Останнім часом багато людей почали шукати відповіді на запитання про те, як відновити трудову книжку або ж зробити попередньо її дублікат у разі такої необхідності. Насправді ця інформація є важливою для будь-якої людини, який офіційно працює в певній компанії і накопичує власний робочий стаж, так як ситуації трапляються різні, і краще за все завжди бути до них підготовленим.
Коли оформляється дублікат?
Варто зазначити, що виготовлення дублікатів здійснюється тільки в певних випадках, так як відновити трудову книжку працівникові - це одне, а видати її дублікат просто так - абсолютно інша справа для керівника. Таким чином, в переважній більшості випадків дублікати оформляються в наступних випадках:
- втрата діючої трудової книжки;
- книжка внаслідок тих чи інших причин прийшла в непридатність;
- в трудову книжку було внесено запис про те, що співробітник переводиться або ж є звільненим, але при цьому дана запис згодом була визнана недійсною.
Варто відзначити той факт, що в останньому випадку співробітникові в обов`язковому порядку видається дублікат, в який повністю переносяться всі записи, які включала в себе його первісна трудова книжка, за винятком визнаної недійсною, так як відновити трудову книжку в даному випадку потрібно без даної вказівки.
Оформлення за останнім місцем роботи
Оформлення дубліката трудової книжки в обов`язковому порядку здійснюється за останнім місцем роботи незалежно від того, наскільки давно був звільнений даний співробітник.
У разі необхідності завжди можна звернутися до останнього роботодавцю, для того щоб він оформив вам дублікат. Це можна зробити, навіть якщо ви працювали в його компанії вже кілька років тому, так як відновити трудову книжку він вам зобов`язаний. Дублікат за останнім місцем роботи видається незалежно від давності звільнення, так як виконання цієї обов`язки роботодавця жодним чином не обмежується термінами у відповідному законодавстві.
Ксерокопія з загубленою книжки, яка самостійно виготовлялася працівником, але при цьому не було завірено відповідно до встановленого порядку, не може бути підставою для того, щоб оформляти дублікат.
Що служить підставою?
Є кілька документів, які підтверджують те, що сталася втрата трудової книжки. Як відновити її, буде залежати вже від причини втрати і особливостей даної події.
Список документів є наступним:
- письмову заяву співробітника;
- документи, відповідно до яких підтверджується період трудової діяльності даного співробітника у конкретно цього роботодавця, а також у інших роботодавців. Серед таких документів варто виділити довідку з колишніх місць роботи, спеціалізовані довідки з архівних установ, які підтверджують наявність трудового стажу працівника в разі ліквідації організації, де він раніше працював, а також всілякі трудові договори, які укладалися з попередніми роботодавцями.
важлива особливість
Відповідно до чинних правил зберігання та ведення трудової книжки, то особа, що втратило даний документ, в обов`язковому порядку повинно надати письмове повідомлення про дану подію роботодавцю за місцем останньої роботи. Після цього роботодавець в обов`язковому порядку повинен надати співробітникові дублікат. Це може відбуватися протягом 15 днів, після того як було подано заяву.
Варто відзначити той факт, що в даному випадку жодним чином не враховується дата того, коли сталася втрата трудової книжки. Як відновити, ми розібрали, тепер можна розглянути ряд особливостей чинного законодавства.
Новий роботодавець не повинен займатися відновленням трудової книжки
У тому випадку, якщо після звільнення співробітник втратив власну трудову книжку, або ж після певної ситуації вона прийшла в непридатність, йому потрібно буде звернутися за отриманням дубліката саме до роботодавця на останнє місце своєї роботи. При цьому якщо він влаштувався на нове місце роботи, то у роботодавця немає ніяких підстав для того, щоб займатися питаннями відновлення даного документа.
Як підтверджувати власний стаж в організації, якщо вона була ліквідована?
У тому випадку, якщо ви намагаєтеся розібратися в тому, як відновити втрачену трудову книжку, але при цьому компанія, в якій ви раніше працювали, була ліквідована, цілком природно, що виникають певні проблеми з тим, щоб повноцінно відновити власний стаж роботи і, власне , факт того, що ви були співробітником даної організації. Щоб отримати відповідні документи, вам слід направити індивідуальний запит в спеціалізоване архівної установи, яке зберігає у себе всю документацію даної організації, включаючи також документи кадрового відділу.
Що робити, якщо і архів не допоміг?
Якщо відповідні відомості залишилися, вам уповноваженими органами видається відповідна довідка, але якщо ж потрібні дані відсутні в архіві, потрібно буде вже звертатися до суду із заявою про те, щоб вам встановили факт роботи в конкретній компанії, який буде мати юридичне значення. Щоб підтвердити свої слова, в даному випадку вам потрібно буде мати як мінімум двох свідків, які зможуть письмово підтвердити факт роботи, а також надати якусь документацію, яка могла б бути хоча б непрямим доказом того, що раніше ви були співробітником цієї організації, так як відновити втрачену трудову книжку в іншому випадку у вас не вийде.
Що потрібно враховувати?
Перед тим як складати звернення в архів або ж суд, вам слід розібратися в тому, чи дійсно дана компанія була повністю ліквідована в прямому сенсі, а не просто перестала існувати через злиття, приєднання, поділу та інших процедур. У тому випадку, якщо причиною зникнення компанії є реорганізація, вам доведеться вирішувати всі відповідні питання безпосередньо з правонаступником цієї юридичної особи, якщо у вас була втрачена трудова книжка. Як відновити в такому випадку? Точно так же, як і при подачі запиту на надання дубліката свого попереднього роботодавця.
Якщо суду ви не зможете довести факт того, що ви працювали в певній організації, значить даний період роботи ви повністю втратите з власного стажу. Однак варто відзначити той факт, що ці фактори були важливими лише до 2002 року, так як на даний момент вже нараховується не трудова, а спеціалізована страхова пенсія, для накопичення якої роботодавець робить відрахування безпосередньо в пенсійний фонд. В даному випадку досить важливим моментом є те, що деякі роботодавці можуть не відраховувати страхові внески, і це вже буде серйозною проблемою, якщо вами була втрачена трудова книжка. Як відновити стаж в даному випадку? Швидше за все, ніяк, але найкраще проконсультуватися з кваліфікованим юристом.
Чи може відновлювати трудову новий роботодавець?
Навіть якщо людина ще не встиг розібратися з тим, як відновити втрачену трудову книжку, це не може бути підставою для того, щоб йому відмовили в прийомі на роботу, і при подачі відповідної заяви за новим місцем роботи вам можуть оформити іншу книжку. Таким чином, новий роботодавець зможе внести повний перелік записів про вашу попередню роботу, грунтуючись на наданих вами довідках, трудових договорах та іншої документації.
Переважна більшість сучасних юристів вкрай рекомендує періодично робити додаткову копію трудової книжки, яка в обов`язковому порядку повинна завірятися спеціалізованої печаткою роботодавця. Використовуючи дану копію, згодом можна буде вносити відповідні записи в дублікат.
Таким чином, новий роботодавець має право оформлення трудової книжки тій людині, яка втратила її, але при цьому не встиг розібратися з тим, як відновити втрачену трудову книжку, до того як був зарахований на нове місце роботи. При цьому варто відзначити, що в даному випадку надається тільки нова трудова книжка, а не дублікат тієї, яка була втрачена. Крім усього іншого, роботодавець може надавати допомогу співробітнику у відновленні всіх необхідних документів, які могли б підтвердити його стаж. Зокрема, він може направляти відповідні запити в компетентні органи.
Як відбувається оформлення в цьому випадку?
В процесі оформлення нової книжки передбачається можливість використання того порядку, який уставновлен для оформлення дублікатів. У трудову книжку вноситься повний перелік відомостей про безперервному або ж загальному стажі роботи співробітника, до того як він вступив до цього роботодавцю. Це дані, які повинні підтверджуватися відповідною документацією. Загальний стаж роботи сумарно записується, тобто вказується в загальному кількість місяців, днів і років роботи, не уточнюючи при цьому роботодавця і період роботи в безпосередній посади цього співробітника.
Варто відзначити той факт, що, в принципі, сумарна запис про періоди роботи, яка вноситься в трудову книжку, грунтуючись на різної документації, не є безпосереднім підтвердженням страхового стажу для подальшого оформлення пенсії в тому випадку, якщо в книжці відсутні конкретні записи про те, в який час, в якій компанії і на якій посаді працював даний співробітник до того, як почав працювати в компанії, яка надала йому трудову книжку. У даній ситуації в пенсійний орган повинні бути надані всі документи, які могли б підтвердити період роботи у певних роботодавців. Це необхідно зробити, якщо ви шукаєте спосіб, як правильно відновити трудову книжку.
Що робити, якщо в наданих документах не вистачає відомостей?
Трапляються такі ситуації з боку роботодавців, коли співробітник надає певний перелік документів, але при цьому не вистачає відомостей щодо його стажу роботи. У такій ситуації в дублікат повинні вноситися виключно наявні відомості. Стаж роботи згодом можна буде підтвердити шляхом надання виписок з особових справ, карток, наказів, відомостей на виплату заробітної плати та ще цілу низку інших документів.
Як ще можна підтвердити стаж для пенсії?
Варто відзначити той факт, що навіть якщо людина розібрався з тим, як можна відновити трудову книжку, згодом дублікат буде включати в себе не всі місця його роботи, але при цьому дана книжка є основним документом, що є підтвердженням трудового стажу.
Якщо співробітнику оформляється дублікат цього документа, в нього можуть вноситися далеко не всі відомості щодо того, де він працював і протягом якого терміну. Наприклад, якщо на момент оформлення такого дубліката співробітником не було надано певна документація, подібні дані не проставляються.
При цьому, розбираючись в тому, як роботодавцю відновити трудову книжку свого співробітника, не варто забувати про те, що внесення будь-яких записів про попередні місця роботи заднім числом заборонено відповідно до чинного законодавства, внаслідок чого досить часто відбувається така ситуація, коли дублікат трудової книжки включає в себе неповний перелік відомостей.
Оформлення дубліката при наявності помилок
Якщо в існуючій трудової присутня досить велика кількість помилок, вам теж слід розібратися з тим, як відновити трудову книжку (Україна або Росія - не має значення). Наприклад, в компанію збирається влаштовуватися певний співробітник, але при цьому його трудова книжка містить в собі величезну кількість різних порушень. У такій ситуації не обов`язково кадровик повинен використовувати зібрані довідки, для того щоб оформляти співробітнику дублікат. В обов`язковому порядку ця процедура проводиться тільки в разі втрати або непридатності документа, а також в тих ситуаціях, коли внесені записи про переведення або звільнення є недійсними.
Якщо ж трудова включає в себе будь-які інші грубі порушення, роботодавець не повинен розбиратися з тим, як відновити трудову книжку пенсіонеру або кому-небудь ще.
