Кожен власник підприємства зобов`язаний усвідомлювати відповідальність при використанні готівки. Основою є правильне проведення всіх дій з готівковими коштами по касі. У цьому плані слід чітко дотримуватися певні критерії. Касова дисципліна передбачає правильно оформлені документи і будь-які грошові обороти підприємства. Наприклад, для фіксування всіх касових видатків застосовується відповідний документ. Його значимість є суттєвою. Даний документ - це видатковий касовий ордер. Про це далі детальніше.
Що таке видатковий касовий ордер?
Відповідь на це питання є простим. Серед основних документів для фіксації рухів готівкових коштів виділяють прибутковий і видатковий касовий ордер. Вони абсолютно не прив`язані до здійснення ведення всього бухгалтерського обліку. Для них застосовують тільки паперові носії через те, що подібні папери мають потребу в особистому підписанні відповідальних осіб. Це важливо знати. Також видатковий касовий ордер повинен підписати суб`єкт, який здійснює отримання грошових коштів. Необхідно відзначити те, що в даний час законодавством забороняється завіряти ці документи за допомогою електронно-цифрового підпису.
призначення
Бланк видаткового касового ордера є певним етапом оформлення видачі коштів з каси. 
В даному документі крім суми вказується ще й особу одержувача, а також зазначаються підстави для видачі грошей. Форма даного ордера (КО-2) є унікальною і затвердженої для обов`язкового застосування всіма ВП. Вона використовується організаціями, які мають касу і здійснюють по ній відповідні операції. Бланк витратного ордера не відноситься до суворих звітностям і не може стати їх заміною, однак підлягає обов`язковому обліку в журналі реєстрації за видатковими і прибутковими касовими ордерами.
застосування
При заповненні зазначеного документа слід дотримуватися певних правил. Дана дія регламентовано ст. 14-21 «Порядок ведення касових операцій в РФ». Здійснювати видачу грошових коштів з каси організації можна тільки при певному заповненні відповідного ордера. Під ним маються на увазі рахунки, платіжні відомості та інші відповідні матеріали, які підпадають під сувору звітність.
Видатковий касовий ордер обов`язково підписують особи, які відповідальні за ведення даної документації. Це важливо знати. Під ними мають на увазі касира, бухгалтера і директора компанії. При цьому слід врахувати те, що керівник організації не може підписувати зазначений бланк в тому випадку, коли до нього додаються акти проведених робіт, рахунки, заяви та інші матеріали, що мають його роздільну резолюцію. Для отримання грошових коштів по даному ордеру особі, яка здійснює їх видачу (касиру), слід пред`явити паспорт або інший документ, що посвідчує особу одержувача. Це є важливою умовою. При цьому паспортні дані вказуються в формі КО-2. Також в даному випадку від одержувача потрібно написання розписки про отримання грошових коштів. Її наявність є обов`язковим. Якщо без неї оформлений вказаний ордер, то грошові кошти, які видані касиром, будуть вважатися нестачею, в результаті чого вони в повній мірі справляються з відповідальної особи. Також за вказаною ордеру є можливість отримати готівку за дорученням. В даному випадку в бланку вказують повністю прізвище, ім`я та по батькові одержувача. За формою КО-2 видачу грошей можна проводити вже в день складання даного документа. Оформлення зазначеного бланка здійснюється в одному екземплярі. Зберігається він на підприємстві. Також необхідно видатковий касовий ордер зареєструвати в журналі КО-3.
порядок заповнення
Існує документ, в якому вказані всі особливості заповнення бланка. Порядок ведення касових операцій РФ визначає всі аспекти оформлення касових ордерів. Заповнювати і підписувати зазначені банки можуть тільки керівники, старший бухгалтер або ВП. Виробляти складання касового ордера дозволено машинописним текстом. Але в законах РФ не сказано про обмеження форми заповнення. Значить, рукописний текст також дозволяється використовувати. Тільки він повинен бути читабельним. Якщо ордер заповнений неправильно, то він вважається недійсним. Особливу увагу слід приділити графі «Підстава». Це важливо врахувати. Як показує статистика, її часто не приймають до уваги. Але вона, так само як і інші, є обов`язковою для заповнення та становить дуже важливу частину ордера. Якщо в цій графі підставою є зарплата, то необхідно врахувати всі податки та обов`язкові платежі.
Як заповнити видатковий касовий ордер?
Тут нічого немає складного. Вам потрібно заповнити видатковий ордер? Бланк в цьому випадку містить наступні графи:
- Як правило, нумерація починається з одиниці з початку і до кінця року.
- У графі «Дата складання» потрібно вписати дату, коли гроші будуть видаватися з каси.
- «Дебет» - номер кореспондуючого рахунку з урахуванням коштів. Може приймати різні значення в залежності від того, куди йдуть гроші.
- «Кредит» - рахунок обліку готівки.
- «Сума» - кількість готівки до видачі (вказується цифрами).
- «Видати» - тут вказуються дані і П.І.Б. одержувача.
- «Підстава» - відображається суть операції. Тобто на підставі чого потрібно видати гроші. Наприклад, виплата зарплати.
- «Сума» - кількість готівки до видачі (зазначається словами).
- «Додаток» - наводиться перелік всіх додаткових документів: позначаються ті матеріали, які додаються до даного бланку. У цій графі потрібно повністю вказувати номер документа і дату.
Одержувач зобов`язаний записати повну суму готівки прописом. Також слід поставити свій підпис і дату. Потім вказується документ, що підтверджує особу одержувача.
особливості заповнення
У багатьох джерелах є покрокова інструкція з оформлення видаткового касового ордера. Однак не всі підприємці ставляться до цього з великою відповідальністю, враховуючи всі особливості процесу. Наприклад, заповнення касового ордера відбувається тільки перед видачею готівки. Не можна забувати про те, що необхідна сума грошей записується самим одержувачем. Цей момент в більшості випадків порушується самим ВП. Також слід пам`ятати, що зазначена сума вписується друкованим способом. При отриманні грошей за дорученням також треба бути уважним при заповненні бланка. Даний процес повинен бути чітко описаний в документі. Дублікатів касового ордера ні в якому разі не повинно бути. Він робиться в єдиному екземплярі. Виправлення або помарки категорично заборонені. Оскільки ордер є офіційним документом, друк - обов`язковий атрибут. Але при створенні РКО вона не є необхідною. Особливо якщо до неї докладати інші документи, завірені печаткою (до них можуть бути віднесені матеріали первинного бухгалтерського обліку). Не можна друкувати непотрібної, коли отримання коштів відбувається від юридичної особи.
нюанси
Видатковий касовий ордер на зарплату потребує правильного заповнення і складанні. Кожному співробітнику підприємства може бути видана заробітна плата за індивідуальним касовим ордером. Однак є й інший варіант. Він передбачає те, що на один ордер може бути складений список з декількох співробітників-одержувачів. Але в цьому випадку на кожного з них вказується сума, доступна до виплати. З такого правильно заповненого ордера може бути створена відповідна відомість.
підсумки
Ми розглянули особливі моменти оформлення такого документа, як видатковий касовий ордер. Всім ІП буде корисно мати готовий його зразок з правильно заповненими графами. Необхідно вивчити всі аспекти його оформлення. Спочатку правильне складання даного документа дозволить спростити розрахунки і уникнути проблем при перевірках. Це є одним з найважливіших чинників ведення бізнесу.
