Часто буває потрібно або ставити дані з певного списку, причому робити цю операцію багаторазово, або зробити форму заповнення клієнтом, де в певні місця можна заносити лише строго певні дані. Допомагає прискорити виконання таких операцій інструмент Excel, званий списком, що випадає. Розглянемо, як зробити, що випадає в Excel.
Складання вихідних списків
Відкриваємо книгу Excel і в будь-якому її місці в стовпець (або в рядок, як вам зручніше) заносимо значення, які повинні складати список обмежених даних, що підлягають заповненню в будь-яку осередок. Якщо таких списків буде кілька, то краще для формування їх відвести окремий лист книги, а самі списки складати в стовпці, починаючи з першого рядка. Це може бути список товарів, одиниць виміру, документів, днів тижня і так далі. Нехай у нас буде три списки, що включають слова:
- картопля, буряк, морква, редис;
- петрушка, кріп, щавель, шпинат;
- полуниця, вишня, черешня, аґрус.
Перші чотири слова заносимо в стовпець, починаючи з A1, другі - з B1, треті - з C1.
Щоб перейти безпосередньо до питання про те, як зробити, що випадає в Excel, задамо імена цих списків. Для цього виділимо значення в першому стовпці, виберемо пункт меню: "Формули" - "Диспетчер імен" - "Присвоїти ім`я". У формі, що з`явилася в рядку "Ім`я" заповнюємо "овочі", натискаємо "ОК". Аналогічно повторюємо для інших списків, присвоївши їм імена "зелень" і "ягоди". У рядку "Область" залишаємо значення "Книга". Це дозволяє звертатися до даних списками з інших аркушів книги.
Створення списку в Excel
Тепер власне формуємо список, що випадає. Вибираємо, наприклад, осередок D1 на іншому аркуші відкритої книги, відкриваємо пункт меню: "Дані" - "Перевірка даних". У формі "Перевірка вводятьсязначень" у вкладці "Параметри" в поле "Тип даних" вибираємо "Список". Ставимо курсор в поле "Джерело", набираємо знак рівності і натискаємо клавішу F3. У меню "Вставка імені" вибираємо ім`я потрібного нам списку, наприклад, "овочі", потім натискаємо "ОК". Перевіряємо, щоб стояли галочки в позиціях "Ігнорувати порожні клітинки" і "Список допустимих значень". Це забезпечує можливість не заповнювати це поле даними і вводити тільки дані зі списку з вказаним ім`ям. Тиснемо "ОК".
Тепер при виборі даного осередку праворуч від неї з`являється кнопка з трикутником вниз вістрям. Натиснувши на цю кнопочку, можна ввести дані шляхом вибору одного з варіантів списку. Спроба ввести інші дані викличе появу повідомлення про помилку.
Інші варіанти
При заповненні поля "Джерело" форми "Перевірка вводятьсязначень" можна застосувати ще два варіанти.
- Поставивши курсор в це поле, виділити на даному аркуші книги область допустимих значень списку. Формула з`явиться в поле після знака рівності. Як зробити випадаючий список в Excel з іншого листа в цьому випадку? Треба аналогічний діапазон комірок виділити на цьому аркуші, а потім, поставивши курсор в поле після знака рівності, написати найменування листа зі списком і поставити знак оклику. Увага: назва листа не повинно містити пробілів!
- Перерахувати допустимі значення в поле, розділяючи їх крапкою з комою. Це найпростіший спосіб, який не допускає звернення до списків на іншому аркуші книги.
Розширення діапазону допустимих значень
Недоліком описаних способів вирішення завдання, як зробити, що випадає в Excel, є обмеження числа варіантів вводяться кількістю осередків заданих списків. Якщо в подальшому кількість допустимих для введення значень має збільшуватися, ці способи вимагають коректування вмісту поля "Джерело" для кожного осередку з списком, що випадає. Це не зручно. Тому можна зробити розширюваний список, наприклад, на весь стовпець.
Для цього при завданні діапазону комірок в поле "Джерело" треба виділити весь стовпець натисканням на ліву кнопку миші при наведенні курсору на буквене позначення номера стовпчика (при цьому курсор набуває вигляду стрілки вниз). В цьому випадку випадає буде містити всі комірки стовпчика, навіть незаповнені. При подальшому заповненні комірок можна буде вибирати знову введені дані. Також при посиланні на ім`я списку можна заздалегідь розширити список на незаповнені клітинки стовпця, з тим щоб мати можливість подальшого коректування і доповнення списку новими вводяться даними.
Таким чином, ми отримали, що випадає в Excel.
подвійна посилання
Якщо вам треба мати можливість вводити в клітинку дані з декількох списків за вибором, то це можна зробити таким чином. Спочатку створюємо список списків, з яких треба вводити дані. Нехай це будуть наші три списки, зазначені в першому підзаголовку цієї статті. На цьому ж аркуші книги, починаючи, наприклад, з осередку F1, вводимо список, що містить імена раніше введених списків: "овочі", "зелень", "ягоди". Задаємо цьому списку ім`я, наприклад, "Список 1".
Тепер (можна і на іншому аркуші даної книги) вибираємо, наприклад, осередок G1 і задаємо для неї випадає з посиланням на ім`я "Список 1". Наступну осередок, наприклад, H1, заповнюємо з урахуванням цього значення в клітинці G1. Для цього в комірці H1 формуємо список, що випадає, як зазначено раніше, в поле "Джерело" вибираємо осередок G1, але допрацьовуємо запис в цьому полі, додаючи після знака рівності ДВССИЛ, а іншу частину формули взявши в круглі дужки: = ДВССИЛ ($ G $ 1 ).
Тепер при виборі в клітинці G1, наприклад, значення "зелень", для заповнення осередки H1 буде запропонований вибір з значень цього списку.
Ознайомившись зі змістом статті і потренувавшись в тому, як зробити, що випадає в Excel, ви зможете істотно прискорити заповнення клітинок книги часто повторюваними даними, забезпечуючи при цьому чітка відповідність даних, що вводяться заданим вами обмеженням.
