Незалежно від форм власності, виду діяльності та розмірів кожне підприємство повинно мати в своєму розпорядженні архів. Саме тут розміщується вся документація, призначена для збереження. Тут знаходяться і річні звіти, і касові книги, і рахунки-фактури, і довідки, і звіти про заробітну плату, інвентаризаційні описи і т. д. Примітно, що термін зберігання бухгалтерських документів безпосередньо залежить від їх характеру. Деякі папери повинні знаходитися в архіві організації 75 років, інші - лише рік. Всі ці рамки передбачені законодавством. Давайте подивимося, які тимчасові граничні значення призначені для тих чи інших важливих паперів.
Законодавча база для приміщення в архів
Термін зберігання бухгалтерських документів регламентується низкою актів. Так двадцять другого жовтня 2004 року було підписано черговий Федеральний закон, номер якого 125. Назва даного положення - «Про архівну справу». Особливо значимою для організацій є сімнадцята стаття. У ній сказано, що всі підприємства зобов`язані виконувати розпорядження нормативних актів, положень та інших законів, в яких вказані періоди часу, протягом яких ті чи інші папери повинні знаходитися в архіві. Є і більш ранні постанови, що визначають термін зберігання бухгалтерських документів. Наприклад, Закон Російської Федерації під номером 129. Його назва - «Про бухгалтерський облік». Він вступив в силу двадцять першого листопада 1996 року. Перший пункт сімнадцятої статті даної постанови свідчить, що всі підприємства, незалежно від будь-яких причин, зобов`язані зберігати первинні та інші бухгалтерські документи, а також звітність і регістри стільки часу, скільки встановлено для них архівною справою країни. Однак при цьому термін для більшості паперів не повинен бути менше п`яти років.
Різниця в постановах
Податкове законодавство має свої постулати. Одним з них є двадцять третій стаття кодексу, а точніше, восьмий підпункт першого параграфа. Там вказані терміни зберігання бухгалтерської документації, а також інших паперів, а саме:
1. Використовуваних для розрахунку і подальшої сплати податків.
2. Підтверджуючих отримання доходу.
3. вказує на несення витрат.
4. Свідоцтво про сплату податків.
Для всіх категорій платників податків ці терміни становлять чотири роки. Можна подумати, що ці закони суперечать один одному. Однак варто пам`ятати, що перша постанова діє в бухгалтерському праві, а друге - в податковому. Так як організація повинна керуватися і тим, і іншим кодексом, то вибирати слід крайній термін, тобто п`ять років.
Інші важливі закони і постанови
Термін зберігання бухгалтерських документів також регламентується і наступними актами:
1. Схвалені і підписані шостого лютого 2002 року керівництвом Росархіву «Основні правила роботи архівів організації».
2. Затверджений шостого жовтня 2000 року «Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання».
3. Підписана Міністерством фінансів СРСР «Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку» під номером 105, яка набрала чинності двадцять дев`ятого липня 1983 року.
Дванадцять місяців і п`ять років
Мінімальний термін зберігання бухгалтерських документів - один рік. Такий період передбачений лише для окремої категорії паперів, яка включає кореспонденцію з відповідними органами про час надання звітності. Термін зберігання касових документів становить п`ять років. Крім них, аналогічний період часу повинні перебувати в архіві і наступні паперові носії:
1. Баланси за квартал.
2. Звіти організації за чверть року з прикріпленими до них пояснювальними записками.
3. Головна книга.
4. Всі протоколи засідань з обговорення, а також твердженням балансів за квартал і звітів за такий же період.
5. Шахові журнали.
6. касові книги і виправдувальні (первинні) документи.
7. Відомості (оборотні та накопичувальні) за рахунками балансу (як аналітичним, так і синтетичним).
8. Всі документи позасистемного, а також системного обліку (контрольні та допоміжні книги, журнали, картотеки).
9. Акти виконаних ревізій фінансової та господарської діяльності компанії, а також всілякі первинні матеріали до них.
10. Картки, картотеки і книги за операціями з підзвітними особами.
Зберігання річної звітності
Не менш десяти років повинні зберігатися:
1. Баланси, а також звіти організації за рік. До них обов`язково повинні додаватися пояснювальні записки.
2. Описи інвентарю.
3. Баланси передавального та розподільчого характеру.
4. Порівняльні відомості.
5. Баланси ліквідаційного характеру. До них в обов`язковому порядку повинні прикладатися пояснювальні записки та інші додатки.
6. Книги, за якими ведеться облік будівель і споруд.
7. Протоколи засідань, на яких розглядалися або затверджувалися баланси і звіти за річний період.
8. Усілякі матеріали, що містять в собі відомості по інвентаризації споруд, будівель.
9. Протоколи засідань, на яких розглядали порівняльні відомості процесів інвентаризації.
Найдовший період
Найбільший термін, сімдесят п`ять років, повинні зберігатися особові рахунки кожного працівника. Якщо ж таких документів немає, то їх замінюють відомості, за якими видається заробітна плата. Відомо, що основні засоби списуються з балансу після повної амортизації через зазначений час. Відповідно до законодавства їх паспорта повинні зберігатися точно такий же період.
