Основним методом бухгалтерського контролю за виробничо-фінансовою діяльністю та станом організації є первинна документація. Однак аналізувати стан підприємства, спираючись тільки на документальні дані, не можна, не виключені неточності або помилки.
Для забезпечення контролю збереження ТМЦ і реальності облікових даних на підприємствах періодично проводяться інвентаризації. Порядок проведення інвентаризації визначено Методичними вказівками від 13.06.1995 р № 49.
Коли необхідна перевірка
Періодичність, порядок проведення інвентаризації, майно, яке підлягає перерахунку, і склад комісії встановлюються керівником компанії. Але існують обставини, що вимагають обов`язкового перерахунку майна. Це може бути:
- передача коштів компанії в оренду, зміна статусу підприємства;
- закінчення звітного року;
- прийом і передача майна при зміні підзвітної особи;
- встановлення факту крадіжки, розкрадання або псування цінностей, в тому числі від стихійних лих;
- ліквідація або реорганізація компанії.
Головні цілі
Порядок проведення інвентаризації визначений цілями, які переслідує ревізія:
- перевірка достовірності бухгалтерських даних і виявлення можливих помилок;
- виявлення неврахованих фінансово-господарських операцій;
- перевірка виконання вимог зберігання запасів;
- виявлення неходових товарів;
- перевірка правильності відображення облікових операцій.
види інвентаризацій
Розрізняють декілька видів інвентаризацій:
- повна або часткова;
- вибірковим або суцільним способом;
- планова або позапланова.
Повна інвентаризація проходить після закінчення звітного року, при проведенні аудиту або ревізії, охоплюючи всі види майна, грошові кошти і фінансові зобов`язання перед іншими компаніями і особами. Часткова інвентаризація забезпечує перевірку тільки частини майна організації, наприклад, тільки фінансових зобов`язань або основних фондів. При вибіркової інвентаризації у підзвітної особи перевіряють тільки деякі позиції ТМЦ. Суцільна перевірка проводиться одночасно в усіх цехах і структурних підрозділах компанії. Планова інвентаризація проводиться в установлені терміни, затверджені розпорядженням керівника. Позапланова перевірка здійснюється у зв`язку зі сформованими обставинами (при передачі складського майна, після крадіжки, стихійних лих та інших форс-мажорних обставин). Необхідність в повторній інвентаризації виникає, якщо існують сумніви в якості спочатку проведеної. Іноді проводяться контрольні перевірки, раптовість яких повинна бути забезпечена обов`язково. Їх ініціює керівник з метою підтвердження правильності проведення попередньої перевірки.
інвентаризація ТМЦ
У торгових компаніях відбувається постійне динамічне рух товарів, тому проведення інвентаризацій товарів є досить частою необхідною процедурою. Порядок проведення інвентаризації товарів Наступний:
обов`язкове припинення підзвітними особами всіх операцій з відпуску та прийому товарів;- підзвітною особою складається товарний звіт, який здається інвентаризаційної комісії і оформляється розписка, що підтверджує, що не задіяних товарів немає в наявності;
- голова комісії, візуючи додатки до товарного звіту позначкою "До інвентаризації", датує запис;
- проведення інвентаризації шляхом перерахунку, переважування чи обміру наявних товарів;
- оформлення даних інвентаризації в опису ф. Інв-3 в 2 примірниках, при передачі ТМЦ від однієї особи іншій - в 3 примірниках;
- після закінчення інвентаризаційний опис передається бухгалтеру для остаточного порівняння фактичних залишків ТМЦ з обліковими даними.
оформлення результатів
На встановлені розбіжності наявності ТМЦ за фактом від облікових даних в обов`язковому порядку складається порівняльна відомість, де фіксуються розбіжності: при кількісно-сумовому обліку - за найменуваннями і сортам товарів, при підсумковому обліку - в сумі по всім товарам. При виявленні розбіжностей надлишки ТМЦ підлягають оприбуткуванню, недостачі - стягненню з винних осіб, однак рішення зазвичай приймає керівник компанії.
Перевірка готівки
Терміни та порядок проведення інвентаризації грошових коштів встановлюються розпорядженням керівника компанії. Інвентаризація готівки в касі проводиться комісією, що складається з представника адміністрації, аудитора і головного бухгалтера у присутності касира.
Інвентаризація готівки складається з наступних етапів:
касиром складається касовий звіт, який він передає інвентаризаційної комісії, і оформляється розписка, що підтверджує, що не задіяних коштів і неврахованих грошових документів в наявності немає;- голова комісії візує всі касові документи, прикладені до звіту, з поміткою "До інвентаризації" і датою;
- проведення інвентаризації грошових коштів шляхом перерахунку, бланків суворої звітності та інших грошових документів шляхом звірення з журналами обліку реєстрації документів суворого обліку;
- оформлення даних інвентаризації в акті ревізії каси ф. Інв-15 в 2 примірниках, при передачі каси від одного касира іншому - в 3 примірниках;
- результати інвентаризації виводяться в акті, підписаному членами комісії і кассіром- в разі виявлення відхилень від облікових даних касир письмово пояснює причини того, що сталося;
- встановлені надлишки грошей в касі оприбутковуються, недостачі - підлягають стягненню.
