Безперервно зростаючий обсяг інформації, що надходить через всі ЗМІ кожної людини окремо і людству загалом, стає дедалі більше, і вона обов`язково потребує зберіганні і обробці. Тому освоєння коштів, що дозволяють систематизувати, нагромаджувати і раціонально використовувати всю інформацію, стає необхідністю в житті кожного. Саме для цього призначені різні СУБД - системи управління базами даних.
СУБД - терміни та визначення
База даних - це багатогранне поняття. У загальному випадку під базою даних (БД) мається на увазі сукупність відомостей, об`єднаних по якомусь ознакою. Наприклад, до БД можна віднести телефонний довідник або прайс-лист компанії.
Інформаційні бази даних мають і більш вузьке визначення. Під ними розуміють сховище відомостей, структурованих оптимальним для машинної обробки чином. Це найбільш поширене визначення, його краще і прийняти за основу.
Створення бази даних, обробка та пошук всієї необхідної інформації в ній здійснюється за допомогою системи управління базами даних (СКБД). СУБД - це набір певних програмних засобів, які надають можливість користувачеві швидко і ефективно взаємодіяти з БД.
Порівняння Access і Excel
Які ж переваги мають БД перед іншими сховищами інформації, наприклад, електронними таблицями, текстовими редакторами і так далі? Для порівняння найкраще підходять база даних Access і електронні таблиці Excel. Такий вибір обумовлений тим, що обидва додатки входять в один пакет і застосовуються для зберігання даних. Access - це, по суті, безкоштовна база даних, що йде бонусом до текстового редактора Word і таблиць Excel.
Отже, перша проблема Excel - це відсутність контролю правильності введеної інформації. У рядках таблиці іноді зустрічаються повторювані дані, і будь-яка помилка призведе до помилки при їх угрупованню. В Excel можна задавати правила введення певної інформації. Наприклад, якщо потрібно ввести ІНН з 12 цифр, то Excel не заб`є тривогу, якщо оператор введе зайвий знак.
В Access можна гнучко налаштувати обмеження на інформацію, що вводиться. Також в Access вона вводиться один раз. Якщо якісь дані можуть повторюватися, вони виносяться в окрему таблицю, яку потім можна пов`язати з іншими таблицями. Такий підхід різко знижує ймовірність помилок, пов`язаних з введенням інформації.
Кількість рядків в Excel не може перевищувати 65536, в Access ж кількість записів взагалі не обмежена. Існує тільки ліміт на загальний розмір файлу - не більше 2 Гб.
В Excel є вбудовані засоби по сортуванню, фільтрації інформації, створення зведених таблиць і діаграм, але вони тьмяніють перед можливостями мови структурованих запитів (SQL) - головного інструменту для вибірки і сортування даних в будь-який СУБД.
Очевидно, база даних - це більш відповідне місце для зберігання інформації, ніж таблиці Excel. Оптимальним рішенням буде створення бази даних для зберігання інформації, а аналіз і обчислення слід проводити в електронних таблицях - обидва цих програм можна вільно обмінюватися всієї введеної інформацією.
Класифікація баз даних
Бази даних можна розділити по 4 ознаками:
1. Застосовуваний мову програмування. Відкриті бази спираються на один з універсальних мов. У замкнутих базах використовуються власну мову програмування.
2. Функції,. Інформаційні бази даних призначені для зберігання і доступу до інформації. Операційні дозволяють проводити складні обробки інформації.
3. Сфера застосування. Розрізняють універсальні БД і спеціалізовані, призначені для вирішення конкретних завдань.
4. За «потужності» все БД діляться на корпоративні та настільні. Другі мають низьку вартість, розраховані на єдиний користувач, мають низькі вимоги до технічних засобів.
Корпоративні БД призначені для роботи в розподіленому середовищі, підтримують одночасну роботу багатьох користувачів, пропонують широкі можливості з проектування та адміністрування бази.
5. За орієнтації на цільову аудиторію. Існують системи, заточені на розробників і кінцевих користувачів. У першому випадку СУБД повинна мати широкі повноваження налагодження проектованої бази даних, мати можливість створювати не прив`язане до СУБД додаток, в неї повинні входити кошти зі створення складних і ефективних кінцевих продуктів.
БД для кінцевих користувачів повинні бути прості, інтуїтивно зрозумілі, повинні мати програмну захист від ненавмисного псування даних з боку користувача.
Моделі баз даних
Існує 3 способи зберігання інформації в базах даних:
1. Ієрархічна модель може бути представлена у вигляді дерева. На першому рівні розташований один об`єкт. Нижче розташовуються підлеглі йому об`єкти 2-го рівня. Кожен об`єкт може мати кілька підлеглих йому нижчого рівня, але завжди пов`язаний тільки з одним об`єктом рівня вище. Прикладом ієрархічної моделі служить операційна система Windows.
2. Мережева модель є розширенням ієрархічної. У ній зібрано обмеження на кількість зв`язків об`єкта нижчого рівня з об`єктом рівня вище. Прикладом такої моделі є мережа Інтернет, яка є глобальною розподілену базу даних.
3. Реляційна (таблична) модель - найпоширеніший спосіб зберігання даних. Всі дані зібрані в таблиці, між якими можна встановити зв`язки. На цьому виді ми зупинимося докладніше.
Реляційна модель баз даних
Більшість сучасних СУБД використовують реляційну модель побудови бази даних. 
Для таких баз характерні наступні особливості:
1. Всі таблиці мають однакову структуру.
2. У кожній таблиці є ключове поле, значення якого не можуть повторюватися.
3. Зв`язок таблиць відбувається через ключові поля, коли ключове поле однієї з них приводиться у відповідність з ключовими полями інших таблиць.
Сфера застосування баз даних
Глобалізація економіки, розвиток комп`ютерної техніки та поширення інтернету створили передумови для впровадження комп`ютеризованих систем обліку. У житті ми на кожному кроці стикаємося з необхідністю і випадками, коли використовується база даних. Приклад можна знайти і в бібліотеці, де паперові картотека вже замінена на електронний каталог, і в супермаркеті, де давно вже застосовується автоматизація торгівлі. Бухгалтерський і управлінський облік, торгівля і склад - все це теж не обходиться без застосування бази даних.
Навіть звичайним людям вони можуть стати в нагоді. Для них база даних - це набір карток слів для навчання іноземної мови, електронний щоденник, збори кулінарних рецептів і так далі.
Access - сама поширена БД
Для цих цілей не потрібні складні СУБД, заточені на корпоративних клієнтів. Зазвичай достатньо настільного додатки на одного користувача. І найкраще з цим завданням впорається база даних Access. Вона входить до складу пакета MS Office. Access орієнтована на кінцевого користувача і має зручний інтерфейс. Є величезна кількість літератури, в якій розглядається база даних. Приклад навчальної бази даних входить також і до складу Access.
Короткий огляд Access
Розглянемо основні її можливості - більшість з них характерні і для інших БД. Наведемо список елементів, з яких складається будь-яка база даних: таблиця, звіт, запит, форма.
Особливістю Access є те, що всі вони зберігаються в одному файлі. В Access існує поняття типу даних. Тобто в стовпець, якому присвоєно числовий тип, можна ввести текст, і навпаки. Такий поділ інформації за типами дає багаті можливості по сортуванню, вибірці, контролю над вводяться значеннями.
Сам введення відбувається не в таблиці, а через інтерфейс, налаштований програмістом. Таким чином можна забезпечити збереження інформації в таблиці - користувач просто не матиме до неї доступу. Крім того, сам введення даних буде комфортним і зручним.
За вибірку даних з таблиць відповідає спеціальна мова - SQL. Він приблизно однаковий для різних СУБД, хоча окремі команди в них можуть різнитися. В Access вибірка здійснюється за допомогою запитів. Запити носять динамічний характер, тобто при введенні в таблиці нових даних результати, що видаються запитом, будуть змінюватися. Результат запиту можна також переглянути у зрозумілій формі у вигляді звіту.
Звіт - це шаблон документа, при відкритті якого в нього вносяться дані з запиту або таблиці. В Access створена гнучка система обміну даними, перш за все між різними додатками пакета Office. Дані з Access легко переносяться в Word або Excel. Після чого їх можна надіслати електронною поштою, провести необхідні обчислення і знову експортувати в Access.
База даних - це ще й середовище програмування. В Access вбудований потужний мову програмування - Visual Basic for Application (VBA). Він дозволяє створювати досить складні додатки, в тому числі і для комерційного застосування.
Тенденції розвитку баз даних
Доступність Інтернету і поширення мобільних пристроїв сприяють розвитку хмарних технологій. Іншими словами, всі дані зберігаються на віддаленому сервері, і обробка інформації відбувається там же. Це дозволяє, наприклад, бізнесменові мати доступ до актуальної інформації в будь-якій точці земної кулі - досить лише вийти в інтернет з планшета або смартфона. Також він може віддалено внести зміни в свою БД.
Подібні сервіси вже працюють і стають дедалі популярнішими - наприклад, існують складські та торгові програми, виведені в мережу. Для роботи за такою схемою не потрібно купувати потужний комп`ютер або купувати дороге програмне забезпечення. Фірми, що надають такі послуги, зазвичай стягують невелику абонентську плату за підключення до свого сервісу.
