Відповідальність за ведення, оформлення та зберігання трудових книжок, як правило, покладається на бухгалтера підприємства, відповідального за кадровий облік. Якщо така посада в організації відсутній, то оформлення трудових книжок та інших кадрових документів може вести головний бухгалтер або керівник підприємства.
Загальні правила
Існують затверджені правила оформлення трудової книжки, відповідно до яких і слід вносити всі записи, в іншому випадку вони будуть вважатися недійсними. У співробітника, якому належить книжка з порушеннями оформлення, в подальшому можуть виникнути проблеми. Інструкція щодо заповнення трудової книжки забороняє при внесенні запису використовувати олівці або кольорові авторучки. Допустимі виключно ручки фіолетового, чорного або синього кольору. Будь-які дати і цифри при заповненні відображаються за допомогою арабських чисел, наприклад, 01.01.2001 і ніяк інакше. Крім цього, неприпустимі ніякі скорочення. Правильно заповнена трудова книжка відповідає інструкції з оформлення.
Щодо виправлення помилок
Одне з правил, які слід суворо запам`ятати - це неприпустимість виправлень. Якщо помилка все-таки допущена, то коригування вноситься так, як рекомендує інструкція щодо заповнення трудової книжки, а саме:
- Якщо допущена помилка на титульному (першому) аркуші трудової книжки, наприклад, неправильно написано прізвище співробітника або дата народження, то бланк трудової книжки вважається зіпсованим. Виправлення не допускаються.
- Якщо на аркуші, що містить записи про роботу, внесена помилковий запис, то нижче цього запису створюється нова, в якій вказується: "Запис номер ... недійсна ..." І далі по тексту ...
- Якщо допущена помилка в найменуванні організації, то в рядку нижче слід вказати: "Найменування організації вказано невірно. Слід читати ...."
Заповнення титульного аркуша
Як зобов`язує інструкція щодо заповнення трудової книжки, записи на титульний лист (сторінка з номером один) вносяться без скорочень, відповідно до наданих співробітником документами. Неприпустимо вносити записи зі слів. Для внесення особистих даних необхідний документ, що засвідчує особу. Дані про освіту і професію вводяться на підставі запису в представленому атестаті, дипломі або свідоцтві. Після введення всіх необхідних даних ставиться дата заповнення документа, і співробітник, перевіривши написану інформацію, ставить свій підпис. Далі слід підпис особи, що заповнює трудову книжку і відповідального за її ведення. Варто зауважити, що в цьому полі пишуть своє прізвище, а не розписуються. Обов`язкова печатка організації, в якій була відкрита книжка.
Зміна даних з титульного листа
Якщо необхідно внести зміни, наприклад, при зміні прізвища, попередні дані акуратно закреслюються, і нижче ставиться новий запис. Посилання на документи, які послужили причиною внесення змін, вказуються на внутрішній сторінці обкладинки і підтверджуються підписом внесла запис.
Заповнення даних про роботу
У відомостях про роботу вказується назва організації повне, а в дужках після - скорочена. Далі, в стовпці 1, ставиться номер запису, наступний за попереднім. Стовпчик 2 - дата створення запису. Як говорилося вище, арабськими цифрами. Стовпець 3 - власне відомості: про прийняття на роботу, звільнення або переведення на іншу посаду або роботу. В даному полі важливо дотримуватися правильне формулювання. Наприклад, при прийомі на роботу слід вказати: "Прийнято на посаду ..." При звільненні важливо правильно вказати номер статті з відповідними пунктами, по якій звільняється працівник, в тому вигляді, в якому він вказаний в Трудовому кодексі. Наприклад, "Звільнений за власним бажанням пункт 3 частина перша стаття 77 Трудового кодексу Російської Федерації". У цій же частині трудової книжки ставляться відмітки про присвоєні працівникові нових кваліфікаціях або професіях. Стовпець 4 - для того, щоб вказати номер і дату наказу, відповідного запису.
Заповнення відомостей про нагородження
Далі, після відомостей про роботу, слід розділ, в який, як вимагає інструкція щодо заповнення трудової книжки, вписуються записи про різні нагородження та заохочення. Сюди вноситься детальна інформація, що включає назви нагород, ким видано і за що, з зазначенням назви, номери і дати підтверджуючого документа.
