Щоб досягти успіху в якій-небудь справі, потрібно, по-перше, намітити собі чіткий план дій, а по-друге, неухильно дотримуватися його. Однак нерідко трапляється так, що, склавши список справ, людина починає нескінченно відкладати їх, відволікаючись на щось несуттєве або ж просто лінуючись взятися за роботу. Часто люди роблять помилку, неправильно вибираючи пріоритети і черговість реалізації завдань.
В результаті неправильного і неефективного планування справи накопичуються, а їх термінове виконання згодом віднімає величезну кількість часу і сил. Таким чином, кілька днів можуть бути легко викреслені з життя і заповнені лише стомлюючої авральною діяльністю. Стрес і поганий настрій - ось що отримує людина в результаті нескінченних зволікань, винуватцем яких стає сам. А далі він починає ще більше боятися цієї рутини і потрапляє в замкнуте коло.
На допомогу в такій ситуації може прийти матриця Ейзенхауера, або, як її часто називають, матриця пріоритетів Ейзенхауера. Це один з найбільш простих і ефективних способів організації робочого часу, який заснований всього лише на двох параметрах - важливості і терміновості.
Цей спосіб розподілу справ названий на честь 34-го президента США Дуайта Ейзенхауера. Він, без сумніву, був дуже зайнятою людиною, і саме тому розробив унікальний метод розподілу часу і черговості виконання справ.
Що таке матриця Ейзенхауера
Головна ідея полягає в тому, щоб швидко і ефективно розподілити справи за ступенем важливості і терміновості. Оцінюючи їх за цими двома параметрами, можна виділити пріоритетні і відсіяти абсолютно не важливі.
Матриця справ Ейзенхауера була розбита на 4 групи:
- Термінові і важливі.
- Чи не термінові, але важливі.
- Чи не важливі, але термінові.
- Чи не важливі і не термінові.
На думку американського президента, всі без винятку завдання можуть бути розділені за цими чотирма категоріями, важливо лише зуміти критично оцінити їх значимість для подальшого майбутнього людини.
Тепер розглянемо кожну категорію докладніше.
Важливі і термінові справи
Ейзенхауер називав їх «питаннями життя і смерті». Справи, які обов`язково потрібно виконати протягом доби, здатні істотно вплинути на ваше подальше життя і кар`єру.
Приклади: дозвіл криз або раптово виниклих проблем, невідкладні завдання, проекти з близькими строками здачі.
Якщо в цей розділ потрапило дуже багато справ, значить, ви недостатньо добре керуєте своїм часом і неправильно розподіляєте сили. В ідеалі цей квадрат повинен бути порожній.
Якщо безліч важливих справ одночасно вимагає якнайшвидшого розгляду, значить, ви живете від авралу до авралу, і вам просто необхідна матриця Ейзенхауера як наочний приклад правильного розподілу сил і часу. Звичка відкладати роботу до останнього свідчить про низький рівень самодисципліни і згодом може привести до великих проблем у кар`єрі. До того ж перебування у вічному стресі від уже того, що сталося або тільки насувається авралу згубно позначається на вашому здоров`ї.
Важливі, але не термінові
Це ваш потенціал. Справи, які мають великий вплив на майбутнє, але не потребують аврального рішення. Ейзенхауер був упевнений, що саме ця категорія повинна бути найважливішою з чотирьох. Віднесення певної задачі до даного пункту і планомірне її виконання забезпечить достатню кількість часу для вдумливого і якісного виконання.
Можливість виділити зі списку справ ті, які повинні знаходитися в цій категорії, - одна з найголовніших завдань, яке виконує матриця Ейзенхауера. Приклад таких справ - оцінка отриманих результатів, розробка нових проектів, визначення перспектив розвитку, налагодження відносин.
Дуже часто люди відкладають саме подібні справи, але робити цього ніяк не можна, так як саме вони - запорука життєвого успіху. Для того щоб уникнути спокуси, дуже корисно призначати терміни їх виконання.
Чи не важливі, але термінові справи
Справи, які забирають багато часу, але, по суті, не мають ніякого значення для подальшого розвитку. У цю категорію президент поміщав завдання, які відволікають увагу і заважають ефективній діяльності.
Прикладом можуть служити не надто важливі телефонні дзвінки по роботі, щоденні наради, розгляд невідкладних матеріалів, ділові зустрічі.
У більшості людей на подібні справи йде левова частка часу. Вирішувати їх потрібно негайно. Це дозволить звільнити достатню кількість часу для виконання більш серйозних завдань.
Чи не термінові і не важливі справи
Не мають ніякої важливості для майбутнього. Це справи, які відволікають від основної роботи. Вони, як правило, дуже приємні, але абсолютно даремні. Сам Ейзенхауер називав їх «пожирачами часу» і вважав згубними для ефективного робочого процесу.
Приклади: особисті телефонні дзвінки і листи, соцмережі, комп`ютерні ігри, нескінченні перекуси і перерви на чай.
Ці справи можна сміливо викреслити зі списку, і займатися ними лише тоді, коли у вас дійсно є вільний час.
Як працювати з матрицею
Ось кілька нескладних правил, які допоможуть на власному досвіді оцінити, наскільки ефективна матриця Ейзенхауера. Принцип роботи методу надзвичайно простий.
Для наочності візьміть аркуш паперу і напишіть список всіх справ, які вам належить зробити за якийсь певний проміжок часу - день, тиждень або місяць. Уважно оцініть їх за ступенем важливості і терміновості.
Інший лист паперу розділіть на чотири частини: в першому квадраті будуть важливі і термінові справи, у другому - важливі, але не термінові, і так далі. Запишіть всі завдання в цей лист, розподіливши їх по квадратах. Те, що ви бачите перед собою, - власна матриця Ейзенхауера.
Нескладно зрозуміти, що свого часу потрібно розподіляти в основному між важливими справами, тобто між першими двома квадратами. Ті завдання, які потрапили в третій і четвертий квадрати, можуть бути виконані після виконання більш важливих.
При вирішенні якоїсь проблеми дуже важливо не відволікатися від справи на перекушування, перекури і перевірку пошти. Закінчите завдання, а потім можете винагородити себе чим-небудь приємним.
Матриця Ейзенхауера підходить і для довгострокового планування. Для цього також важливо намітити головне завдання і розписати по квадратах всі справи, які будуть сприяти її досягненню.
Незважаючи на те що методу вже більше півстоліття, він не втратив своєї ефективності. Матриця Ейзенхауера успішно застосовується багатьма успішними людьми. Вона є однією з основоположних методик сучасного тайм-менеджменту. Простий, як і все геніальне, метод дозволяє по-новому поглянути на власну діяльність, щоб зрозуміти, куди йде дорогоцінний робочий час.
