«Слухай, давай все це викинемо», - сказав мені директор, вказуючи на стелаж, заставлений коробками з документами 7-ми річної давності. А я йому у відповідь: «Не так все просто, іноді терміни зберігання документів в організації складають кілька десятків років». Директор мені повірив, і наша рідна макулатура продовжила припадати пилом на полицях архіву. До наступного разу - коли постане питання про придбання нового стелажа, ось тоді ми всі переберемо і залишимо тільки ті документи, чий термін зберігання в організації ще дійсно не закінчився.
Скільки повинна зберігатися документація?
Необхідність зберігання документів позначена Федеральним законом від 22.10.2004 N 125-ФЗ "Про архівну справу в Російській Федерації". Крім цього, існує три переліку, які стверджують терміни зберігання документів в архіві для державних і приватних юридичних осіб в різних сферах діяльності. Документація акціонерних товариств повинна зберігатися згідно з Положенням про порядок і строки зберігання документів акціонерних товариств, затв. Постановою ФКЦБ РФ від 16.07.2003 N 03-33 / пс.
Конкретні періоди для зберігання документації
Самий недовгий термін зберігання - 1 рік, максимальний - 75 років. Я не буду поіменно вказувати їх для кожного документа, яких дуже багато. Крім термінів, встановлених для поширених документів, таких як кадрові, фінансові, бухгалтерські, податкові та електронний документообіг, свої терміни зберігання документів в організації мають паперу спеціалізованого призначення різних сфер промисловості, медицини, безпеки. Розглянемо періоди, протягом яких повинні зберігатися найпоширеніші паперу, існуючі в будь-якій організації.
Терміни зберігання загальнопоширених документів
Зазначені нижче терміни зберігання документів на підприємстві починаються з закінчення звітного року, або року, в якому папери були оформлені. Установчі документи, ліцензії, патенти, паспорта угод не підлягають знищенню і повинні зберігатися постійно.
Кадрові документи:
- штатні розписи - постійно;
- підтверджують подія нещасного випадку - 45 років;
- підтверджують виникнення професійного захворювання - 75 років;
- особиста справа працівника - 75 років;
- всі документи, що стосуються діяльності співробітника при особливих умовах праці - 75 років.
Фінансові документи:
- мають інформацію про обчислення і сплати податків - 4 роки;
- підтверджують витрати, понесені у зв`язку з навчанням співробітника - протягом всього терміну навчання плюс ще 1 рік, і не менше чотирьох років;
- підтверджують обсяг перенесених на майбутнє збитків - протягом всього терміну, поки податкова база зменшується на перенесений збиток;
- підтверджують розрахунки за страховими внесками до позабюджетних фондів - 6 років;
- сертифікати ЕЦП потрібно зберігати ще 5 років після завершення року, в якому закінчився термін дії сертифіката;
- прийнятий в ФСС по каналах електронного зв`язку розрахунок, виконаний у формі 4-ФСС, і квитанція про його отриманні - 5 років;
- бухгалтерські документи, що розкривають облік і звітність - 5 років;
- касові чеки, журнали касира-операціоніста, накопичувачі фіскальної пам`яті, електронні контрольні стрічки, інші форми, що підтверджують розрахунки готівковими коштами - 5 років;
- паспорт версії ККТ - протягом всього терміну, поки паспорт дійсний.
Терміни зберігання документів в організації в деяких випадках можуть визначатися юридичною особою самостійно, але вони не можуть бути менше, ніж терміни, вказаних в законодавчих актах.
Як розгрібати паперові завали?
Згодом в організації скупчується величезна кількість різної документації. Для того щоб не загрузнути в паперах, необхідно створити комісію (зазвичай у складі трьох осіб), яка б провела експертизу на предмет цінності і розібрала паперу на наступні категорії в залежності від того, який термін зберігання документів в організації для них передбачені:
- підлягають постійному зберіганню в архівах державного суб`єкта;
- документи, які необхідно зберігати більше 10 років в архіві юридичної особи;
- які необхідно тимчасово зберігати не більше 10 років в архіві підрозділу;
- паперу, дозволені до знищення після закінчення терміну зберігання.
Процедура знищення документів
При знищенні документів складається акт. Уніфікованої форми для такого роду актів не існує, він складається у довільній формі, закріпленій наказом керівника. У ньому повинні бути позначені не тільки найменування і всі реквізити організації, але також, зазвичай у вигляді таблиці, зазначаються найменування документів (справ), період, коли вони були створені, кількість аркушів або, якщо обсяг справи під одним найменуванням великий, то кількість томів . У цьому ж акті можна додати графи накладної на передачу-прийом документів для знищення.
