Діловод будь-якої організації, незалежно від її розміру і форми власності, стикається з питанням про те, як запевнити копію документа. Причому папери можуть бути різними - ліцензії, Статути, накази, внутрішні положення і т. Д. Деякі поміщаються на одному аркуші, а інші є багатосторінковими. Як бути і в тому, і в іншому випадку, і взагалі, що з документів організація може завіряти самостійно, а з якими доведеться йти до нотаріуса? На всі ці питання відповість наша стаття.
Основні поняття
Для того щоб засвоїти інформацію про те, як повинна виглядати завірена копія якого-небудь документа, важливо підкреслити, що в даному випадку діє ГОСТ під №Р 51141-98. Всім діловода, та й взагалі співробітникам організації, хто на практиці стикається з цим питанням, буде не зайвим його більш детально вивчити. На законодавчому рівні формулювання «належно завірена копія» ніде не розкривається. Однак згаданий ГОСТ прописує, який документ можна вважати таким.
Отже, згідно з пунктом 2.1., Під простою копією слід розуміти документ, який просто-напросто відтворює з оригіналу інформацію і всі його зовнішні ознаки, або їх частину. Юридичної сили він не має. А ось належним чином завірені копії документів мають певні реквізити. Саме вони дають їм юридичну силу.
Чим керуватися в роботі?
Єдиного законодавчого акту про документах і їх обороті на даний момент не існує. Однак не варто розуміти під цим повна відсутність правил. Порядок того, як запевнити копію, все ж встановлено, просто не всі організації та підприємства про це знають або нехтують ним. Тим часом, таке ставлення може спричинити певні негативні наслідки. Наприклад, документ визнають не володіє доказову значенням в суді, прокуратурі і т.д.
Багато фахівців з діловодства використовують в роботі ГОСТ Р 6.30-2003, в ньому дано певні рекомендації про те, як запевнити копію документа грамотно. Нижче наведено зразок. Так, нижче реквізитів основного документа з підписом ставлять заверительную запис «ВІРНО». Ще нижче вказують посаду особи, яка розглядає копію, і ставиться її підпис з розшифровкою (прізвища, ім`я, по батькові) і дата. Допускається використання печатки (за рішенням організації).
зразок
вірно
Начальник відділу кадрів (підпис) /А.А.Антонова/
21.03.2015
Галузь застосування
Перед тим як завірити копію документа таким способом або виправляти вже виконану роботу, уточніть, наскільки ці правила обов`язкові саме у вашій області. Адже вимоги стандарту мають переважно рекомендаційний характер.
Вищезгаданий ГОСТ говорить про те, що дані правила поширюються на документи організаційно-розпорядчого характеру, що належать до УСОРД, тобто розпорядження, постанови, накази, протоколи, рішення, акти і т.д., включені в ОКУД (класифікатор управлінської документації загальноросійський).
Рекомендації для органів виконавчої влади
Методичні правила затверджені Росархивом (наказ № 76 від 23 грудня 2009 року). Область застосування - в органах виконавчої влади (федеральних) при розробці інструкції з діловодства. Як завіряти копії документів? Зразок наведено нижче.
Оригінал документа зберігається в справі
(Орган влади - найменування) № __ за ____ р
вірно
Головний спеціаліст (підпис) /І.І. Коровкина /
21.07.2015 ДРУК
При цьому слід пам`ятати, що з кількох сторінок (виписки з них) спочатку слід пронумерувати, а відмітку про засвідчення доповнити зазначенням числа листів: «Всього в копії ____ аркушів». Припустимо проставити позначку «Мабуть» на кожному сторінці, або слід їх підшити з допомогу нитки і голки або металевих скоб.
Як завірити копію документа «звичайної» організації?
Не варто забувати про те, що в діловодстві і раніше діє Указ Президії ВР, виданий ще за часів СРСР під номером 9779-Х від 04 серпня 1983 року. Саме він і обумовлює вид заверительной підписи на документах всіх рядових організацій, які не потрапляють в дві перші категорії, розглянуті вище. Офіційно цей Указ, як і раніше не скасовано, більш того 08 серпень 2003 року в нього були внесені певні зміни. Дані правила використовуються в обов`язковому порядку.
Згідно з пунктом №1 документа, вірність копії підтверджується підписом керівника чи посадової особи, уповноваженої на це, і печаткою організації. Крім того, слід вказати дату видачі і місце, де зберігається оригінал, тобто дане підприємство (установа і т.д.). Відмітна особливість полягає і в тому, що прямо не прописується склад написи, тому багато хто використовує не "ВІРНО», а «КОПІЯ ВЕРНА», що теж допустимо.
Окремо розглянемо питання права підпису такого документа.
Хто може запевнити копію?
По-перше, природно, керівник організації. Дане право йому надає закон і Статут. Тому має сенс на найбільш важливих пакетах документів проставляти його підпису. Як показує практика, суд відноситься до даного питання цілком лояльно, проте раз на раз не доводиться.
По-друге, посадові особи, тобто співробітники організації, що складаються в ній за штатом. Однак потрібно стежити за тим, щоб вони були на дані дії уповноважені. Інакше завірена копія (паспорта, трудові книжки, накази з основної діяльності, ліцензії і т.д.) не матиме юридичної сили. Повноваження співробітнику, яка не є керівником, можна встановити декількома способами. Можна використовувати:
- Внутрішній документ організації, наприклад, інструкцію з діловодства, наказ і т.д.
- Доручення. Вона потрібна, головним чином, для представлення інтересів підприємства у взаємовідносинах з третіми особами.
- Трудовий договір з конкретною особою або в його посадовій інструкції. Формулювання може бути, наприклад, такий: «Засвідчувати за письмовими заявами працівників вірність копій документів, оригінали яких зберігаються у Роботодавця».
Які документи може запевнити відділ кадрів організації?
Як вже було зазначено вище, не дивлячись ні на, що Указ ВС СРСР продовжує діяти, і відповідно до його положення, кадрова служба має повноваження на завірення копій:
- документів, що виходять від роботодавця, тобто наказів, актів, протоколів і т.д .;
- документів, що належать іншій організації, але оригінал при цьому зберігається у роботодавця, зокрема дипломів і різних свідоцтв про підвищення кваліфікації;
- інших документів, що надаються працівником в кадрові службу, а то й потрібно оригіналів або нотаріального засвідчення.
Послуги нотаріуса
Підтвердження достовірності копії документа є, мабуть, найпоширенішим видом нотаріальних дій. З необхідністю звернення до дану структура громадяни стикаються дуже часто. Нотаріус може підтвердити достовірність документа (копії) - як в повному обсязі, так і виписки з нього. У другому випадку, правда, є умова - оригінал повинен містити кілька різних рішень, які не пов`язані між собою.
Для того щоб завірити копію документа з копії, теж слід звернутися до нотаріуса. Однак в цьому випадку є нюанси. Перша копія повинна бути вже завірена аналогічним способом або видана юридичною особою, у якого зберігається оригінал. І тут важливо дотримати всі правила оформлення. Про те, як правильно завірити копію документа, читач вже знає. Обов`язково повинні бути вказані такі реквізити: «Правильно», найменування організації, ким видано (ПІБ), дата, кількість аркушів, якщо документ багатосторінковий.
Звертаючись до нотаріуса, будьте готові надати йому свій паспорт. Це необхідно для того, щоб встановити особу.
Що потрібно обов`язково завіряти у нотаріуса?
Ряд документів для набуття юридичної сили потребує обов`язкового нотаріального завірення. Список включає:
- Нотаріальний переклад документів.
- Довіреність на передоручення прав.
- Шлюбний контракт.
- Договір довічного утримання та ренти.
- Прийняття або відмова від спадщини.
- Продаж нерухомості, коли власників більше одного.
- Часткову продаж нерухомості.
- Дозвіл батьків на вивіз дитини за кордон.
- Реєстрацію товариства з обмеженою відповідальністю.
- Інші документи, які згідно з домовленістю між сторонами, зафіксованої в договорі або додатковій угоді, необхідно завіряти нотаріально.
Слід мати на увазі, що для здійснення кожного з пунктів знадобиться надати нотаріусу певний пакет документів. Наприклад, для реєстрації ТОВ необхідно мати при собі його Статут, рішення про створення або протокол. Якщо робота доручена представнику, то довіреність і паспорт. Нотаріально завірені копії документів не мають обмеженого за часом терміну дії.
Вимоги до документу, копія якого засвідчується
Нотаріус діє виключно в рамках законодавства, а тому слід єдиним встановленим стандартам. Документи, копії яких потрібно завірити, повинні відповідати ряду вимог, інакше їх просто не будуть завіряти.
- Відсутність дописок, підчисток, закреслених слів, а також необумовлені виправлень.
- Рукописний або машинний текст не повинен бути виконаний простим (грифельну) олівцем.
- У документа повинні бути відсутніми пошкодження, порушення цілісності (розриви, пошкодження і т. Д.).
- Текст повинен бути читабельним, виконаний однотонними чорнилом, без випадання і блідих ділянок, підписи посадових осіб та печатки - чіткими.
- Документи не повинні бути заламинировать або потрібно прибрати плівку.
- При проставленні підпису посадовою особою не можна використовувати технічні засоби (світлокопіювання, факсимільний штамп).
