У сучасному суспільстві з`явилося багато нових професій, про які ще кілька десятків років тому навіть і не чули. Але нововведення поступово і вірно входять у наше життя, і вчорашні школярі замислюються про вічне питанні «ким бути». Дівчат особливо приваблює професія «офіс-менеджер». Що собою являє ця робота, і які навички необхідно мати, розглянемо в даній статті.
Що за менеджер такої
З назви зрозуміло, що посаду «офіс-менеджер» пов`язана з перебуванням в кабінеті і управління поточними справами підприємства. Співробітник має справу з документацією, різною інформацією і відвідувачами.
В основному обов`язки офіс-менеджера пов`язані з документами. Всім зрозуміло, що накази, довідки та інші папери повинні бути правильно оформлені, зареєстровані і відповідно зберігатися.
До того ж будь-яке підприємство завжди відвідують клієнти, замовники або партнери, і їх необхідно грамотно розподілити, щоб люди потрапили до потрібного їм людині. Всю інформацію, що надходить ззовні інформацію також приймає офіс-менеджер, обов`язки якого - правильно розподілити дані по підрозділах.
З тими, хто приходив в організацію людьми першим спілкується також працівник даної професії. І часом саме цього контакту буває досить, і не потрібно відволікати вищих за посадою людей. Офіс-менеджер може дати потрібну відвідувачеві інформацію або який-небудь документ. Якщо ж потрібен контакт з іншими людьми, визначає зручне для всіх час прийому.
безпосередні обов`язки
Отже, ми розібралися, хто такий офіс-менеджер. Обов`язки:
- Робота з вхідною та вихідною документацією. Систематизуючи всі вступники листи (як електронні, так звичайні), може давати необхідні відповіді. Якщо це компетенція інших осіб, передає до відповідних служб.
- Є сполучною ланкою між відвідувачами і начальством. Реєструє відвідувачів, записує на прийом, допомагає з рішенням первинних питань.
- Всі телефонні дзвінки і факси також надходять спершу до офіс-менеджера.
- Готує необхідні документи, такі, як накази, постанови, виписки.
- Збирає потрібну інформацію і складає по ній звіти, готує аналітичні зведення.
- Підготовка до нарад і конференцій також входить в коло його обов`язків.
- Відповідальний за оснащеність офісу усім необхідним приладдям. Відповідно, веде плановий облік наявності та потреб в матеріальних цінностях. Бере участь в закупівлі та прийнятті матеріальних цінностей.
Офіс-менеджер, обов`язки якого дуже різнобічні, є, по суті, «господарем» офісу. Багато справ лежить на його плечах, і вся робота установи може зірватися без правильного і грамотного керівництва.
Як зайняти вакантне місце?
Щоб влаштуватися на роботу, насамперед потрібно розповісти і показати роботодавцю, хто ви такий. Для цього використовуються різноманітні анкети та резюме.
Резюме офіс-менеджера, як і іншого офісного співробітника, повинно містити базові пункти, на які звертають увагу.
Основні пункти резюме
- П.І.Б.
- Контактні дані.
- Освіта.
- Досвід роботи і досягнення.
- Особистісні якості.
До основних пунктів бажано додати щось від себе. Слід постаратися зацікавити потенційного роботодавця з тим, щоб із загальної маси він вибрав саме вас.
Хоча сама по собі може здатися нудною така робота, офіс-менеджер не загрузне в рутині. Від людини на цій посаді чекають креативу і самодостатності, тому і на відповідне резюме відразу звернуть увагу.
Оригінально представляємо себе
- Резюме офіс-менеджера, звичайно, повинно містити основні, звичні всім пункти. Але і одноманітні анкети теж всім вже набридли. Особливо небезпечно використовувати кліше, які набили оскому.
- Резюме - це не що інше, як самореклама. А офіс-менеджер представляє собою всю організацію. Для цього, перш за все, потрібно зуміти уявити себе.
- Складають анкети, як правило, на комп`ютері, і тому слід її красиво оформити. Бажано робити підзаголовки, кожну думку виділяти в окремий абзац. Цим ви покажете своє вміння чітко і логічно мислити.
- Не слід захоплюватися довгими пропозиціями, як правило, їх не прочитують до кінця і переключаються на інше.
- Не бійтеся писати про свої захоплення, але не розтягуйте їх на півсторінки.
- Все ж головне для офіс-менеджера - наявність грамотності, чіткості та логічності, тому, складаючи резюме, пишіть без помилок, коротко і по суті.
- Описуючи свої особистісні якості, пам`ятайте, що офіс-менеджер повинен бути товариський, вміти знаходити контакт з будь-якою людиною і бути при цьому доброзичливим.
Яке необхідно освіту
Для того щоб отримати роботу офіс-менеджера, найкраще мати вищу економічну освіту. Але навіть якщо у вас за плечима не економічний вуз, а посаду привертає, можна пройти навчання на спеціальних курсах. У будь-якому випадку вищу освіту завжди цінується роботодавцем більше, ніж середнє, нехай і не економічне.
Також багато компаній висувають вимоги до знань мов. При цьому важливо як вільне спілкування, так і читання паперів, їх переклад.
Природно, офіс-менеджер зобов`язаний розбиратися в оргтехніці і прекрасно володіти комп`ютерними програмами, необхідними в роботі.
Внаслідок того, що посадова офіс-менеджера вимагає підготовки і складання різної документації, необхідні початкові знання юриспруденції.
А якщо у вас за плечима курси з психології, то це тільки додасть шансів у працевлаштуванні. Адже співробітник на даній посаді дуже багато спілкується і покликаний вирішувати багато спірних ситуації і конфлікти.
Секретар або офіс-менеджер: в чому різниця
Після роботи на посаді «секретар» офіс-менеджер може стати продовженням кар`єри. У чому різниця і які відмінності роботи цих двох людей? Давайте розберемося.
Ви секретар, якщо:
- Відповідаєте на телефонні дзвінки.
- Чи ведете облік справ, зустрічей і планів керівника організації.
- Чи займаєтесь замовленням та видачею перепусток.
- У вашому веденні квитки на літак, бронювання готелю і т. Д.
- Чи готуєте чай і кава керівнику і відвідувачам.
- Чи отримуєте вхідну документацію і займаєтеся її перерозподілом.
Навіщо тоді потрібен офіс-менеджер?
Це свого роду крок на сходинку вище по кар`єрних сходах. Як правило, у великих організаціях кілька керівників і, відповідно, секретарів. Передбачається велика робота. Офіс-менеджер є головним над ними і координує їх дії.
Крім того, він займається координацією роботи молодшого обслуговуючого персоналу, такого, як різноробочі, прибиральниці. Якщо в компанії всього кілька автомобілів, то і водії перебувають у його підпорядкуванні.
На плечах офіс-менеджера офісне обладнання: закупівля, списання, укладення договорів на поставку.
