начальника невеликого технічного підрозділу, то фахівця, швидше за все, доведеться зіткнутися з оформленням технічної документації та необхідністю вивчення виробничих процесів.
Загальні вимоги
Незважаючи на деяку розняти специфіку, існують загальні функціональні обов`язки секретаря, виконувати які повинен вміти кожен претендент на цю посаду. Познайомимося з ними докладніше. До них можна віднести наступні:
- планування робочого дня керівника;
- організація нарад;
- ведення документообігу;
- виконання особистих доручень начальника.
Зрозуміло, це лише загальні обов`язки секретаря. Кожен з цих пунктів досить багатогранний і може включати в себе як досить рутинну роботу, так і творчу, що вимагає певного підходу. Для того щоб претендувати на таку вакансію, здобувач повинен в першу чергу вміти поводитися з комп`ютером на рівні просунутого користувача, а також на високому рівні володіти наступними додатками, необхідними в роботі: Word, Excel, PowerPoint. Звичайно, це далеко не повний перелік, а обов`язковий мінімум. Адже, швидше за все, в кожній організації фахівцеві доведеться знайомитися зі специфічними базами даних і внутрішніми програмами з обміну інформацією.
відповідний кандидат
Обов`язки секретаря-референта часто плутають з обов`язками простого секретаря. У більшості російських компаній ці два поняття досить схожі і, отже, їх межі розмиті. Точно можна сказати про те, що обов`язки секретаря полягають в більшій мірі в організаторської діяльності, а референта - в роботі з документами. Спільними ж стосовно обох позиціях є вимоги до особистості працівника, що займає дану посаду. Він, безумовно, повинен володіти відмінними комунікативними і дипломатичними навичками, а також підвищеної стресостійкість. Адже найчастіше така людина є своєрідним буфером між своїм керівником і клієнтами компанії або ж співробітниками. Важливу роль відіграє і зовнішність, оскільки секретар - обличчя компанії. Приємна посмішка, охайний одяг і зачіска - необхідний мінімум для співробітника. Якщо ви твердо вирішили будувати свою кар`єру в цьому напрямку, будьте готові до того, що на роботі ви повинні забувати про власні проблеми і негаразди, випромінювати позитив і привітність.
