Продуктивне функціонування організації неможливо без підвищення ефективності трудових ресурсів окремого співробітника або відділу. Поліпшення досягається за допомогою аналізу, який дозволяє виконати фотографія робочого дня. У ній відображаються абсолютно всі виконувані співробітниками операції. Результат аналізують, після чого визначають, чи ефективно використовуються ресурси часу.
Особливості, види і мета фотографування
Спостереження за здійсненням звичайної трудової діяльності в організації, тривалість якого становить повну зміну, називається "фотографія робочого дня". Процедура спрямована на виявлення витрат часу на кожну операцію, аналіз їх, визначення причин невиконання завдання, оптимізацію трудового процесу. Вона може поділятися на кілька видів: індивідуальна (контролюють одного працівника), групова (нагляд за кількома співробітниками, розташованими поруч один з одним), бригадна, самофотография (фахівець самостійно виконує виміри часу своєї діяльності).
Як проводиться фотографія робочого дня
Дослідження складається з трьох етапів: підготовчий, спостереження і аналіз. На першому кроці повідомляють співробітникам про наміри, визначають мету нагляду, знайомляться з особливостями трудових операцій і місцем роботи. Початок фотографування має бути затверджене наказом, після чого персонал приступає до своїх звичайних обов`язків. На другому етапі всі виконувані дії, час їх початку, а також тривалість фіксуються в листі спостережень. На третьому щаблі обробляється отримана інформація, виконуються необхідні розрахунки.
Фотографія робочого дня секретаря
Розглянемо приклад фотографування одного трудового дня секретаря Бірюкової Л.І., діючу пенсійну систему приватної організації з 11.00-18.00, обід з 13.00-14.00. Період дослідження: 17.09.2013, спостереження розпочалося в 11 ч. 00 хв., Закінчилося в 18 ч. 00 хв. Робочі умови нормальні, місце - офіс. Службові обов`язки: документація, прийом відвідувачів і взаємодія з технікою. Стаж роботи: 1 рік.
лист спостереження
№ п / п | Діяльність в період робочого часу | Нині (чч: хв) | тривалість (Хв) | |
1 | Прихід на роботу | 11:10 | 5 | НТД |
2 | Підготовка документації | 11:15 | 5 | ПЗ |
3 | Перевірка електронної пошти, ознайомлення зі змістом | 11:20 | 5 | ОП |
4 | Співбесіди по телефону | 11:25 | 10 | ОП |
5 | Виконання розпорядження керівника | 11:35 | 40 | ОП |
6 | Робота з документами | 12:15 | 45 | ОП |
7 | обід | 13:00 | 60 | ОЛН |
8 | Робота з відвідувачами | 14:00 | 70 | ОП |
9 | Пошук відомостей, потребовавшихся начальнику | 15:10 | 15 | ОП |
10 | Вихід за особистими потребами | 15:25 | 5 | ОЛН |
11 | Переговори по телефону | 15:30 | 20 | ОП |
12 | Бесіда на особисту тему з колегою | 15:50 | 25 | НТД |
13 | Робота за комп`ютером | 16:15 | 90 | ОП |
14 | Планування діяльності на завтра | 17:45 | 10 | ПЗ |
15 | Завершення роботи, відключення техніки, порядок на робочому місці. | 17:55 | 5 | ПЗ |
16 | Відхід з робочого місця | 18:00 | 5 | ПЗ |
Баланс витрат часу на роботу секретаря
Зроблена фотографія робочого дня надає дані, на підставі яких складається баланс робочого часу.
№ п / п | Діяльність в період робочого часу | Загальний час, хв | |
1 | Організація робочого місця і заключні роботи | ПЗ | 20 |
2 | оперативне час | ОП | 295 |
3 | Витрати на відпочинок і особисті потреби | ОЛН | 65 |
4 | Порушення порядку праці | НТД | 30 |
результати
Отримана фотографія робочого дня містить дані, за якими створюється баланс тривалості трудової діяльності. Після цього визначається коефіцієнт ефективного використання часових ресурсів, який дорівнює відношенню суми тривалості робіт до тривалості зміни. Чим ближче цей показник до 100%, тим продуктивніше робота персоналу. У нашому прикладі Доісп= (20 + 295 + 65) / 420 = 90,4%. За таким же принципом виконується фотографія робочого дня менеджера, програміста, бухгалтера або будь-якого іншого цікавить фахівця.
