У багатьох фірмах виникають ситуації, коли необхідно переконатися в якості роботи кадрової служби і в тому, що всі їх завдання виконуються правильно. Допоможе в цьому аудиторська перевірка. Кадровий аудит - це те, без чого не обходиться жодна організація. Ця процедура допомагає уникнути численних проблем і оптимізувати роботу кадрів на підприємстві.
Поняття кадрового аудиту
Кадровий аудит - це оцінка організаційної структури компанії і її системи управління персоналом. Вона є незалежною і проводиться комплексно, що має найбільший позитивний ефект для фірми.
Якщо розглядати це поняття докладніше, то під ним маються на увазі перевірка і аналіз всієї документації, пов`язаної з кадрами і не тільки. Перевіряється відповідність нормам законодавства РФ (трудовому, податковому та інших кодексів і законів) і до останніх змін в ньому. Також порушується і сама робота кадрів, що перевіряється шляхом аналізу економічних показників.
Неможливо не погодитися з масштабністю і користю для всіх сторін цього виду аудиту.
Ситуації, коли перевірка необхідна
Проведення кадрового аудиту потрібно виконувати в наступних випадках.
- При зміні співробітника, що відповідає за ведення кадрової документації. Це дозволить виявити і усунути помилки і полегшить вступ на посаду нового працівника.
- При змінах в законодавстві - всі документи повинні відповідати чинним нормам, і необхідні доповнення і зміни потрібно вносити відразу.
- При зміні керівництва компанії. Вступаючи на посаду, новий начальник повинен бути впевнений в тому, що немає ніяких порушень, і робота може продовжуватися в тому ж темпі, в якому і йшла.
- Перед різними перевірками з боку. Це додасть впевненості не тільки підрозділу, але і всієї фірмі в тому, що дотримується закон по відношенню до працівників.
- При бажанні перевірити чи поліпшити роботу кадрової служби. Виявлені проблеми говорять про слабкі сторони відділу кадрів і показують напрямок для його вдосконалення.
Але, безумовно, краще цю процедуру зробити постійною (наприклад, раз в квартал або півріччя). Це буде займати не так багато часу і сил на її проведення і принесе організації набагато більше користі, ніж разова перевірка.
Ким виконується кадровий аудит в організації?
Хто уповноважений здійснювати дану процедуру? Цю місію може виконати кадрова служба компанії або сторонні фахівці з фірм, що надають подібні послуги.
Обидва варіанти прийнятні для будь-яких організацій. При проведенні перевірки власними силами необхідно створити комісію. У неї повинні входити кваліфіковані фахівці, які мають знання та досвід, що стосуються законодавства, діловодства і роботи з документами. Це дозволить виявити нестиковки, порушення і невідповідності або їх відсутність.
Запрошення аудиторів з боку
Якщо керівництво сумнівається в компетенції своїх менеджерів з кадрів, то краще скористатися другим варіантом. Це дасть незалежний погляд і оцінку на роботу відділу кадрів з різних сторін і допоможе її вдосконалити.
Також не варто забувати і про те, що з боку завжди видніше навіть найдрібніші недоліки. Співробітник, який постійно займається однією і тією ж роботою, може просто не помічати, що припускається помилок, а запрошені аудитори їх з легкістю побачать.
Ще одним плюсом другого варіанту є і те, що у цих людей вже напрацьований досвід, і процедура займе найменшу кількість часу при високій якості виконання. І знання таких співробітників щодо заповнення документів, оформлення договорів і законів на високому рівні.
Не варто звертати особливу увагу при виборі такої компанії на рекламу. Краще дізнатися репутацію за відгуками інших компаній, які користувалися послугами сторонніх аудиторів. Це дозволить уникнути неякісної перевірки і співпраці з недобросовісним аудиторами.
методи аудиту
Які є способи здійснення даної процедури? Аудит кадрового діловодства може проводитися із застосуванням таких методів, як:
- Організаційно-аналітичні - проводиться перевірка звітів, документів і трудових показників. Виявлення і своєчасне виправлення помилок в цьому блоці дозволяють уникнути відповідальності (від сплати штрафів до кримінального покарання).
- Соціально-психологічні - різні види опитувань і бесіди з персоналом. Їх результатом є отримання уявлень про бажання співробітника працювати в організації, про способи мотивації, про адаптацію і відносинах в колективі. Цей метод дозволяє знайти більш прості і результативні шляхи збільшення працездатності персоналу.
- Економічні методи - порівняння різних показників із загальноприйнятими і внутрішньогалузевими нормативами. Допомагають виявити, наскільки результативним працю працівників компанії.
Перераховані методи аудиту ефективні як при комплексному використанні, так і при самостійному. Кожен з них несе велику користь для фірми, виявляючи проблемні місця і допомагаючи визначити методи вирішення труднощів. Разом вони охоплюють всі області, які впливають на продуктивність праці і прибуток компанії.
Проведення і результат
Кадровий аудит охоплює дуже великий обсяг документів і інформації. Перевіряється все, що пов`язано з персоналом: трудові договори, книжки, умови роботи, оплата праці, відпочинок, переклади та інше. І це забирає багато часу і сил у комісії, призначеної керівництвом (або сторонніх аудиторів). Тому можна кадровий аудит проводити двома способами.
- Вибірковий - займає менше часу і спрямований на пошук невідповідностей в проблемних і слабких місцях кадрової служби.
- Повний - перевіряється весь обсяг протягом тривалого часу. За його підсумками усуваються всі можливі помилки, і дається повний комплекс рекомендацій щодо поліпшення роботи з кадрами.
Знайдені невідповідності і порушення зазвичай розписані за пунктами. При цьому дається опис того, як внести необхідні виправлення, і терміни, в які кадрова служба повинна це зробити.
Звітність по аудиту
Для цього спеціально розробляється форма звітності з перевірки. Вона може містити інформацію як по кожному співробітнику, так і по відділах або перевіряється документам. Чим точніше ця форма, тим швидше і легше в подальшому усунути знайдені помилки.
Виправлення недоліків також слід приділити особливу увагу. Після закінчення термінів, даних на усунення помилок, необхідно перевірити, чи було це виконано, і наскільки правильно. Це дозволить переконатися в тому, що розпорядження виконуються за планом, і співробітники розуміють, у чому допущені помилки. Це, в свою чергу, дозволить уникнути їх надалі.
Користь для фірми
Аудит кадрової політики дає величезний позитивний ефект компанії. Саме після його проведення можна бути впевненим в тому, що вся документація оформлена відповідно до останніх змін, прийнятими в законодавстві.
Це підвищує довіру працівників до керівництва. Вони можуть бути спокійні за те, що вони захищені законом і можуть не побоюватися будь-яких перевірок. Те саме можна сказати і до фірми.
Також аудит кадрової документації дає гарантію того, що при виникненні спірних ситуацій і вирішенні їх у судовому порядку у компанії не виникне додаткових проблем і штрафів за порушення при оформленні. Це не тільки економить гроші власника, а й підтримує його репутацію як відповідального роботодавця.
