Найбільш часто вживаним засобом передачі інформації є лист. Особливе місце займає ділове листування, як правило, вона застосовується для більш тісного інформативного контакту між сторонами.
Значення ділового листування
Комерційні підприємства в процесі здійснення виробничої, господарської діяльності, спрямованої на отримання прибутку, досить тісно спілкуються з організаціями-контрагентами. Це необхідно для досягнення оптимального результату в співпраці. Чим точніше обумовлюються умови контрактів, тим вище результат спільної роботи. Організації, які протягом кількох років активно взаємодіють у сфері ділових відносин, ведуть постійне листування, мають більш високий коефіцієнт партнерської довіри. При цьому виникнення дружніх відносин між організаціями вітається, але етика ділового листування не повинна бути порушена.
види листів
Вся ділова переписка може бути розділена на групи по декількох ознаках. Наприклад, за формою відправлення листа бувають електронні, факсимільні і листи, що відправляються в конвертах. Основним, найбільш важливим, вважається тематичний ознака листи, в цьому випадку поділ відбувається на дві великі групи:
1. Некомерційні. До них відносять:
- Інформаційний лист.
- Вітальне.
- Запрошення.
- Супровідний.
- Гарантійний лист.
- Лист-подяка.
- Лист-рекомендацію і т. Д.
Даний вид листування застосовується у випадках існуючих договірних зобов`язань і містить інформацію організаційного характеру або доповнень і побажань до існуючих документів.
2. Комерційні листи поділяються на:
- Пропозиція (оферта).
- Лист-нагадування.
- Лист-відповідь.
- Лист-запит і т. Д.
Комерційні листи містять пропозиції щодо укладення контрактів, також даний вид застосовується після підписання договорів для оперативної роботи і в якості додаткових угод.
Лист - гарантія платежу
Гарантійний лист служить для адресата документальним підтвердженням дій, намірів, які зачіпають інтереси обох сторін. Найчастіше воно надається організації-постачальнику і підтверджує факт внесення грошових коштів на його розрахунковий рахунок за поставку продукції, видів робіт, послуг. Гарантійний лист про оплату може застосовуватися в разі виникнення непередбачених, форс-мажорних обставин як в рамках договору, так і в непередбачених ім. Покупець може затримувати оплату в результаті тимчасової нестачі обігових коштів, при отриманні додаткової кількості товарів, що поставляються, при повернень і замінах отриманих товарів і т. Д. У будь-якому випадку гарантійний лист містить зобов`язання, які не завжди є обґрунтованими з юридичної точки зору.
Види листів, що містять гарантійні зобов`язання
Організація може надавати гарантійний лист не тільки контрагентам (юридичним особам), а й громадянам (фізичним особам) в залежності від зобов`язань, прописаних в ньому. При цьому слово «гарантія» може не згадуватися в тексті листа, важливо, щоб воно містило підтвердження намірів організації, його видає. Існують наступні види гарантійного ділового листа.
Лист про надання юридичної адреси
Даний документ призначений для реєстрації юридичної особи, яка не має на момент оформлення власного приміщення, відповідно адреси, а орендує площі. Власник, який здає в оренду майно, оформляє документ за запитом орендаря. Відсутність даного документа не є приводом для відмови в реєстрації, оскільки орендодавці влаштуватися дуже складно його дають.
лист поставки
Містить підтвердження зобов`язань постачальника щодо термінів, кількості, якості товарів, що продаються або надаються підрядних послуг, виконуваних робіт. Воно може видаватися за наявності чинного договору поставки або в якості початку партнерських відносин між організаціями.
Гарантійний лист на оплату - найбільш затребуваний документ. Юридичної сили воно не має, але при його отриманні термін списання боргу відкладає. Після закінчення 3 років дебіторська і кредиторська заборгованості списуються підприємством на власні збитки або прибуток. При отриманні від контрагента гарантійного листа на оплату боргу або відповідно відправки такого документа постачальнику термін заборгованості збільшується на 3 роки, протягом яких вона може бути погашена.
Вимоги до ділових листів
Будь-які повідомлення, відправлене на адресу контрагента, оформляється за стандартами ділової переписки. Перш за все, в ньому не повинно міститися зайвої інформації, тільки основна тема, яка коротко і доступно викладено в змісті. Вітається лаконічність фраз і здоровий формалізм. Всі пропозиції повинні бути простими і зрозумілими без великої кількості доповнень, причетних і дієприкметникових оборотів. Тон гарантійного листа носить офіційний характер, згідно з ним вживається звернення до посадових осіб підприємства. Зобов`язання формулюються однозначно, як уточнення може бути прописана поетапність процедура (наприклад, гасіння заборгованості кількома платежами).
Обов`язкові реквізити листа
Більшість великих компаній використовує для ділового листування фірмовий бланк компанії, іноді з логотипом і на спеціальному папері. У разі оформлення гарантійного листа без його застосування необхідно врахувати, що, крім інформаційного тексту, лист повинен містити такі обов`язкові реквізити:
- Найменування компанії, що видала лист, її юридичний (фактичний) адреса, телефони для зв`язку, реєстраційні коди, отримані при постановці на облік у податковій інспекції та реєстраційній палаті. ІПН підприємства, номер його розрахункового рахунку, найменування банку, в якому він відкритий, і кореспондентський код банку. Даний набір реквізитів стандартно міститься в шапці будь-якого вихідного документа організації і на фірмовому бланку.
- Номер документа (порядковий) і дата його реєстрації в якості вихідного.
- Адресат, назва компанії-партнера або прізвище, ім`я та по батькові фізичної особи або посадової особи підприємства-контрагента.
- Тема для гарантійного листа не вказується, хоча загальноприйнятої форми бланка не існує.
- Зміст листа має відображати його суть і підтверджувати зобов`язання, взяті підприємством. При складанні гарантійного листа на оплату в тексті обов`язково є посилання на номер і дату товарно-транспортних документів або договору, на підставі якого здійснена поставка. Якщо договірні відносини не укладені, то посилатися необхідно на листи, додаткові угоди постачальника і підрядника. Найчастіше дана частина листа починається з фрази «Гарантуємо, що ...» або «Підтверджуємо ...» та ін.
- Обов`язковою умовою при складанні гарантійного листа є порядок його підписання. Керівник, особа, уповноважена наказом керівника, обов`язково підписують даний документ. При гарантії оплати в деяких випадках підпис ставить головний бухгалтер організації або фінансовий директор. У великих компаніях практикується підписання даної кореспонденції керівником підрозділу, який курирує питання, тільки після цього листа потрапляє на розгляд директора.
- Завіряється гарантійний лист гербовою печаткою підприємства, відбиток повинен бути читабельним.
При складанні гарантійного листа фізичною особою зазначаються його паспортні дані та прописка. Часто такого роду документ додатково засвідчується нотаріусом.
