СУБД - абревіатура, що розшифровується як "система управління базами даних". СУБД використовується для роботи багатьох користувачів з базами даних, які, в свою чергу, допомагають зберігати, систематизувати, класифікувати і контролювати інформацію. Системи управління БД поділяються на види за ознакою типів моделей даних, які ними підтримуються. Найбільш практичний реляційний вид, оскільки такі системи прості у використанні і надають багато можливостей для розробників. До нього, в числі інших, відноситься СУБД Access.
Загальні відомості
Реляційна СУБД Microsoft Access працює, відповідно, з базами даних. У загальному вигляді це означає безліч взаємопов`язаних таблиць, кожна з яких містить дані свого типу.
СУБД MS Access входить до складу програмного забезпечення Microsoft Office.
можливості
СУБД Access надає користувачеві наступні можливості:
створювати бази даних;
додавати нову інформацію в створені БД;
оновлювати або яким-небудь ще чином змінювати дані в БД;
видаляти наявну інформацію з БД;
здійснювати перегляд даних у вигляді звітів, форм, різних вибірок та запитів;
організація даних за допомогою сортування та / або класифікації інформації;
загальний доступ до таблиць і даними при використанні звітів, електронних листів, Інтернету і / або локальної мережі;
здійснення різних видів зв`язків між таблицями;
створення кнопкових форм і призначених для користувача інтерфейсів управління базою даних всередині СУБД.
Структурні елементи БД
Кожна таблиця бази даних має рядки, що включають дані про об`єкти, а також стовпці, завдання яких - визначити характеристику їх же. Інша назва рядків - записи, що складаються з полів, які заповнюються даними. Поле обов`язково повинно мати тип даних (числовий, текстової, дата, МЕМО і т. Д.). Всі записи в таблиці містять однаково певні, але по-різному заповнені інформацією поля.
властивості полів
Поля в СУБД MS Access задають структуру бази даних, а також задають властивості даними з осередків записів.
Основні властивості такі:
Ім`я поля. Зазвичай задають заголовки стовпчиках, тобто називають характеристику об`єкта. Також на ім`я поля до нього можна звертатися за інформацією при виконанні автоматичних операцій з БД.
Тип даних. Задає відповідний властивість, визначає, який тип може бути записаний в клітинку.
Розмір. Встановлює максимальну довжину записуваних даних. Це властивість не обов`язково використовувати, хоча воно і спрощує роботу, накладаючи обмеження на користувача БД.
Формат. Форматує дані поля.
Підпис. Виконує ту ж функцію, що і ім`я - озаглавлівая характеристику. Якщо підпис не вказувати, заголовком буде служити перший пункт. Другий можливістю Імені - зверненням до нього з БД - підпис не має.
Обов`язкове поле. Якщо поставити галочку навпроти цього властивості, залишити осередок незаповненою буде не можна. Для ключових полів це властивість включено за замовчуванням.
типи даних
Поля баз даних в Microsoft Access можуть мати такі типи даних, як:
текстовий. Найпростіший тип поля. Незважаючи на назву, може містити як літери, так і цифри, символи та інше. Тому обмеження має тільки по довжині - не більше 255 символів. Зручно для використання, а то й потрібно подальших розрахунків між осередками, тому, якщо в поле вводяться тільки числа, краще використовувати відповідний йому тип.
Поле МЕМО. Той же текстовий тип, який зберігає великі обсяги інформації (до 64 кбайт, тобто до 64 тисяч символів). Через цю характеристики МЕМО не може бути використаний в якості ключа або індексу.
числовий. Цифрове поле, що має підтипи, вибір яких залежить від бажаної точності обчислень і т. Д. До 8 байт або 16 - для кодів реплікації.
Лічильник. Поле, яке не потребує заповнення - значення (числа за зростанням), автоматично заноситься в таблицю, дозволяючи даними в осередках залишатися унікальними. Простіше кажучи, лічильник нумерує записи в базі даних. Зручно використовувати в якості ключа 4 байта, 16 - для кодів реплікації.
логічний. Використовується тільки для значення - 0 (немає) і мінус 1 (так). Можна налаштувати різні варіанти запису - галочка або вибір вручну (розмір - 1 байт).
Дата час. Назва типу даних говорить сама за себе. Висновок в поле даних можливий в семи різних форматах. 8 байт.
Грошовий. Визначає значення валют. Даний тип даних з`явився для запобігання округлення в обчисленнях. Також 8 байт.
Поле об`єкта OLE. Приймає об`єкти різних форматів - графічні, аудіо та т. Д. Розмір - до одного гігабайта.
Гіперпосилання. Адреси інтернет-сторінок, сайтів. До 64 тис. Символів.
- Майстер підстановок. Заздалегідь передбачає пов`язані таблиці. Дозволяє вибрати значення з іншої таблиці або з поля зі списком. При цьому тип обраного значення встановлюється автоматично. Має розмір первинного ключа. Не більше 4 байт.
ключі
Бази даних СУБД MS Access мають в таблицях одне головне - ключове - поле. За замовчуванням воно, як уже було сказано, обов`язково до заповнення. Крім того, на нього накладається необхідність бути унікальним, що означає, що вже введене значення в ключовому полі не можна буде ввести в ключовому полі іншому записі цієї ж таблиці. При необхідності можна додати додаткове ключове поле, з менш суворими правилами - унікальність вибирається розробником БД. За допомогою ключових полів здійснюють зв`язку між таблицями бази даних.
Ключі поділяються на:
первинні (основні) - безпосередньо сама зв`язок;
вторинні (зовнішні) - спосіб зв`язку.
табличні зв`язку
База даних СУБД Access може містити таблиці, які взаємодіють між собою. Для цього використовуються зв`язку, які бувають наступних видів:
Один до одного. Це означає, що кожного запису з першої зв`язаної таблиці відповідає один запис із другої.
Один до багатьох. Кожного запису з першої таблиці відповідає декілька (дві або більше) з другої.
Багато до одного. Безліч записів з першої таблиці пов`язані з однією з другої.
Багато до багатьох. Безлічі записів першої таблиці відповідає безліч другий.
Обмеження на імена
Microsoft Access ставить обмеження на імена полів і елементів управління, вони ж діють і на об`єкти СУБД Access:
ім`я не повинно містити більше 64 символів;
не можна використовувати точку, знак оклику, надрядковий символ або квадратні дужки;
ім`я не може починатися з пробілу;
не можна використовувати в імені керуючі символи (коди з 0 до 31 в ASCII);
ім`я не може включати прямі лапки.
об`єкти
Об`єкти СУБД MS Access є призначений для користувача інтерфейс бази даних. Він дозволяє безпосередньо управляти нею і її даними.
таблиці
Основний об`єкт, про який вже не раз згадувалося в цій статті. Вони задають структуру всієї бази даних. У них зберігаються дані, які можна змінювати, видаляти або додавати. Таблиці можуть бути взаємопов`язані. На основі цього об`єкта будуються всі інші, за допомогою них же проводяться і основні операції з даними.
запити
Дозволяють обробляти дані з таблиць. Запит може бути вибіркою по будь-якою ознакою з однієї або декількох таблиць, також за допомогою нього можна сортувати або фільтрувати інформацію, аналізувати дані, отримувати і надавати користувачеві в зручному вигляді. Результатом роботи запиту стає тимчасова нова таблиця.
форми
Використовуються як засіб для введення нової інформації в таблицю. Перевагою форм стає їх зручний для користувача вигляд - розробник може використовувати макет форми або створити абсолютно нову. На цей об`єкт можна помістити кнопки, перемикачі та багато іншого. У числі інших особливу увагу привертає до себе кнопкова форма, що представляє собою модифікований диспетчер задач, що складається користувачем "під себе". На неї можна помістити основні функції роботи з базою даних - вхід, вихід, заповнення таблиць, перегляд даних. Звичайні форми можна також включити в кнопкову.
Звіти
Представляють кінцевий результат роботи. Призначені для подальшого друку, тому мають відповідний форматуванням. Дозволяють робити вибірки і угруповання. Наочно відображають інформацію, закладену в базі даних.
Технологія роботи з СУБД Access
Розробка СУБД в Access виконується за допомогою наступних пунктів:
Визначити мета розробки бази даних. Необхідно визначити призначення, дізнатися, в якому напрямку рухатися - як припускають використовувати базу даних, які результати хочуть отримати, які функції повинні бути реалізовані.
Визначити приблизну кількість таблиць в базі даних - інформацію необхідно систематизувати і "розкласти все по поличках". Не слід додавати занадто багато полів в одну таблицю: краще розподілити дані на дві і зв`язати їх. Кожна таблиця повинна містити тільки одну тему.
Визначити всі поля та їх типи даних в таблицях. Дані в осередках повинні відповідати типам, щоб надалі не виникло проблем з обчисленнями, угрупованням і сортуванням.
Визначити співвідношення таблиці-поля.
Позначити первинні і (при необхідності) вторинні ключі в таблицях.
Побудувати схему даних для БД, що відбиває зв`язки між таблицями. Максимізувати взаємодія між даними за допомогою цих зв`язків.
Удосконалити структуру, наочно подивившись на всю наявну інформацію і її можливу систематизацію.
Скористатися аналізом самого Access для чергової перевірки.
Створення СУБД у Access можливо двома способами:
використовувати майстра БД для створення необхідних об`єктів;
створити порожню БД, доповнюючи її новими об`єктами самостійно.
MS Access дозволяє розширити базу даних вже після її створення, але основну структуру необхідно продумати заздалегідь: такі речі, як типи даних, згодом, особливо після заповнення таблиці, поміняти буде неможливо.
Продуману схему даних можна реалізувати за допомогою відповідної вкладки в СУБД. Кожен з видів зв`язку наочно показується в Access. Зв`язки можна видозмінювати або навіть видаляти.