Рахунок на оплату - це документ, який передається постачальником товарів і послуг своїм покупцям для здійснення ними платежу. Законодавством не передбачено обов`язку організації виставляти рахунки контрагентам. Оплату в деяких випадках роблять на підставі договору. Однак використання рахунку значно спрощує завдання співробітників бухгалтерії як покупця, так і постачальника, а тому цей документ використовується в роботі більшості компаній різних сфер діяльності.
суть документа
Рахунок на оплату призначений для здійснення покупцем переказу грошових коштів на розрахунковий рахунок постачальника. Законодавством передбачено широкий перелік правил, яких мають дотримуватися організації при проведенні готівкових розрахунків між собою. Тому безготівкова оплата за товари і послуги користується набагато більшою популярністю. Після укладення договору та узгодження всіх умов угоди постачальник виставляє контрагенту рахунок. В рамках однієї операції покупець може отримати кілька документів в залежності від умов поставки товарів і розрахунку за них. Якщо за угодою сторін передбачена часткова передоплата, то виставлення рахунку на оплату може бути представлено в двох варіантах:
- Постачальник передає покупцеві рахунок із зазначенням загальної суми контракту. Контрагент самостійно визначає кількість грошових коштів, яке необхідно перевести на розрахунковий рахунок постачальника виходячи з умов договору. Передоплата зазвичай виражається у відсотках від загальної вартості товару або послуги.
- Постачальник самостійно розраховує суму передоплати і виставляє покупцеві відповідний рахунок. Потім, коли за умовами договору приходить час для здійснення остаточної оплати, виписується новий документ на решту.
переваги використання
Рахунок на оплату значно спрощує процес взаєморозрахунків між покупцем і постачальником. Якщо в документі правильно вказані всі реквізити отримувача коштів, то істотно знижується ризик виникнення помилок при складанні працівником бухгалтерії платіжного отримання. У разі оплати за договором, особливо якщо це вже не перший платіж, бухгалтери зазвичай не запитують у контрагента актуальні реквізити. Хоча якщо укладений довгостроковий контракт, вони можуть не раз змінитися. Постачальники також не завжди вчасно повідомляють своїх покупців про зміну розрахункових рахунків, назви організації та інших даних.
Реквізити одержувача грошових коштів
Реквізитами постачальника потрібно приділяти особливу увагу. Від правильності їх внесення в документ залежить своєчасність отримання оплати і відсутність конфліктних ситуацій з контрагентами. Зазвичай рахунок на оплату містить такі реквізити отримувача коштів, необхідні для проведення відповідних фінансових операцій:
- Найменування організації-одержувача грошових коштів.
- ІПН (іноді поруч вказують і КПП організації, хоча ці дані і не є обов`язковими).
- Номер розрахункового рахунку отримувача коштів.
- Найменування того банку, де відкрито розрахунковий рахунок постачальника.
- БИК банку.
- Кореспондентський рахунок банку.
Дані реквізити необхідні для проведення в банку платіжного доручення, зробленого покупцем. До їх переліку не входить адреса організації та її телефон. Однак виписати рахунок на оплату краще із зазначенням цих даних. Особливо необхідний телефон організації. Вказувати краще номер безпосередньо ту людину, яка виставляє рахунок. Адже договір між покупцем і постачальником може полягати в відділі постачання, а оплата проводиться бухгалтерією. В цьому випадку у її співробітника можуть виникнути різні питання при складанні платіжного доручення, які можна легко вирішити в телефонному режимі.
реквізити покупця
В рахунку не обов`язково вказувати повні реквізити покупця. Більшістю бухгалтерських програм передбачено вказівку найменування організації, іноді її ІПН і номера телефону. Цього цілком достатньо, адже рахунок виставляється після проведення переговорів і укладення договору, тому покупець не буде сумніватися, що зазначений документ призначений саме йому.
таблична частина
Таблична частина рахунку на оплату може бути заповнена різними способами. Використання того чи іншого залежить від умов угоди, домовленостей між постачальником і покупцем, а також характеру поставки. Найбільш часто зустрічаються такі приклади заповнення табличній частини рахунку:
- У таблиці відбивається повний перелік товарів і послуг, які повинні бути поставлені і надані покупцеві. При цьому вказується їх найменування, кількість, ціна за одиницю і загальна сума всієї поставки. Такий документ є практично попереднім варіантом товарної накладної та акту виконаних робіт, отриманих від постачальника покупцеві після виконання умов договору. Цей варіант зручний тим, що покупець може відразу побачити, як будуть називатися ті чи інші товари в офіційних бухгалтерських документах.
- У табличній частині роблять посилання на укладений договір і умови оплати. При цьому постачальник може вказати як загальну суму контракту, так і самостійно розрахувати відсоток передоплати. Такий варіант зручний при довгостроковому співробітництві, коли покупець проводить періодичні передоплати, і потім здійснюються часткові поставки. Крім того, іноді неможливо відразу ж вказати в рахунку найменування всіх одиниць продукції, оскільки умовами договору може бути обумовлена поставка будь-якого однотипного товару, на розсуд постачальника, з певного асортименту, наявного на складі.
Незалежно від того, який варіант заповнення табличній частини обраний, потрібно обов`язково вказати включений в суму рахунку ПДВ. Ця інформація необхідна для коректного оформлення платіжного доручення. Крім того, якщо постачальник виділяє в документі ПДВ, то покупець після проведення операції має право вимагати від нього виписки рахунку-фактури.
Умови доставки та отримання
У деяких рахунках вказуються також відомості про умови доставки товарів і правилах їх отримання. У документі роблять відмітку про терміни, коли замовлення можна буде забрати. Його вказують зазвичай в робочих днях. Позначають також те, які документи потрібні будуть при отриманні товару в разі його самовивозу. Зазвичай достатньо довіреності, виданої уповноваженій особі організацією-покупцем.
візування документа
Рахунок на оплату підписує зазвичай той, хто його складає. Якщо це робить не керівник або головний бухгалтер, то обов`язково вказується посада уповноваженої особи та посилання на наказ чи доручення, які наділяють його правами виписки рахунків і їх підписи. На рахунку ставиться також друк постачальника.
Зберігання рахунків на оплату
Рахунки на оплату, виставлені покупцям, збираються і підшиваються в хронологічному порядку. Вони повинні залишатися в архіві компанії протягом п`яти років. Цей термін передбачений загальними правилами зберігання бухгалтерських документів. За цей час можуть виникнути різні спірні моменти між постачальником і покупцем, які можна буде вирішити, вивчивши рахунок на оплату. У будь-якому випадку документ повинен зберігатися до завершення всіх робіт за договором, відповідно до якого він був виставлений.
