Вже стало звичним в солідній або нової компанії бачити на вході зону ресепшн. Це місце, де відвідувач може отримати консультацію адміністратора або менеджера по роботі з клієнтами. Він може дізнатися інформацію про режим роботи, розташуванню офісів на поверхах або інші відомості про діяльність компанії.
визначення
Слово reception (у вимові "ресепшен" або "ресепшн") запозичене з англійської мови. Позначає воно зону прийому відвідувачів, гостей, клієнтів. Передбачається, що в цьому місці новоприбулі отримують подальші інструкції щодо запланованого заходу, уточнюють порядок поведінки, реєструються.
Ця зона стає відправною точкою їх подальшого просування по коридорах нової будівлі. Дослівно перекладається, як "отримувати" або "приймати". У меншій мірі використовується також в значеннях: "сприйняття", "прийняття", "зустріч". І це цілком логічно: в залежності від виду заходу, структури організації або типу компанії (підприємства) відвідувачі можуть мати різні цілі візиту.
У наших реаліях поняття ресепшн - це ще й особливий тип офісних меблів. Такий комплект може включати тільки стійку, нагадує робоче місце адміністратора готелю. Або ж це буде якийсь куточок (стінка в кімнаті загального призначення) на вході в офісну будівлю з невеликою зоною очікування і супутньої цього меблями.
Правопис
Точних даних про правильність використання цього слова в російській мові поки немає. У деяких джерелах нібито наводяться рекомендації про необхідність застосування форми слова ресепшен за аналогією з уже наявними запозиченням (промоушен).
Інші наполягають на варіанті ресепшн. Як писати правильно (є ще варіанти: рецепшн, ресепшин, рецепція) - сказати складно, зважаючи на відсутність офіційних джерел інформації. При відміні будь-яка з них звучить «кострубато». Висуваються пропозиції взагалі цього не робити (на ресепшне), а використовувати словоформу як є в будь-якому відмінку.
Сфера використання
Де ще можна зустріти зону ресепшн? Це було раніше і у нас. У готелях завжди, так чи інакше, була присутня стійка адміністратора, де новоприбулі постояльці реєструвалися. Проживають там отримували або здавали ключі від номерів, а виїжджаючі - розраховувалися. На підприємствах і в організаціях, де будівлі адміністрації перебували за спільним парканом, функцію прийому відвідувачів виконував чергував на прохідній охоронець. Це важко порівнювати: турнікети і пропускна система - і доброзичливо налаштовані менеджери по роботі з клієнтами, які очікують відвідувачів в затишній і добре організованою зоні прийому гостей.
Зараз ресепшн можна зустріти і в салоні краси, і в торговому центрі, і вже на оновлених (реконструйованих) прохідних заводів і фабрик. Ринок меблів підлаштовується під ці віяння. Багато компаній пропонують клієнтам різні варіанти оновлених за західними зразками зручних стійок адміністраторів.
організація зони
Щоб «на рівні» зустріти гостей, відвідувачів або клієнтів (інвесторів), стійка ресепшн повинна бути універсальною. Від її форми і конструкції залежить зручність і адміністратора, і відвідувачів. Турбота про клієнтів і про персонал однаково важлива для компанії. Тому до меблів для зони ресепшн пред`являються особливі вимоги.
Стійка, як правило, поєднує в собі відразу дві зони. Це робоче місце персоналу на першому рівні. Вище, звичайно, розташовується стіл для відвідувачів. Він повинен бути зручним, клієнти люблять в очікуванні вирішення їх питання покласти зручно руки, надійно спертися, спокійно озирнутися.
Все зайве: засоби комунікації, монітори, офісне приладдя ховаються в нішах між двома цими рівнями. Бачити в основному клієнт повинен привітне обличчя адміністратора на ресепшн, за його спиною - атрибути компанії, на столі або поруч на стендах і стелажах - візитки, рекламні та інформаційні буклети, приємні для ока і не відволікають елементи декору, сувеніри.
призначення
За великим рахунком, ресепшн - це багато в чому дійсно особа компанії, так би мовити, «одяг», за якою зустрічають. І тут доречно постаратися, щоб показати справжній потенціал. Займають лідируючі позиції компанії, щоб підтримати імідж, вважають своїм обов`язком придбати для прийому клієнтів розкішні блискучі стійки зі скла і металу в комплекті з шикарними килимами, кріслами і диванами для зони очікування.
Ясна річ, що невеликий, що починає свій шлях фірмі або організації не обов`язково так витрачатися. Добре виглядає і приємно вражає проста, але зі смаком підібраний в тон загальному інтер`єру стійка. Набагато важливіше буде для гостя враження від спілкування з персоналом, що знаходиться по іншу сторону столу. Від того, як складеться спілкування, як швидко і якісно вдасться відвідувачеві вирішити первинні питання організаційного плану, буде залежати його враження. Психологи вважають, що вони багато в чому предрешают результат майбутньої зустрічі.
Адміністратор на ресепшн
У нас персонал зони прийому гостей може виконувати різноманітні функції. У солідної організації прийомом відвідувачів зазвичай займається окремий співробітник. Секретар керівника знаходиться в безпосередній близькості від головної особи компанії. Введення первинної інформації, реєстрацію вхідної документації та інші організаційні питання - все це виконують окремі службовці.
У маленьких фірмах часто всі ці функції закріплені за однією людиною. Він приймає гостей, чергує на телефонах, консультує по загальних питаннях і навіть може займатися рекламою або продажами супутніх товарів. У такому випадку саме він є «обличчям» компанії. Адміністратор на ресепшн повинен виглядати презентабельно, розбиратися в діяльності фірми, бути хорошим рекламним агентом, можливо, навіть компетентним продавцем і вже точно уважним і чуйним співрозмовником.
