Оформленням документів при направленні працівника у відрядження займається служба, на яку покладено ці обов`язки. Як правило, цим питанням займається відділ по роботі з персоналом або адміністративний сектор. Буває, що функція розподілена між службами.
Пакет документів для відрядження
Підставою для направлення співробітника у відрядження може служити наказ або службова записка про необхідність проходження навчання, участі в семінарі або виконання службового завдання (поїздка за автомобілем для компанії, участь в щорічних спортивних заходах). Підписом уповноваженого працівника видається відповідний проект наказу про направлення конкретної людини у відрядження, оформляється службове завдання і відрядні лист. Бланк посвідчення про відрядження можна знайти, якщо відрядження оформляється вперше. Далі весь пакет документів узгоджується з безпосереднім начальником, якого відряджають і підписується керівником організації.
Заповнюємо посвідчення про відрядження
Важливо не допускати помилок в його оформленні та варто кілька разів перевірити особисті дані співробітника і строки відрядження, ніж потім вирішувати проблеми, яких можна було уникнути. Наприклад, якщо у прізвищі, імені або по батькові, якого відряджають допущена помилка, то співробітник готелю не має права поселити його в заброньований номер, так як відрядні лист оформлений на Іванова Івана Геннадійовича, а паспорт пред`являє Іванов Іван Геннадійович. Аналогічно справа йде і з паспортними даними, адже працівники не завжди відразу сповіщають кадрову службу про те, що поміняли паспорт. Застарілі дані не можна вписувати в бланк посвідчення про відрядження. Терміни відрядження в ідеалі повинні збігатися з датами відміток про вибуття і прибуття. Природно, що існують непередбачені ситуації, коли терміни порушуються, в подібному випадку додатково будуть потрібні інші виправдувальні документи. Бланк посвідчення про відрядження повинен відображати актуальну посаду, підрозділ і табельний номер співробітника, щоб уникнути проблем з бухгалтерією при оплаті.
Дії командируемого співробітника
Кадрова служба обов`язково реєструє заповнений і підписаний керівництвом бланк посвідчення про відрядження в спеціальному журналі. Відряджаються працівник отримує на руки оригінали посвідчення (з відміткою про дату вибуття) та службового завдання, а також - копію наказу про направлення у відрядження. По приїзду на місце працівник повинен поставити в посвідченні про відрядження позначку про прибуття, а при від`їзді - про вибуття, в тій організації, куди він прямував. Після повернення на постійне місце роботи, ставиться відмітка про остаточне прибуття. І тільки заповнений обома сторонами (напрямна організація і приймаюча) бланк посвідчення про відрядження може служити однією з підстав для оплати.
Звичайно, виправлення в посвідченні поки допускаються. Але це не звільняє від відповідальності кваліфіковано виконувати покладені посадові обов`язки.
