Особливості застосування підсумованого обліку
Питання розрахунку і нарахування працівникам заробітної плати безпосередньо стосується робочого часу. Йдеться про конкретному часовому проміжку, який витрачає працівник в ході виробничого процесу на даному підприємстві або при виконанні будь-якого окремо взятого виду робіт. Головний трудовий закон країни (стаття 91) прийняв рішення про те, що нормальна, допустима законом тривалість часу роботи не повинна бути більше 40 годин за 1 тиждень. Звідси випливає, що тривалість роботи протягом 1 дня повинна становити 8 годин. Це оптимальний час прийнято обов`язковим для всіх підприємств, організацій і установ країни.
Однак бувають окремі випадки, коли практично неможливо організувати виробництво так, щоб щодня кожен працівник трудився по 8 годин. У цьому випадку застосовується особливий, підсумований облік робочого часу. Яким чином? Спочатку встановлюється найбільш зручний обліковий період, тобто проміжок часу, який буде використовуватися для контролю витрат. Це може бути місяць, квартал, але не більше року. Протягом цього проміжку кількість годин (за день, за тиждень) може змінюватися, але в цілому за період сума годин відпрацьованого часу повинна відповідати встановленій нормі. Саме тому цей спосіб і називається «підсумований облік робочого часу». Наприклад, за 1 квартал 2014 року норма годин робочого часу повинна скласти 454 години з урахуванням свят і вихідних. Але це не означає, що кожного тижня людина відпрацьовує рівно по 40 годин. Кількість їх може змінюватися, але в сумі за квартал воно повинно бути не менше встановленої величини. Якщо ж кількість годин, відпрацьованих фактично, більше покладених за нормативом, то така переробка вважається наднормативної і оплачується в збільшеному розмірі. Тривалість такої роботи теж строго регламентована. У рік один працівник може працювати понад норму не більше 120 годин. Підсумований облік робочого часу дуже зручний при змінній роботі, особливо в тих випадках, коли тривалість змін неоднакова. Аналогічно справа йде і при вахтовому методі. Наприклад, працівник трудиться в день по 12 годин. Відпрацювавши 14 днів, він виробить повністю тимчасової норматив за місяць. Потім на вахту заступає інша бригада. Підсумований облік робочого часу часто використовується в умовах безперервного ведення процесу виробництва.
Бланки для обліку часу
На будь-якому підприємстві обов`язково ведеться суворий облік, а також контроль робочого часу абсолютно всіх співробітників. Це необхідно робити з двох причин. По-перше, для контролю режиму робочого часу. По-друге, для підтвердження обгрунтованості нарахування зарплати. Для цих цілей розроблено спеціальний бланк, який отримав назву «Табель». Існує 2 варіанти цього документа:
- Стандартна форма Т-12. Вона спеціально розроблена для того, щоб вести облік відпрацьованого часу, і служить для обробки даних ручним способом.
- Форма Т-13. Вона служить для автоматизованого способу обліку.
Правила
Існують певні правила заповнення табеля обліку робочого часу. На більшості підприємств до сих пір облік ведеться ручним способом, тому перший варіант найбільш поширений. Зазвичай в штаті є спеціальний співробітник (табельщик), який цілком відповідає за цю роботу. В іншому випадку відповідального працівника призначає керівництво в наказовому порядку. Заповнювати бланк просто. Для початку необхідно чітко усвідомити літерні скорочення, за допомогою яких в табелі ведеться облік. Далі заповнюється верхня частина бланка, де вказується назва підприємства, структурного підрозділу і дата складання. Потім йде список співробітників в алфавітному порядку із зазначенням табельного номера, посади та кількості ставок (гр. 2, 3). Після цього в гр. 4, 6 вказується відпрацьований час з розбивкою по днях. Записи ведуться в два рядки. У верхній записується буквене вираз, а в нижній - кількість годин (відпрацьованих фактично). У гр. 5, 7 вказується проміжний підсумок. Далі, з гр. 8 по гр. 13, вибирається кількість фактично (реально) відпрацьованих годин, а з гр. 14 по гр. 17 - кількість неявок. Табель підписує працівник, відповідальний за його заповнення, і стверджує керівник підприємства.
Особливості складання табеля
Заповнення табеля обліку робочого часу краще вести щодня. Це дозволить звести до мінімуму наявність помилок і неточностей. Після закінчення місяця чорновий варіант уточнюється, і вже готовий табель віддається на затвердження. Для складання остаточного варіанту можуть знадобитися наступні документи: штатний розклад, статут, особисті картки всіх працівників і підтверджуючі документи (накази, лікарняні листи, розпорядження та інші). За допомогою них вивіряється кількість і причина неявок кожного співробітника. Готовий табель з усіма підписами здається в відділ кадрів, а потім передається в бухгалтерію для твору нарахувань. Щоб дані виглядали наочніше, результати виписуються на окремий лист. Цей документ додається до бухгалтерських розрахунків для підтвердження правдивості даних.
