Розхожа фраза «кадри вирішують все» вже десятки років показує значимість кадрового відділу на будь-якому підприємстві. За співробітниками вказаного підрозділу закріплено вирішення питань, пов`язаних з управлінням людськими ресурсами. Їх функції пов`язані із забезпеченням працівникам необхідної кваліфікації, оформленням прийому на роботу і звільнення, переміщеннями всередині підрозділів компанії, урахуванням відпрацьованого часу та відпусток. Документ, який свідчить про зону відповідальності подібних співробітників, називається «Посадова інструкція фахівця з кадрів». Наявність ДІ є строго обов`язковим на державних підприємствах, на інших же воно залишається рекомендаційним. Завдяки цьому документу, роботодавцю вдається регулювати трудові відносини зі співробітником.
Посадова інструкція фахівця з кадрів
Структура і форма ДІ однакова, але на різних підприємствах відрізняється внутрішній зміст документа. Пояснюється це тим, що перелік обов`язків і відповідальності залежить від умов в конкретній компанії. Наприклад, якщо штат складається не тільки з рядових співробітників, то найменування документа буде звучати так: «Посадова інструкція провідного спеціаліста з кадрів» .Додаткові слово в назві означає, що до працівника, що займає цю посаду, пред`являються підвищені вимоги в частині знань, навичок і загального рівня кваліфікації. Щодня до нього будуть стікатися складні і спірні питання. Таких працівників вважають експертами, оскільки «Посадова інструкція провідного спеціаліста відділу кадрів» вимагає, щоб зазначений співробітник мав освіту не нижче вищого і значний досвід роботи в обраній галузі.
Коли мова йде про велике підприємство, то зазвичай виділяють співробітника, який відповідає за злагоджену роботу всього відділу. У такому випадку його діяльність регламентується документом, який носить особливу назву - «Посадова інструкція головного спеціаліста з кадрів».
Знання та навички
В область відповідальності співробітників відділу кадрів входить консультування вищих осіб з питань застосування законів РФ про трудової діяльності, тому перше, ніж вони повинні володіти, - це ТК РФ і підзаконні йому акти. Вкрай важливо вчасно відслідковувати зміни і новини в законодавстві. Згідно з типовим документом (мається на увазі «Посадова інструкція фахівця відділу кадрів»), працівник підрозділу досконало зобов`язаний знати правила оформлення:
- обліку руху трудових книжок і бланків;
- особистих карток за формою Т-2;
- наказів по прийому, звільненню, відпусток;
- наказів по режиму роботи підрозділів і всього підприємства в звичайні і вихідні, святкові дні;
- обліку особливих категорій співробітників, до них відносяться інваліди, колишні державні службовці тощо;
- журналів з кадрової документації;
- посвідчень про відрядження;
- звітності в підрядні організації.
Співробітник відділу кадрів зобов`язаний знати структуру і штат компанії, прийняті локально-нормативні акти і мати досвід заповнення трудових книжок, ведення особових справ.
Обов`язки
Посадова інструкція фахівця з кадрів і діловодства визначає перелік функцій співробітника наступним чином:
- відповідає за облік особового складу-наповнення особистих справ документами встановленої форми;
- оформляє переклад, відпустки, прийом і звільнення працівників;
- знайомить з прийнятими в компанії локально-нормативними актами під розпис;
- виконує підрахунок пенсійного стажу;
- контролює трудові книжки, своєчасно вносить туди записи, ставить друку;
- оформляє штатний розклад;
- веде військовий облік на підприємстві;
- здійснює контроль за заходами з охорони праці і техніці безпеки в деяких компаніях.
відповідальність
В рамках документа «Должностнаяінструкція фахівця з кадрів» прописується, що співробітник відповідає за забезпечення схоронності паперів, оброблюваних їм в рамках функціоналу: трудових книжок, особових карток, наказів, заяв тощо.
права
Посадова інструкція фахівця з кадрів визначає його права в рамках конкретного підприємства. Відповідно до неї, працівник може вимагати інформацію від суміжних підрозділів, яка необхідна для діяльності і звітності. Його пропозиції щодо поліпшення зобов`язані розглянути, тому що у нього є прерогатива пропонувати варіанти щодо того, як можна оптимізувати внутрішні бізнес-процеси підрозділу по роботі з персоналом, регламентувати документацію і так далі. Він може вносити раціональні ідеї в рамках своєї компетенції, які приведуть до поліпшення роботи компанії.
Як вказує посадова інструкція фахівця з кадрів, співробітнику такого профілю надано узаконене право вимагати поліпшення і вдосконалення організаційно-технічних умов своєї роботи. Це стосується матеріальної бази, оснащення робочого місця, витратних матеріалів, програмного забезпечення або комп`ютера. До такого співробітнику пред`являються підвищені вимоги щодо своєчасного і акуратного оформлення облікових документів по руху персоналу, тому матеріальне оснащення і програмне забезпечення - вкрай важливі складові хорошої роботи.
Особисті якості
Вимоги до індивідуальних особливостей людини досить рідко заносять в такий документ, як «Посадова інструкція фахівця відділу кадрів». Їх в основному відображають в умовах, зазначених в оголошенні вакансії, або озвучують на співбесіді. Однак від цього вони не стають менш значущими. У скрупульозної роботі співробітників відділу кадрів важливі такі персональні якості:
- відповідальність;
- уважність;
- старанність;
- професіоналізм.
Ціна помилки на подібній посаді висока, оскільки некоректно оформлені трудові книжки або накази з особового складу, не заповнені вчасно особисті картки можуть призвести до проблем з нарахуваннями пенсій, стажу і судових розглядів. У підсумку подібні дії спричинять матеріальні витрати для підприємства.
підзвітність
Співробітники відділу кадрів, в тому числі провідні, підпорядковуються начальнику відділу або головного спеціаліста, при відсутності начальника - безпосередньо директору підприємства. В рамках своїх обов`язків вони регулярно звітують в зовнішні контролюючі роботу органи: районну трудової інспекції, соціальні служби, Пенсійного фонду РФ і так далі.
Завдяки наявності посадової інструкції, обов`язки співробітника відділу кадрів стають зрозумілими, а вимоги до його роботи - прозорими.
