Прибутковий касовий ордер: порядок заповнення

Де застосовується ПКО

Незалежно від організаційно-правової форми, кожне підприємство зобов`язане вести бухгалтерський і податковий облік. Від розпоряджень керівництва і обраної системи (ССО, ЕНВД, КСНО) залежить повнота його ведення. У будь-якому випадку підставою для внесення бухгалтерської інформації в звітність є задокументовані господарські операції. Прибутковий касовий ордер є первинним бухгалтерським документом, що відображає рух грошових коштів в касі підприємства. Всі організації, які здійснюють операції з готівкою, зобов`язані фіксувати переміщення коштів по рахунку 50 «Каса». Для надходження конкретних сум застосовують прибуткові касові ордери, для видаткових операцій - видаткові. Паралельно для обліку готівки встановлюється ККМ. Дані обліку по активному балансовому рахунку 50 і журналу реєстрації касових чеків повинні бути порівняні на кінець кожного робочого дня.

бланк ПКО

Прибутковий касовий ордер заповнюється в суворій відповідності з формою, затвердженою Держкомстатом РФ 18 серпня 1998 року, постановою № 88. Уніфікована форма КО-1 використовується для автоматизованої системи обліку та заповнення вручну. Єдиний бланк ПКО складається з двох частин, що містять однозначне підтвердження факту внесення готівкових коштів. Відривний частиною є квитанція, яка оформляється для підтвердження внесення певної суми фізичною особою. Інформація, що міститься в ній, підтверджується підписами головного бухгалтера і касира, який прийняв кошти. Обов`язковою умовою достовірності документа є друк на прибутковому касовому ордері: велика частина відбитка розташовується на квитанції, але обов`язково невеликий фрагмент повинен відбитися на ПКО. Основна частина ордера залишається в організації, завіряється підписами касира, керівника (у разі відсутності бухгалтерії), головного бухгалтера або працівника, який має право підпису на підставі наказу. ПКО є документом, в якому не допускаються виправлення, тому його заповнення повинно повністю відповідати затвердженим стандартам і відображати достовірні дані.

Порядок заповнення ПКО

Заповнення ПКО варто приділити особливу увагу, адже касир несе матеріальну відповідальність за вміст каси і достовірність документів, які підписує. Так само ретельно прибутковий касовий ордер перевіряє головний бухгалтер підприємства, т. К. При некоректному заповненні кореспонденції рахунків контрагентів помилка має відображатися у всіх регістрах бухгалтерського, управлінського і податкового обліку. Заповнення ПКО відбувається поетапно, з першого рядка бланка за наступними етапами.

Покрокова інструкція заповнення ПКО

1. Найменування організації. У цьому рядку вказується правова форма підприємства і його найменування, яке повинно відповідати даним ЕГРЮЛ в повному або скороченому вигляді. Структурний підрозділ організації прописується в разі його наявності, інакше ставиться прочерк.
2. Порядковий номер документа заноситься відповідно до журналу реєстрації ПКО, який формується з початку календарного року.
3. У графу дата вписується число фактичного приходу коштів, формат запису стандартний для документів ДД. ММ. РРРР.
4. Осередки для вказівки кореспондуючих рахунків можуть бути заповнені не касиром, а бухгалтером, який виробляє подальше відображення цієї інформації по рахунках і регістрів бухгалтерського обліку. У рядку "Дебет" відбивається рахунок 50 "Каса", можливе використання валютної каси або аналітичного субрахунку, прописаного в облікову політику підприємства. Для заповнення рядка "Кредит" необхідно знати джерело надходження коштів.
5. Сума, отримана в касу, прописується цифрами із зазначенням копійок.
6. Наступна графа заповнюється у разі використання на підприємстві кодів призначення-якщо дана інформація не прописана в обліковій політиці, то ставиться прочерк.
7. Далі прописується, від кого прийнята зазначена сума. При внесенні коштів співробітником компанії записується його прізвище і ініціали- якщо суму вносить фізична особа, що представляє сторонню фірму, то необхідно вказувати повну назву організації контрагента, а дані фізичної особи та номер його дорученням можна вказати в додатку.
8. Підставою для вступу готівкових коштів може бути договір з контрагентом, розпорядження керівника організації, авансовий звіт і т. Д., В залежності від джерела надходження.
9. Сума прописом, копійки можна писати цифрами. При заповненні цього рядка вільний від тексту поле обов`язково маркується прочерком, для виключення можливості дописки.
10. При роботі підприємства з ПДВ його сума вказується в рядку «У тому числі» - якщо податок не сплачується або не включений в дану суму, ставиться прочерк або пишеться «Без ПДВ».
11. У додатку вказуються додаткові документи, наприклад, номер і дата довіреності на співробітника іншої організації, номер відвантажувального документа, який оплачує покупець, дата і номер наказу про відшкодування співробітником шкоди і т. Д. Квитанція ПКО повинна повністю дублювати інформацію, що міститься в ордері. Після заповнення вона відривається і передається особі, яка внесла грошові кошти, іноді можливо підтвердження надходження готівки за допомогою касового чека (якщо підприємство має ККП). Бланк прибутково-касового ордера в бухгалтерських програмах ідентичний друкарським бланків, так само аналогічний порядок їх заповнення.

Основні джерела надходження готівки в касу

• Розрахунковий рахунок підприємства.
• Часткова або повна оплата від покупців.
• Повернення підзвітною суми.
• Надходження коштів від інших дебіторів і кредиторів.
• Кошти, отримані від філій / підрозділів.
• Повернення виданої співробітнику позики.
• Сума, сплачену постачальникам.
• Погашення заборгованості, що виникла в результаті проведення інвентаризації і т. Д.

Хто має право підписувати прибутковий касовий ордер

Всі касові документи, в тому числі і ПКО, мають право підписувати, на підставі Положення-373 П, такі особи:

• головний бухгалтер;
• бухгалтер, який має право підпису на підставі наказу;
• касир;
• керівник підприємства.

Заповнювати бланк має право будь-який бухгалтер. Касир підписує документ після отримання зазначеної суми в касу організації і ретельної перевірки заповнення документа. При відсутності в штаті бухгалтера або його тимчасовій відсутності на робочому місці, оформити і підписати касовий ордер може керівник підприємства.

Рух ПКО по регістрах бухгалтерського обліку

ПКО після проведення знаходить відображення в касовій книзі, яка заповнюється касиром щодня. Для звірки всіх отриманих за день касових документів з фактичною наявністю в касі підприємства коштів касир і веде дану книгу. При оформленні чергового листа в нього вносяться дані про всі прибуткових касових ордерах і матеріалах. На початок кожного дня записується залишок по касі, який в кінці дня перераховується з урахуванням всіх надходжень і витрат. Контроль над своєчасним внесенням записів у касову книгу і достовірністю відображеної інформації здійснює головний бухгалтер або керівник підприємства, який підписує кожен аркуш касової книги.

ПКО в автоматизованому обліку

При застосуванні підприємством автоматизованої системи обліку, що в даний час є правилом, а не винятком, значно спрощується процес заповнення ПКО. Програми, за допомогою яких організації ведуть бухгалтерський, управлінський і податковий облік дозволяють в автоматичному режимі заповнювати більшу частину документації. Кожен заповнений в програмі документ проводиться (проходить по всім відповідним регістрів) і роздруковується. При використанні спеціалізованих програм значно знижується можливість некоректного заповнення не тільки касових, але і всіх бухгалтерських бланків.