У будь-якій організації, будь то бюджетна або комерційна структура, часто виникає питання розмежування відповідальності не тільки між співробітниками, але і між структурними ланками. Положення про відділ відповідає на питання про те, навіщо сформовано в компанії даний підрозділ, які в нього цілі, завдання, права. Це дозволяє впорядковувати роботу всього підприємства, вирішувати виникаючі розбіжності, визначати відповідальність.
Про регламент
З якою метою створюють положення про відділи підприємства? Основне завдання даного документа - це найбільш повно описати місце відділу (служби, сектора) в компанії, а також його склад, статус і порядок взаємодії з зовнішніми і внутрішніми контрагентами.
Завдяки чітко викладеного опису цілей співробітники набагато краще розуміють стратегію підприємства, внесок свого структурного підрозділу в загальні досягнення.
Положення про відділ має статус організаційно-правового документа. Основна його роль полягає в тому, що поряд зі структурою і штатним розписом він регламентує повноту функцій, пріоритетність питань, ареал відповідальності, порядок управління підрозділом в компанії. Наприклад, положення про відділ кадрів описує, за які завдання по роботі з особовим складом воно відповідає, хто може займати посаду керівника, якими правами наділений начальник і так далі.
Як правильно створювати положення?
Якщо в компанії багато структурних одиниць, то рекомендують розробити шаблон. Типовий документ послужить підставою для написання інших документів. Наприклад, можна спочатку створити норму закону про відділах адміністрації, а погодивши їх структуру та оформлення, приступити до створення аналогічних документів по іншим підрозділам і філіям.
Типове положення про відділ положення можна використовувати як стандарт, заклавши в нього правильне оформлення. У цьому випадку, все локально-нормативні акти будуть зроблені в єдиному корпоративному стилі. Подібний прийом досить часто використовується в роботі, особливо якщо в складі підприємства багато структурних ланок, територіальна роз`єднаність. Крім того, створення положень про підрозділ на основі типового займе набагато менше часу.
оформлення
Розробка документа повинна проходити відповідно до державного стандарту 6.30-2003. Для бюджетних і муніципальних підприємств це вимога обов`язково, а для комерційних компаній за бажанням. Проте, рекомендується використовувати при створенні документів організаційно-розпорядчого характеру вказаний ГОСТ.
Текст розташовують на бланку підприємства, при цьому в ньому повинні бути вказані параметри:
- Вид документа.
- Дата і номер.
- Місце складання.
Крім того, в прийнятті організаційно-правових документів рівня положення зазвичай беруть участь кілька посадових осіб в організації, тому обов`язково відведено місце для грифа затвердження і підписів.
Основні блоки
У положенні про структурні підрозділи не існує жорстко закріплених розділів, але виходячи з цілей документа, в нього включають такі частини:
- Загальні положення.
- Функції.
- Завдання.
- Структура.
- Відповідальність.
- Взаємодії.
У першому розділі потрібно відобразити повне і, якщо є, скорочена назва підрозділу. Тут перераховують, хто має право створювати і ліквідувати відділ, якими правовими та локальними регламентами керується в своїй роботі. Відбивається порядок призначення керівників структурної одиниці і звільнення його від роботи.
Специфічні найменування робіт в рамках завдань перераховують в частині документа під назвою «Функції». В цьому розділі дають опис у вигляді робочих операцій виробничого процесу відділу. Наприклад, положення про відділ кадрів в частині функцій буде містити таке формулювання «забезпечує видачу довідок про заробітну плату» і так далі.
У третьому блоці перераховують тільки великі завдання відділу, які він вирішує в рамках свого напрямку діяльності.
У розділі «Структура» відображають місце відділу в компанії, підпорядкованість. Особливо це важливо, коли підприємство має розгалужене пристрій з філіями та відокремленими підрозділами.
У четвертому блоці документа обов`язково окреслюються межі, в рамках яких відділення непарне відповідальність за свої дії. Вона може бути дисциплінарної, кримінальної, адміністративної. Відповідно, описують ступінь провини керівника даного структурного підрозділу.
Вельми важливо роз`яснити в п`ятому розділі положення з ким, в яких випадках і з яких питань проводиться взаємодія відділу. Таким чином, структурні одиниці пов`язує звітність, потоки інформації.
Крім перерахованих блоків, підприємства вправі доповнювати документ іншими необхідними розділами інформації.
Положення про відділ - це важливий документ, який прищеплює правильне розуміння цілей і завдань, вводить зрозумілий порядок роботи, визначає відповідальність.
