Основними фондами є необхідні засоби виробництва в підприємстві будь-якої форми власності. Вони складають чималу частину майна, що дозволяє випускати продукцію, виконувати виробничі плани і 
здійснювати рентабельну діяльність. Це будівлі, споруди, верстати, механізми, транспорт і обладнання, т. Е. Все використовувані (більше року) в господарському процесі об`єкти. З огляду на необхідність забезпечення контролю збереження цих об`єктів, чинним законодавством затверджена методика та розроблено основні етапи проведення інвентаризації.
Мета проведення інвентаризації
Інвентаризація основних засобів має на меті контроль збереження об`єктів, виявлення втрат, недостач або неврахованих едініц.Ей підлягають всі види майна, у тому числі які не належать компанії, але враховуються у фінансовій звітності. Наприклад: об`єкти, прийняті на зберігання за договором, що є в наявності орендовані засоби, майно, яке надійшло в монтаж, а також не враховане з різних причин.
Коли проводять інвентаризацію
Регулює проведення інвентаризації і визначає її терміни керівник. Однак інвентаризація обов`язково проводиться:
- після закінчення фінансового року-
- при зміні співробітників, відповідальних за збереження об`єктів;
- при виявленні фактів розкрадання основних засобів;
-при настанні форс-мажорних обставин, наприклад стихійного лиха, що спричинило часткове або повне знищення майна.
Найчастіше інвентаризація основних засобів необхідна при впровадженні нових програм обліку та управління підприємством.
Повноваження і склад інвентаризаційної комісії
Призначається комісія розпорядженням керівника компанії. Проходить інвентаризація, як правило, під головуванням головного інженера або заступника начальника. До складу комісії входять працівники бухгалтерії та технічного відділу - інженери, технологи, фахівці-виробничники. У наказі керівник визначає тимчасові терміни інвентаризації, дату її початку і закінчення. У разі потреби до складу комісії можуть бути включені співробітники служби внутрішнього аудиту (при її наявності) або представник незалежної аудиторської фірми. На участь зовнішнього аудитора в інвентаризації 
повинен бути складений договір послуг і пред`явлена довіреність. Слід пам`ятати, що відсутність будь-якого члена комісії ставить під сумнів справжність результатів інвентаризації. Вони можуть бути визнані недійсними.
Оформлення інвентаризаційних описів
Записи про фактичну наявність майна заносяться в описи уніфікованої, затвердженої Держкомстатом Росії, форми. Сьогодні чинне законодавство не вимагає оформлення результатів інвентаризації саме на таких бланках, компанії можуть розробити свої форми, що містять необхідні реквізити і затверджені керівником компанії. Однак використання уніфікованих форм підприємством найдоцільніше: в них враховані всі необхідні поля і реквізити.
Підготовка до інвентаризації
Передує інвентаризація отриманням комісією розписки від особи, відповідальної за збереження майна, в якій підтверджується оформлення операцій по руху ОС відповідно до законодавства. Всі уніфіковані форми інвентаризаційних описів, в тому числі і бланк інв-1, вже містять текст розписки. На всіх останніх бухгалтерських документах, які не проведених з обліку, головою комісії робиться позначка «До ревізії» з проставленням дати і підписом.
Процедура проведення інвентаризації
Власне інвентаризація основних засобів складається в огляді пред`явлених об`єктів майна, занесенні в описі відомостей по ним: найменування та призначення, інвентарний і заводський номери, рік випуску і кількість об`єктів. У графі «фактичну наявність» вказуються всі об`єкти, які є в наявності на даному 
виробничій ділянці, незалежно від того, значаться вони в бухгалтерському обліку. При встановленні об`єктів ОС, дані про яких в бухгалтерському обліку відсутні, їх слід занести до опису і згодом визначити ринкову вартість об`єкта для введення до складу основних фондів компанії. Інвентаризація основних засобів повинна здійснюватися з оформленням окремим описом по кожній виробничій ділянці в розрізі сфер відповідальності підзвітних осіб. Окремо складаються описи по об`єктах ОС:
• непридатним до подальшої експлуатації із зазначенням причин;
• знаходяться на відповідальне зберігання або в оренду із зазначенням підстав-договорів зберігання або користування орендованим майном і додатків до нього.
Інвентаризаційні описи оформляються в 2-х примірниках. Результати інвентаризації підтверджуються підписами членів комісії і підзвітними особами. Перший примірник передається в бухгалтерію для подальшого оформлення, складання порівнювальної відомості й проведення облікових операцій. Другий примірник опису залишається у підзвітної особи. При наявності орендованих або зберігаються об`єктів складається третій примірник опису, який підписують і відправляють орендодавцю або поклажедателю.
Облік результатів інвентаризації
При виникненні розбіжностей фактичної наявності об`єктів ОС з обліковими записами складається порівняльна відомість форми інв-18, де вказуються позиції до встановлених розбіжностями і виявляються недостачі і надлишки об`єктів майна в кількісному і вартісному вираженні.
Для узагальнення розбіжностей по групах нестач і надлишків, виявлених в ході інвентаризації, використовують відомість обліку результатів, виявлених інвентаризацією (форма № інв-26). У ній групують відомості по розбіжностям фактичних і облікових залишків і, керуючись політикою компанії, відображають результати в бухгалтерському обліку.
Відображення підсумків інвентаризації в бухгалтерському обліку
При виявленні неврахованих об`єктів ОС необхідно оприбуткувати їх за первісною вартістю, яка визначається поточними ринковими цінами, збільшивши на цю суму інші доходи компанії. Податковий облік вартість надлишків майна, встановлених в процесі інвентаризації, визнає в складі позареалізаційних доходів. При встановленні недостачі ОЗ матеріально-відповідальна особа письмово пояснює цей факт. Керівник організації, спираючись на надані роз`яснення, приймає рішення про списання відсутнього об`єкта і віднесення суми збитку:
• до стягнення при встановленні винного;
• на збитки підприємства при неможливості встановлення винного (наприклад, при крадіжці) з документальним підтвердженням цього факту. Їм може бути рішення слідчих чи судових органів.
При неможливості встановлення винних осіб збитків від списання нестач ОЗ у бухобліку враховується в складі інших витрат. Податковий облік визнає їх позареалізаційними витратами за умови підтвердження факту розкрадання.
Коли всі документи оформлені і закінчена інвентаризація основних засобів, проводки вищевказаних операцій в бухгалтерському обліку відображаються так:
Д-т 08 К-т 91.1 збільшення на суму неврахованих ОС
Д-т 01 Д-т 08 - введення вартості необлікованого майна до складу ОС;
Д-т 02 К-т 01.2 - списання нарахованої на бракуючий об`єкт амортизації;
Д-т 94 К-т 01.2 - списання залишкової вартості відсутнього об`єкту;
Д-т 73.2 К-т 94 - сума збитку віднесена на винну особу;
Д-т 50,51,70 К-т 73.2 - сума збитку внесена в касу, на рахунок підприємства або утримано із заробітної плати співробітника;
Д-т 91.2 К-т 94 - списаний збиток від недостачі в компанії, пов`язаний з неможливістю встановлення винної особи.
Отже, інвентаризація основних засобів - процедура, необхідна не тільки для підтримки збереження майна підприємства, але також для своєчасного позбавлення від простоюють, не задіяних у виробничому процесі потужностей, що впливають на розмір податку на майно і рівень прибутку в компанії.
