Для більшості великих і серйозних компаній введення посади офіс-менеджера давно вже стало необхідною для успішного функціонування мірою. Більш того, більшість фірм, що відносяться до категорії середнього і малого бізнесу, сьогодні все частіше стали вводити в штат співробітників дану структурну одиницю. Відповідно посадова інструкція офіс-менеджера, повністю розкриває функціонал даного працівника, стає останнім часом все більш актуальною.
У чому полягає функціонал офіс-менеджера?
Вакансія керівника офісу будь-якої компанії часто має на увазі виконання безлічі різноманітних функцій. Тому в якості доповнення до трудового договору досить часто треба скласти такого документа, як посадова інструкція офіс-менеджера, де чітко прописуються всі обов`язки такого співробітника. В першу чергу необхідно розуміти, що основні вимоги, що пред`являються до такого працівника, - це здійснення управління і контролю за адміністративним підрозділом компанії. Таким чином, під «офісом» мається на увазі не визначене приміщення, а відділ підприємства, фахівці якого займаються виконанням адміністративно-управлінських функцій. Посадова інструкція офіс-менеджера повинна охоплювати весь діапазон контрольних обов`язків, покладених на відповідного фахівця. Зокрема, до них може ставитися наступний функціонал:
- планування діяльності співробітників адміністративного підрозділу;
- складання та впровадження корпоративної культури та етики спілкування з контрагентами компанії серед фахівців підприємства;
- організація і контроль за функціонуванням системи діловодства, що формується між підрозділами фірми;
- постійний контроль за наявністю матеріалів, необхідних для повноцінного функціонування офісу;
- складання звітів для керівництва за встановленими раніше формам.
Різниця між офіс-менеджером і адміністратором
Посадова інструкція офіс-менеджера може бути розширена на розсуд начальства компанії і доповнена всіма необхідними обов`язками, які наказано виконувати фахівця, що займає відповідну посаду, для нормального функціонування існуючого адміністративного підрозділу. Такий документ формується кілька відмінно, ніж посадова інструкція адміністратора офісу. В останньому випадку, як правило, на фахівця повинні бути покладені господарські функції, пов`язані з організацією роботи підрозділу. Необхідно пам`ятати, що менеджер виконує в першу чергу обов`язки, пов`язані з управлінням діяльності співробітників. Адміністратор же несе відповідальність за організацію умов, що дозволяють всім фахівцям повноцінно здійснювати присвоєний їм функціонал.
Обов`язки спеціаліста відділу кадрів
Крім того, існує ще такий документ, як посадова інструкція відділу кадрів. Обов`язки, що прописують в даних паперах, також пов`язані з організацією роботи персоналу. Різниця полягає в тому, що співробітник відділу кадрів несе відповідальність в першу чергу за найм працівників, контролює посадові переміщення фахівців в межах компанії. Організація роботи на місцях співробітників в його обов`язки не входить.