Періодично всі суб`єкти господарської діяльності здійснюють розрахунки, використовуючи кошти в готівковій формі. При цьому абсолютно не принципова їх організаційна правова форма, обсяги реалізованої продукції, характеристика послуг, що надаються або фінансові показники. Що цікаво, так це досить рідкісне застосування готівкових розрахунків між сторонами господарських договорів. Причиною даного факту служать наявні бар`єри зі сторін цивільного, податкового та банківського законодавства. При цьому готівкові розрахунки часто присутні в операціях з придбання деяких типів матеріальних і виробничих запасів, оргтехніки і т. Д. Так чи інакше, за умовами бухгалтерського законодавства всі процедури подібного роду повинні проводитися за участю підзвітних осіб. Тих, у свою чергу, ще називають матеріально-відповідальними громадянами.
Документальне оформлення процедури видачі коштів
Облік розрахунків з підзвітними особами обумовлений непохитним дотриманням наступних правил:
- Контроль обороту грошових коштів у готівковій формі.
- Своєчасне і точне документальне оформлення операцій по їх видачі та списання.
До того як видати грошові кошти особі під звіт, необхідно виконати ряд процедур. Так, першим пунктом йде написання та затвердження наказу керівника об`єкта господарської діяльності. У цьому документі повинні фігурувати:
- Порядок видачі сум підзвітним особам.
- Категорія і перелік людей, які є матеріально-відповідальними і мають право отримувати грошові суми.
- Розмір сум, які видаються.
- Термін надання звіту про використання (з супутніми документами) або повернення.
Облік розрахунків з підзвітними особами передбачає подальше ознайомлення зазначених в наказі людей з самим документом під підпис. При цьому видача готівки заборонена:
- Від одного працівника іншому.
- Людині, що не отчитавшемуся за раніше наданими авансами.
Облік по бухгалтерської статті «Каса»
Тридцять першого жовтня 2000 року Міністерство Фінансів Російської Федерації підписало наказ під номером 94н, в якому було затверджено Інструкцію по застосуванню в бухгалтерському обліку Плану рахунків. Згідно з останнім, облік розрахунків з підзвітними особами, а також узагальнення всієї інформації щодо цих операцій ведуться по рах. 71, що має назву «Розрахунки з підзвітними особами».
У багатьох випадках грошові кошти виписуються матеріально-відповідальній особі безпосередньо з каси організації. При цьому даний процес супроводжується паперовим документуванням. Дванадцятого жовтня 2011 року було затверджено «Порядок ведення касових операцій». Відповідно до пункту 4/1 цієї інструкції, передача грошових коштів у готівковій формі можлива лише при оформленні спеціального документа. Їм є видатковий касовий ордер.
В такому випадку в бухгалтерії розглянута операція знаходить відображення на наступних рахунках обліку:
| Дт | Кт |
| 71 | 50 |
| "Розрахунки з підзвітними особами" | «Каса» |
| Зміст операції: видача грошової суми в розмірі ___ у. д. е матеріально-відповідальній особі. | |
Засоби по безготівковому розрахунку
Однак є й інший варіант здійснення даної процедури. В даний час в багатьох організаціях практикується видача готівки під звіт працівникові і безготівковим шляхом. Як правило, цей метод використовується при відправленні особи у відрядження або для придбання будь-яких цінностей. В такому випадку грошові кошти перераховуються на картрахунок, до якого прикріплена пластикова карта. Остання, в свою чергу, належить не окремій фізичній особі, а юридичній суб`єкту. Працівник, який відправляється у відрядження, має можливість розпоряджатися виданими йому під звіт засобами або через банкомат, знімаючи певну суму, або безпосередньо картою в безготівковому порядку.
Облік по бухгалтерської статті «Картковий рахунок»
У бухгалтерії облік розрахунків по безготівковій карті може супроводжуватися наступними проводками:
| № | зміст операції | рахунки | |
| Дт | Кт | ||
| 1 | На карту зараховані кошти з розрахункового рахунку компанії | 55 (субрахунок під назвою «Картковий рахунок») | 51 |
| 2 | Працівникові видано гроші під звіт (проведена операція по оплаті будь-якого товару, послуги або ж людина зняв гроші в банкоматі) | 71 | 55 (субрахунок під назвою «Картковий рахунок») |
виправдувальні документи
Безсумнівно, для повного завершення процесу під назвою «Облік розрахунків з підзвітними особами», необхідна наявність підстав для списання з балансу організації грошових коштів. В таких цілях застосовуються авансовий звіт і прикріплюються до нього виправдувальні документи. Як правило, в ролі останніх виступають касові і товарні чеки. Вчинення будь-якої операції з підзвітними коштами повинно мати підтвердження і пояснення. Якщо, наприклад, в касовому чеку не вказано, за який товар або послугу проведена оплата, до нього слід додати додатково і товарний чек з розшифровкою відсутніх даних, реквізитами, прописаної сумою, печаткою організації, переліком куплених цінностей, їх кількістю і найменуванням.
відрядні документи
Якщо отримана під звіт сума перевищує витрачений кількість, то залишок повертається в касу. Для цієї процедури використовується прибутковий ордер. Якщо витрачено було більше коштів, ніж видано, працівникові видається відсутню кількість (перевитрата). Операція оформляється за видатковим касовим ордером. Відрядні витрати списуються з-під звіту при наявності авансового звіту встановленої форми АТ-1, а також первинних виправдувальних документів. В якості останніх служать рахунки за проживання, харчування, квитки на транспорт та інші квитанції і чеки.
