Діловодство на підприємстві. Номенклатура - це?

У своїй роботі будь-яке підприємство має справу з масою документів і паперів. Чітка їх класифікація необхідна для систематизації, контролю, а також для ефективного прийняття рішень. Адже, якби бухгалтерія або кадрова служба просто складали документи, які не привласнюючи їм номер і дату, то розібратися в наказах і звітах було б просто неможливо. А для того, щоб швидко знайти в архіві ту чи іншу справу, потрібен єдиний довідник, яким є номенклатура справ. Номенклатура - це складений певним чином перелік всіх пронумерованих справ.

Призначення номенклатури на підприємстві

Без чіткої систематизації в архівах творився б хаос. Оскільки номенклатура - це важлива складова роботи будь-якого підприємства, важливо визначити її значення.

1. В першу чергу з`являється можливість швидкого пошуку необхідної справи, використовуючи його порядковий номер або дату реєстрації. Всю інформацію про те, де знаходиться та чи інша папір, можна відшукати в довіднику, де все згруповано за певною ознакою.
2. Номенклатуру використовують для присвоєння певного реєстраційного знака документу, згідно з його ознакою. Наприклад, всі накази про звільнення можуть починатися з букв ПУ, а звіти в податкову - ОН.
3. Номенклатура - це основний критерій при виборі документів, які потрібно здати в архів. Також відомості номенклатури можуть бути використані для знищення документації, якщо закінчився термін їх зберігання.
4. Без цієї систематизації неможливо було б зберігати тимчасові файли. Їх довелося б постійно описувати, що займає багато часу.
5. Незамінна в архівній справі.

види номенклатури

Номенклатура справ може бути представлена в трьох видах: типовий, приблизною і індивідуальної.

Типову використовують всі однотипні підприємства, наприклад, з однієї галузі. При цьому вона на поширюється на всі ці підприємства і є нормативним документом.

Орієнтовна носить рекомендаційний характер для організацій, що займаються одноотраслевой діяльністю.

Ці два види розробляються державними службами з діловодства і є обов`язковими для застосування. Найчастіше це стосується заголовків, шапок документів. Лише зрідка в них можна вносити деякі корективи з урахуванням специфіки підприємства.

Індивідуальна номенклатура справ розробляється виключно в межах організації. Її використовують тільки для документації внутрішнього призначення.

Складання класифікаційного списку

Якщо на новоствореному підприємстві відсутня номенклатура установи, то рекомендується скоріше зайнятися побудовою книги і класифікаційного списку. Це можна зробити двома основними шляхами: доручити виконання кадровій службі або сторонньої організації, що спеціалізується на діловодстві.

У першому випадку суттєву перевагу - це те, що можна розробити номенклатуру виключно під підприємство, враховуючи специфіку виробництва та індивідуальні особливості. Але великий мінус в тому, що не всі фахівці кадрової служби знають, як правильно організувати цю роботу. У процесі можна зробити багато помилок, які приведуть до втрати важливих документів.

І другий варіант - запросити професійних діловодів і заплатити їм гонорар за складання номенклатури. Мінус - доведеться витрачати гроші. Плюс - робота буде виконана якісно і швидко.

етапи формування

У процесі побудови списку документів необхідно пройти кілька головних етапів, без яких номенклатура організації не буде якісно виконана і її не можна буде використовувати.

1. На першому етапі номенклатура візується відповідальним за архів співробітником.

2. Далі з підготовленими матеріалами повинен ознайомиться керівник делопроізводітельной служби і, якщо все відповідає нормам, поставити свій підпис.

3. Потім збирається експертна комісія підприємства, для узгодження номенклатури. За підсумками засідання складається протокол.

4. Після цього готова номенклатура відправляється на розгляд експертно-перевірочної комісії відповідної архівної організації. Робити це потрібно раз в 5 років (даний етап не стосується організацій, які не передають друментацію на державне зберігання).

5. І останній штрих - підпис керівника організації на грифі затвердження.

Після успішного завершення всіх п`яти пунктів, номенклатура готова до використання.

Приклад складання номенклатури

Оскільки номенклатура - це певним чином складений список документів, він має типову структуру. Розглянемо на прикладі, як повинна виглядати класифікація в паперовому або електронному форматі:

Загальний вигляд номенклатури представлений на малюнку:

В кінці року в окремій графі заповнюється запис про загальну кількість заведених справ, переданих в архів, знищених.