Підприємці та співробітники офісів в роботі стикаються з необхідністю правильного оформлення багатосторінкових документів. Контролюючі органи і вищі організації, як відомо, прискіпливо ставляться до оформлення ділових паперів, а тому іноді виникають складності. Давайте розберемося, як правильно прошити і пронумерувати документи, щоб при їх подачі документів не виникало зайвих питань.
Хто займається оформленням документів?
Здається, що начебто нічого складного в тому, щоб прошити паперу, немає. Але насправді не все так просто. Є певні правила, за якими це робиться. Якщо ви хочете зробити підшивку газет або журналів для користування всередині організації, то це одне. А ось якщо перед вами стоїть завдання підготувати документи в архів або податкову, або ще кудись, то тут потрібно підійти до роботи з усією відповідальністю, інакше ви ризикуєте отримати паперу назад. Причиною відмови може послужити неправильне оформлення.
Таких випадків дуже багато. А все через те, що не знаємо, як правильно прошити і пронумерувати документи. Зразок оформлення навряд чи нададуть в податковій або архіві.
Зараз працює достатня кількість фірм, що займаються прошивкою документів. Ви можете вдатися до їхніх послуг. У них, безумовно, великий досвід роботи. Вони запропонують великий асортимент обкладинок. Але це не завжди зручно. Справа в тому, що друкарні бувають переповнені замовленнями. А вам, припустимо, потрібно терміново зробити цю роботу. Як тоді бути? Залишається тільки самому зайнятися цим питанням.
Крім того, в умовах економії керівництво не завжди готове оплачувати зайві витрати, а тому такий вид роботи лягає на плечі секретарів, бухгалтерів. Значить, краще один раз розібратися самому, як прошити документи, щоб надалі не було проблем. Ці знання можуть стати в нагоді.
На допомогу початківцям
Хочемо зазначити, що немає єдиних стандартів щодо того, як прошити документи. До речі, державні структури теж не дають ніяких роз`яснень з цього приводу. А значить, доведеться самим у всьому розібратися. У цьому нам допоможуть методичні рекомендації діловодства (наказ Росархіву від 23.12.09).
Що потрібно для того, щоб прошити документи?
Перед тим як почати саму роботу, потрібно підготуватися. Вам знадобляться такі матеріали:
- Самі документи.
- Клей.
- Папір.
- Голка.
- Шило.
- Дирокол.
- Спеціальні нитки.
- Фірмовий штемпель.
Взагалі весь процес можна умовно розбити на три етапи. Перший - підготовка, другий - безпосередньо сама прошивка, третій - завірення готового документа.
Яку вибрати обкладинку?
Говорячи про те, як прошити документи, потрібно згадати про такий нюанс, як оформлення обкладинки. Безумовно, в друкарні вам запропонують гарні варіанти, але вони не завжди потрібні, якщо мова йде не про дипломну роботу.
Для невеликої підшивки цілком вистачить паперової обкладинки. Якщо передбачається тривале використання підшивки (наприклад, зберігання в архіві понад 25 років), то використовують щільний картон.
Обкладинка може бути стандартного розміру (формат А4) і нестандартного. Це вже залежить від формату підшиваються листів. Обкладинка повинна відповідати за розмірами документу.
Нумерація сторінок
Під час підготовки паперів до прошивання необхідно обов`язково пронумерувати сторінки. Наявність нумерації є обов`язковою умовою оформлення. "Для чого це потрібно?" - Запитаєте ви. Для того, щоб неможливо було непомітно вирвати, прибрати частину листів. Цей момент дуже важливий. Тому давайте поговоримо про те, як прошити і пронумерувати документи. Тут є свої нюанси.
При проставленні нумерації потрібно пам`ятати правила:
- Нумеруються аркуші, а не сторінки.
- Користуються тільки арабськими цифрами.
- Сама опис документів не має номера.
- Якщо потрібно пронумерувати лист, то спочатку присвоюється порядковий номер конверту, а вже потім і кожному листочку.
- Якщо Справа дуже велике (як правило, такі здають в архів), то воно може складатися з томів, кожен з яких матиме свою нумерацію.
- При наявності всередині підшивки паперів, на яких вже проставлені цифри, слід їх повторно пронумерувати в єдиному форматі.
- Якщо є вкладені аркуші великих розмірів (А3), їх необхідно розгорнути і поставити цифру в верхньому правому куточку. Потім знову скласти. Підшиватися він буде тільки за один край.
- Буває, що на листи наклеюють дрібні документи (чеки, довідки і т. Д.). В цьому випадку листу дається один номер, але внизу нього перераховується список приклеєних паперів.
- Коли невеликі документи приклеєні тільки за куточок, то можна кожному з них дати свій номер.
- Креслення, схеми, фотографії, плани також нумеруються.
Щоб розуміти, як правильно прошити і пронумерувати документи (зразок наведено в статті), потрібно крок за кроком розглянути послідовність дій.
Що робити, якщо в нумерації допущені помилки?
Перед тим як прошити документи, слід упевнитися в правильності оформлення підшивки. Особливо ретельно перегляньте номера сторінок. Якщо виявилося, що деякі з них пропущені, то можна ввести додаткову буквенную нумерацію. Всі листочки залишаться під своїми номерами, а на припущеннях слід написати цифру з попереднього листа і букву.
При грубих помилках має сенс акуратно закреслити написане густо зробити вірну запис. Всі зміни, внесені пізніше повинні бути відображені в заверительной записці.
опис документа
Перед тим як прошити документи нитками, краще перевірити правильність оформлення всього Справи. Адже не хотілося б його потім розшивати. Як правило, всередині нього знаходиться кілька пакетів паперів. Абсолютно весь перелік повинен бути перерахований в опису. Її становить відповідальна особа, вказуючи дату. Опис не нумерується.
Як прошити документи нитками в три дірки?
Якщо всі документи підготовлені, то можна приступати до прошивання. Для цього знадобляться спеціальні нитки або ж можна скористатися шпагатом. Безумовно, кілька листочків не має сенсу шити суворої ниткою, можна взяти звичайну, складену вдвічі.
Отже, переходимо безпосередньо до питання про те, як прошити документи нитками. Фотографії з докладним описом послужать наочним доповненням до алгоритму дій. Почнемо з того, що скріпити листи треба так, щоб потім можна було з легкістю прочитати викладену на них інформацію. Для цього проколюють отвори з лівого краю, приблизно на відстані півтора сантиметрів. Дірочок має бути три. Знаходяться вони один над одним. Проколи можна зробити діркопробивачем, коли пачка листів невелика. Для товстих томів знадобиться шило. Приготуйте нитку, але не робіть її занадто довгою, достатньо буде сімдесяти сантиметрів.
Як правильно прошити документи? Зразок виконання роботи наведено нижче. Для зручності пояснення дамо номера отворів: верхнє - 1, середнє - 2, нижнє - 3.
Шити потрібно починати з тильного боку Справи, протягнувши голку крізь отвір 2 на передню сторону. При цьому один кінчик нитки залишиться позаду. Потім через 1 дірочку голку знову виводять на тильну сторону. У той момент, коли голочка і вільний кінчик нитки виявиться ззаду документа, потрібно знову переміститися на лицьову сторону, а потім знову на зворотну.
Як прошити документи, ми практично розібралися. Залишилася справа за малим. Раз все листи скріплені, можна сміливо зав`язати нитки на вузол з тильного боку Справи.
Він повинен бути сильно затягнутий, щоб потім його можна було заклеїти заверительной запискою. Кінці ниток потрібно залишити вільно звисаючими з-під наклейки.
Яким чином засвідчуються документи?
Що ж, як бачите, немає нічого складного в вирішенні питання, як прошити документи нитками. Фото, представлені вашій увазі, - пряме тому підтвердження. Нам же залишається тільки запевнити оформлені листи.
Називається це «заверительной підписом». Щоб її зробити, потрібно взяти невеликий шматочок паперу розміром 5 х 6 сантиметрів і приклеїти його на тильній стороні так, щоб він закрив вузол. Кінчики нитки повинні виходити з-під нього і вільно звисати.
На цій записці потрібно вказати, скільки сторінок було прошито. Потім на ній ставиться підпис директора, дата і печатка організації. Взагалі заверительная підпис робиться або директором фірми, або одним із заступників. Сама печатка ставиться так, щоб одна частина її припадала на останній лист пачки, а інша - на записку.
Для чого прошивають документи?
Ми вже згадували про те, що підшиті документи здаються в архів для зберігання, крім того, в повсякденній діяльності підприємства дуже часто виникає необхідність скріпити пачки листів. Це можуть бути й договори, і звіти в податкову або інші контролюючі органи. До речі кажучи, у податковій взагалі дуже жорсткі вимоги на цей рахунок. Користуватися степлером забороняється. Це вважається грубим порушенням.
Взагалі Мінфін навіть дає власні рекомендації, як прошити документи. Так, підшивка не може бути дуже об`ємною. Оптимальний розмір - до п`ятдесяти сторінок. Якщо документів багато, то краще розбити їх на кілька Справ. Обов`язково повинна бути суцільна нумерація арабськими цифрами. Прошиваються листочки грубою ниткою, яка обов`язково зав`язується на тильній стороні готового документа. Зверху вузол заклеюється заверительной запискою, яка повинна бути оформлена за всіма правилами. Не забувайте, що на ній проставляється кількість листів Справи. Для контролюючих органів дуже важлива підпис в заверительной записці. Її має право ставити тільки директор або інша особа, що має на це повноваження. Все це завіряється печаткою. Відбиток її повинен лягти так, щоб захопити частину листа і записки. По суті, всі ці рекомендації повторюють викладену нами вище інформацію. Ми вважали за потрібне привести їх, щоб ви змогли переконатися, що все робите правильно, відповідно до вказівок вищих інстанцій.
Податкова пред`являє однозначна вимога до цілісності й схоронності не тільки самих документів, а й копій. Причому ксерокопії теж підшиваються в окрему пачку.
замість післямови
Ми поговорили в статті про те, як правильно прошити документи нитками для подачі в архів і контролюючі органи. Виникають іноді суперечки щодо оформлення підшивок, адже немає документа, який давав би точні роз`яснення з цього питання, та ще й з коментарями. Тому орієнтуватися доводиться на стандарти, прийняті в діловодстві. Потрібно пам`ятати про те, що в держструктурах, куди ви подаєте паперу, можуть пред`являтися свої вимоги до їх оформлення. А тому краще завжди заздалегідь уточнювати таку інформацію, щоб уникнути помилок і повернення документації на доопрацювання. Адже скрізь можуть бути свої нюанси.
