У цій статті розглядаються різні системи управління базами даних (СКБД), як засоби локалізації і організації інформації. Деякі категорії являють собою електронні таблиці або списки в текстових процесорах. У міру накопичення інформації такі переліки розширюються, і в результаті можуть містити зайві або суперечливі відомості. У форматі списку зрозуміти такі дані важче, а можливості вилучення для перегляду або пошуку обмежені.
Інформаційні бази, як сховище об`єктів, створюються для спрощення обробки занесених відомостей. У них можуть міститися кілька таблиць. Системи управління базами даних Access дають можливість зберігати усією інформацію в одному файлі. Це можуть бути макроси, модулі, формули або якісь звіти.
можливості Access
У цій програмі користувачі можуть додавати нову інформацію, коригувати існуючу або видаляти її. Кожному доступні різні способи організації та перегляду даних. Сучасні можливості дозволяють користуватися внесеними відомостями за допомогою E-mail-повідомлень, звітів, Інтернету або внутрішньої мережі.
Структури найпростіших БД
Якщо в базі відсутня інформація, її називають порожній. Вона є повноцінною БД тому, що містить відомості про свою структуру. Це визначає способи занесення даних, а також їх зміни в базі.
Структура двовимірних таблиць, наприклад, утворена набором полів. Шляхом внесення рядків і стовпців може створюватися вже інша база даних. Таким чином, змінюється сама структура.
Програмні системи управління базами даних, а точніше їх поля, можуть визначати групові характеристики інформації, що вноситься в комірки, що відносяться до кожного з полів. Їх властивості можуть відрізнятися в такий спосіб: ім`я, розмір, тип і формат поля, підпис, маска введення, значення за замовчуванням, порожній рядок і багато іншого. типи даних діляться на числовий, грошовий, лічильник, текстовий, дата / час, логічний, місце для підставок, гіперпосилання і т. д.
модулі
Використання системи управління базами даних полегшується за допомогою макросів. Це об`єкти, які застосовуються для додавання додаткових функціональних можливостей. Макросом можна призначати деякі команди, які будуть активуватися при натисканні на створену кнопку. По суті, це послідовність дій, необхідна для виконання того чи іншого завдання. За допомогою макросів завжди є можливість автоматизувати безліч різних функцій, які потрібно виконувати вручну.
Звіти
Звіти системи управління базами даних необхідні для збору і надання відомостей, що знаходяться в таблицях. Найчастіше ця функція дає можливість отримати відповідь на який-небудь узагальнений питання, наприклад, яка сума була отримана від усіх клієнтів в цьому році, купили якийсь конкретний товар або зробили покупку в конкретному місці. Всі звіти можна форматувати декількома способами для можливості надання в самому зручному вигляді.
Ця функція може запускатися в будь-який час. Кожен раз будуть відображатися потрібні відомості. Найчастіше звіти форматируются спеціально для друку, але можуть бути оброблені і для зручності при екранному перегляді.
модулі
Модулі також можна використовувати для розширення функціональних можливостей. Ці функції є наборами описів процедур і операторів, що зберігаються в одному і тому ж програмному блоці. Для системи управління базами даних приклади модулів - це стандартні процедури узагальненого значення. Вони не мають зв`язку з тими чи іншими об`єктами. Стандартні модулі перераховуються у відповідній групі в області переходів. Ці функції пишуться на мовах програмування для додатків VBA.
запити
Це основний робочий інструмент для кожної системи управління базами даних. За допомогою запитів виконуються численні функції. Найбільш поширеною є можливість вилучення конкретних відомостей з таблиць. Запити дають можливість надати потрібні дані в окремій структурованій формі, щоб не переглядати всі, включаючи непотрібні відомості. Це своєрідний фільтр для кожної бази даних.
Запити працюють за принципом вибірки і зміни. В останніх передбачається можливість редагування наданої інформації. При внесенні змін потрібно розуміти, що вони будуть збережені в основній базі даних. Запит на вибірку дає можливість звичайного перегляду або копіювання інформації.
форми
Для кожної системи управління базами даних форми є одним з головних варіантів інтерфейсу. Вони використовуються для роботи з інформацією і містять команди для виконання конкретних дій. Кожній кнопці може бути присвоєна якась функція програмним шляхом. Прикладом такої форми може послужити посилання на інформацію про конкретний клієнта. Цю функцію можна продовжувати далі. В осередку покупця може бути створена форма для складання замовлення.
Такі функції дають можливість обумовлювати роботу інших користувачів з даними, що зберігаються в базі. Наприклад, легко обмежити кількість видимих полів і доступних операцій. Форми дають можливість захищати дані і забезпечувати правильність введення.
таблиці
Інформація розміщується в шпальтах і рядках. Електронні таблиці можна легко імпортувати в системи управління базами даних. Щоб уникати надмірності інформації, потрібно правильно її розподіляти. В одній таблиці, наприклад, необхідно розміщувати дані про всіх співробітників, в іншій - про продукцію, філіях і так далі. Це називається нормалізацією таблиці.
Кожен рядок являє собою запис - осередок для зберігання елемента інформації. Стовпці відповідають полях таблиці. Вони визначаються як конкретної різновиди інформації, що відноситься до конкретної записи.
висновок
Поняття системи управління базами даних описано в цій статті. Відповідне програмне забезпечення дає можливість зберігання, зручного перегляду, копіювання, редагування або передачі інформації. Найбільш відомою і функціональною програмою, призначеної для такої обробки відомостей, є Microsoft Access. Кожна база даних може змінюватися і налаштовуватися. Таким чином, забезпечується зручність при використанні. Головними складовими компонентами бази даних є таблиці, звіти, форми, модулі, макроси і запити.
